大部分跨境货物通过集装箱海运出口。为确保货物顺利出运，外贸企业需掌握标准化的订舱与装柜流程。本文将系统梳理从联系货代、订舱、装柜到提单交付的全链路操作要点及注意事项。
前期准备与订舱操作
确认货代与贸易条款
首先需根据贸易条款确定对接货代。若为FOB条款，由客户指定货代，卖方应主动向客户索取联系方式并建立沟通；若为CFR/CIF等条款，则由卖方自行委托合作货代安排后续事宜。
提交订舱委托书（Booking）
向货代发送订舱委托书（俗称“托书”）。可使用自制模板或货代提供的专用格式。托书信息将直接作为提单依据，务必准确完整，核心要素包括：
- 收发货人信息：Shipper（发货人）与Consignee（收货人）的公司名称、详细地址及联系电话。
- 货物详情：品名、箱型（20GP/40GP/40HQ/LCL）、起运港与目的港、HS编码、唛头等。
- 重量与尺寸：订舱时可填预估数据，但重货必须提前告知大概吨位，以便货代向船公司申请重柜配额，避免因超重被拒载或产生额外费用。最终精确数据需在截单前更新。
获取入仓通知（SO）
建议至少提前两周订舱，旺季或节假日需提前一个月以上。船公司放舱后，货代会提供入仓通知书（Shipping Order/SO），载明船名航次、提单号、箱型、开船时间、截关截单时间及提还柜地点等关键信息。凭此单据方可安排后续装柜。
装柜作业与单证核对
选择装柜方式
整柜运输主要有两种装柜模式：
- 拖车到厂装柜：委托拖车行提取空柜至工厂装货。需注意：人工装柜无特殊要求；机械叉车装柜则工厂必须具备集装箱装卸平台，否则需就近租赁专业设备。
- 送货到码头站装柜：将货物运至场站由专人装柜。该方式费用较高，通常作为备选方案。
装柜前核查与称重
拖车司机提柜时会获得设备交接单（EIR/回箱单）。装柜前务必核对单据上的提单号、箱号及铅封号。特别是20尺小柜常采用双背运输（一车两柜），极易混淆，必须严格验明正身，防止错装。
此外，装柜前后必须进行称重（过地磅），计算净重作为报关依据。误差超出海关允许范围将导致查验风险。装柜过程建议拍照留底备查。
填写回箱单与时效管控
装柜完毕后，需在回箱单上如实填写品名、总件数、毛重及体积，盖章后交还司机返场。回箱单数据是录入港口系统及退税备案的关键凭证，严禁虚报或错填，确保其与入仓单、提单信息一致。
操作中需严守两个时间节点：
- 截单时间（SI Cut-off）：此前须向货代提交准确的提单补料。
- 截关时间（CY Cut-off）：此前须完成报关放行并将重柜返回码头。
提单交付与费用结算
提单类型与交付
船舶离港后约一周可签发提单（近洋航线如日韩越可能1-2天即出）。根据客户需求处理：
- 正本提单：领取正本后连同其他清关资料寄送给客户。
- 电放提单：向货代提交电放保函申请电放。部分客户仅需电子档清关资料，部分仍要求寄送除提单外的其他纸质正本，需按需配合。
费用支付与风控
在领取或电放提单前，货代通常会发送本地港杂费账单，应及时结清以免扣单。若交易方式为“见提单复印件付尾款”，务必在收到客户全额尾款后，再进行正本邮寄或电放操作，严控收汇风险。
流程完成后，应及时向客户通报预计开船时间（ETD）及预计到港时间（ETA），协助其提前做好进口清关准备。至此，海运出口全流程闭环结束。