本指南涵盖供应商合作流程中的四个核心步骤：确认样品、协商条款、正式签约及支付定金，并重点解析最低起订量（MOQ）的谈判策略。
确认样品
样品审核是确保产品质量符合标准的关键环节。进口商应仔细检查样品的外观、功能、性能及适用性，并将尺寸公差、压力测试要求及包装方式等细节纳入规格说明书。供应商将严格依据确认样进行生产，因此切勿在未完全符合要求时妥协。
若样品未达100%符合需求，需审慎评估原因。除客观工艺限制外，不应接受供应商关于“投产后修复”的承诺。作为买方，您承担了主要财务风险，切勿轻信口头保证。此外，务必同步审核包装质量。
最终确认的样品被称为“黄金样”，是后续生产和验收的基准。建议保留与其他入围供应商的良好关系，以备首选供应商出现变故或未来有其他产品需求时使用。
不要被任何关于延误或质量问题风险极小的保证所说服。作为买方，您承担了大部分的财务风险。
协商较低的最低起订量
对于小型进口商而言，首单保持小批量至关重要。这既能降低产品滞销或市场反馈不佳带来的库存风险，也便于在工厂首次生产时验证工艺稳定性，避免因尺寸错误或组装问题导致整批报废。
然而，供应商通常设有最低起订量（MOQ）。若以降低风险为首要目标，可尝试与供应商协商下调MOQ，尤其是小型工厂往往更具灵活性。
克服MOQ障碍的策略包括：
- 次级供应商限制：如面料厂有最小染色长度要求，可通过多款式共用面料或提前备货解决。
- 制造工艺限制：如组装线启动门槛较高，可展示市场潜力（如入选知名渠道）以争取首单豁免。
- 客户规模因素：部分MOQ设定实为筛选客户的手段，需通过沟通证明长期合作价值。
如果您更关注降低风险（通过缩小订单规模）而非价格，那么请将此作为您的谈判策略。小型工厂可能愿意讨价还价。尝试让供应商从他们设定的初始数字开始降低MOQ。
同意条款
所有关键条款均需获得书面确认，最好由管理层签字。采购订单（PO）应包含以下核心内容：
- 订单规模、产品单价及模具费用。
- 付款条款（如“30%定金+70%尾款”）及货币类型，明确付款与质量验收及交货期的挂钩机制。
- 质量标准：采用检验清单形式，明确拒收条件（如延误超10天、AQL 2.5%以上缺陷率、实验室测试不合格等）。
- 运输条款：注明贸易术语（如FOB宁波）、港口信息及交货期，并约定逾期违约金。
- 产品规格：引用详细的产品清单，明确标签及出口包装唛头要求。
- 过程管控：要求供应商在生产期间寄送中期样品，并在出货完成10%时提供带照片的自检QC报告。
- 验货权利：保留买方随时派遣检验员的权利。
PO还需列明双方完整公司信息、唯一编号、日期及按数量、单价、总价排列的产品明细。
正式达成协议
规范化的签约流程如下：
- 填写并发送采购订单（PO）。
- 接收并核对供应商发来的形式发票（PI），确保信息与PO一致。
- 双方签署PO和PI，并由供应商加盖公司公章。
- 按约定条款支付定金。
令人担忧的是，许多小型进口商根本不签发PO。他们只是签署供应商的PI。
至少，您应该安排一份采购订单。在中国，任何类型的书面商业协议只有在方法定代表人签字并盖章（加盖公司红色公章）后才对双方具有约束力。采购订单也是如此，这能增加承诺的效力，尽管在极不可能发生诉讼的情况下，仅有一份“采购订单本身可能无法在法庭上获得支持”。
目前，只有极少数进口商在中国采购时会起草正式的法律合同。此类合同通常被称为采购协议、制造合同、购买合同、销售合同或供应商协议。
合同只需签署一次，有效期可能长达数年。采购订单仅对单次订单有效，且通常引用该合同。在某些情况下，合同还可作为框架协议使用，从而无需再下达采购订单。
不要要求您的供应商提供合同草案。您应在此事上与专攻中国商法的律师合作。合同中必须包含条款，明确约定诉讼将在中国进行，并适用中国法律。
如果您计划长期向特定供应商大量采购，则务必签订正式的法律合同。当然，如果您希望获得知识产权保护，还涉及更多的法律手续。
支付定金
定金通常为订单总额的30%，但在出现问题时极少退还。付款前务必完成样品确认、规格表核对及PI签核流程。
安全警示：严禁向个人账户汇款。即使小额订单也存在风险，曾有黑客入侵供应商邮箱诱导转账至私人账户的案例。请务必只向合同及PI指定的公司对公账户汇款，并在付款前致电核实。
大额订单通常拥有更优的付款条件，如降低首付比例或分期支付。除非您是大型采购商且具备人民币结算优势，否则建议使用美元支付以简化流程。
监控订单进度
建立定期跟进机制能有效预防严重延误。避免仅在出问题时才联系供应商，以免对方隐瞒信息。建议使用里程碑跟踪表管理生产进度：
| 里程碑 | 目标日期 | 实际完成日 | Δ | 备注 |
| 所有零部件已采购 | 10月6日 | 10月9日 | +3 | 10月8日收到买方定金 |
| 所有零部件已到货 | 10月12日 | 10月17日 | +5 | |
| 开始量产 | 10月14日 | 10月24日 | +10 | 我们车间非常繁忙 |
| 生产样品已寄出 | 10月21日 | |||
| 已完成20%的件数 | 10月21日 | |||
| 已完成80%的包装 | 10月25日 | |||
| 最终检验 | 10月28日 | |||
| 出货日期 | 11月5日 |
作者：Renaud Anjoran，Sofeast