要点速览
- 年营业额超80万欧元的企业，自2025年起必须接受电子发票。
- 电子发票须以原始格式保存并记录在案。
- 零售商应与业务伙伴明确预期接收的发票类型。
对零售商而言，这意味着应与其供应商和服务提供商明确预期将从他们那里收到何种类型的发票。
1月1日起，电子发票将成为强制要求。这篇文章适合那些现在感到惊慌的人。好消息是：目前还没有任何损失发生。
无可回避：年收入超过80万欧元的企业必须从2025年1月1日起接受电子发票。这里指的并非PDF文件，而是XML格式的发票，即机器可读的文本。德国规定的两种格式中，一种“Zugferd”（无P）附带额外的PDF文件，因此人类也可阅读；另一种格式“X-Rechnung”则是纯XML格式。
无需恐慌——对于那些尚未着手处理能够读取和处理此类发票的零售商来说，新年第一天不会有任何问题砸向他们。
"只要拥有相应的电子邮件地址，接收电子发票的义务就初步满足了"，Schultze & Braun律师事务所的税务顾问Mario Schnurr表示，"也没有税务局会在跨年后立即进行检查。"换句话说：在新的一年仍有时间来解决电子发票处理能力的问题。
2025年将是时候了
然而届时确实该采取行动了。因为电子发票需要被审核和支付，必须以原始格式存档并记录在案。Schnurr预测：“2025年下半年，由于企业自愿转向发送电子发票，相关数量将会增加。”尽管强制仅发送电子发票的规定要到2028年才生效（见图表），但电子发票也是“自动化加速器”，包括发送环节。因此，业务伙伴可能会迅速施加压力。
已经在使用税务软件的企业应检查其是否提供电子发票更新——如果是这样，搜索就可以结束了。主要供应商都保证具备电子发票能力。三个例子：
- Datev已使其产品“Datev Unternehmen online”、“Datev Auftragswesen next”（面向中小企业）和“Datev Mittelstand”长期具备电子发票功能。"使用这些产品的企业在软件方面处于良好状态"，Datev的专业顾问Christian Goede-Diedering说。此外，Datev于2024年推出了一电子发票平台，该平台连接到用于企业间数据交换的“Traffiqx”网络。Datev希望将该平台发展成为发票处理的中心枢纽。
- Lexware也已使其软件“Lexware Office”具备电子发票功能。"对我们的客户来说没有任何变化"，总经理Christian Steiger说，"他们像处理其他所有发票一样接收和发送电子发票。"Steiger大力倡导利用电子发票带来的节省时间、安全性和合规性机会。
- Buhl Data宣布其“Wiso Mein Büro Rechnungen”全面兼容电子发票。针对每月开具三至十张发票的小型企业，Buhl还推出了免费工具“Wiso Mein Büro Rechnung free”。客户成功经理Stefan Knuth表示，该工具能够读取、创建电子发票并将其发送给税务顾问。由于每张发票都必须手动输入，因此该免费工具不适用于发票量较大的情况。
对于不确定是否能在新年处理电子发票的零售商，供应链专家True Commerce欧洲区总经理雅各布·韦斯特高（Jakob Vestergaard）建议与业务伙伴取得联系：“零售商应与供应商和服务提供商明确，预计将收到何种类型的发票。”他说：“由于拥有大量的商业关系，零售商受电子发票的影响比许多其他行业更为严重。”
此外，建议致电税务咨询办公室。施努尔表示：“税务顾问必须处理相同的数据。”理想情况下，这些数据应在同一系统中进行处理。
免费查看器难以评估
选择软件时遵循与任何投资采购相同的规则：它必须适合公司。理想情况下，只需为现有软件提供一个插件；据Jakob Vestergaard介绍，True Commerce等公司提供适用于Microsoft、SAP及较小系统的插件。如果会计工作此前主要依赖纸质流程，则需要进行更大的决策——包括进行常规的需求和流程分析。
网络上提供的免费电子发票查看器可能仅能作为权宜之计。税务顾问施努尔表示：“这些查看器的可信度很难从外部进行评估。”至少，它们会让这些查看器的提供商得以窥见业务往来情况。“最好的选择是真正的专业软件。”
无论如何：开始行动才是关键。雅各布·韦斯特高表示：“延误时间越长，情况就越棘手。”“到2028年，真正的恐慌将会降临。”
本文最初发表于《Der Handel》。