要点速览
- 企业越来越多地采用网络会议和视频电话会议，以避免出差。
- 如今平均预订的舱位/房型比几年前更低一档。
- 专业的在线预订系统每月可节省至少200欧元的成本。
舒适度和成本才是关键：在规划商务旅行时，目前精打细算成为主导。以下是实现高效差旅管理的建议。
在实践中，情况如下：如果不必非离开办公桌不可，人们就留在原地。会议越来越多地通过网络、视频或电话会议进行。柏林德国差旅管理协会（VDR）最近的一项调查显示，已有三分之一的企业使用此类技术来替代商务旅行。
竞争压力导致机票价格下降
汽车租赁公司Europcar的调查结果显示，商务旅客在预订时首先关注价格，然后才考虑舒适度、安全性、环保性甚至品牌声望。Europcar管理委员会主席Roland Keppler明确指出了一种向更低档次车型转变的趋势：“总体而言，如今平均预订的车型比几年前更低一档。”
受省钱热潮的影响，酒店业也面临巨大的价格压力。“即使临时预订，目前通常也能以远低于100欧元的价格入住四星级酒店，”Feisel表示。航空领域同样竞争激烈，航空公司正在争夺市场份额，这在某些航线上导致了极其优惠的报价。此外，德国铁路（Deutsche Bahn）也在众多线路上持续提供特价和超特价优惠。
但原则上仍然适用：如果需要几天内安排行程，费用通常会更高。“如果商家每年都要参加展会，建议提前十二个月预订包括酒店在内的行程，”Feisel建议道。
如果行程取消，退改签费用往往低于临时预订酒店产生的差价。如果提前预订且不可取消，有时机票或酒店的报价非常便宜，因此可能只会损失几欧元。
预订系统省去繁琐的搜索工作
那么，究竟提供什么？网络提供了旅行者所需的一切。Expedia和Opodo等预订引擎、hrs.de和hotel.de等酒店平台、铁路门户网站，乃至各家航空公司、酒店和租车公司的网站，都值得一键点击。
Lehrburger建议，对于每年总差旅支出超过50万欧元的中型企业，可以考虑采用具备最佳购买功能的在线预订系统：“每月费用从200欧元起，这是划算的。”该软件在所有网站上搜索最优惠的价格。最佳的交通路线和最实惠的酒店将自动免费配送到家。
优势在于："精明的企业家始终牢记冗长搜索的机会成本，"Lehrburger表示。同事Feisel补充道："不建议公司员工花费宝贵的工作时间进行差旅搜索和寻找特价商品。"
归根结底，直接成本和间接成本都至关重要。如果航班时间不合适，超低价机票有何意义？如果通过火车或租车能更节省时间地实现行程呢？如果在城市边缘以超级特惠价住宿，却必须乘坐出租车在市区与会议地点之间奔波，那又有何益？毕竟，并非每家酒店都像波恩的Kameha Grand酒店那样为客人提供免费前往市区的班车服务。
Eva-Maria Neuthinger
本文刊登于经济杂志《Der Handel》的七月/八月刊 Der Handel 已出版。