国际海运订舱涵盖从需求确认到提单签发的全链路操作，核心流程为“提托书—核舱位—获SO—做箱报关—装船出单”。直客与中小货主在具体操作路径上存在差异。以下为海运订舱全流程解析及实操要点。
一、订舱前：需求锁定与资料准备
此阶段是订舱基础，信息的准确性直接决定后续环节效率。
1. 明确核心信息
首先敲定货物基础数据，包括品名、件重尺、包装类型及HS编码，并判断是否属于危险品、冷链或超大件等特殊货物。同时需确定起运港/目的港、整箱(FCL)或拼箱(LCL)、交货方式(港到港/门到门)。此外，应明确预计装柜时间、期望开船与到港时效；旺季（如Q4）建议预留21天以上缓冲期。
2. 备齐合规文件
普通货物需准备装箱单、商业发票及贸易合同；危险品须额外提供MSDS、危包证及UN编号；冷链货物需明确温控区间与续航要求；超大件则需提供详细尺寸与加固方案。
3. 选择订舱渠道
货量大且长期出货的直客可直接向马士基、中远海运等船公司订舱，通过签署长期协议走专属通道；中小货主或散货优先选择一级货代，其拥有船公司协议舱位，能高效匹配航线并处理异常情况。
二、订舱中：提交申请与舱位确认
此为核心环节，关键在于获取SO（Shipping Order）并核对关键节点。
1. 提交订舱委托书
向船公司或货代提交Booking Note（B/N），准确填写收发货人、通知人信息、货物明细、起运港/目的港、箱型箱量及运费条款（预付/到付）。务必注明截单、截港、VGM等关键时间要求，特殊货物需标注具体操作说明。
2. 询价与舱位申请
货代向船公司询价并锁定舱位，或直客通过官网/客户经理提交申请。船公司审核货物合规性、目的港限重及特殊货资质后，确认舱位并发放订舱回执。
3. 接收SO并核对
舱位获批后，船公司或货代通常在4-8小时内出具SO。收到后需立即核对订舱号、船名航次、提单号、截单/截港/VGM截止时间及提柜堆场等信息。若发现错误或节点冲突，应及时沟通调整。
4. 支付保证金（视情况）
部分船公司或货代在旺季可能要求预付保证金以锁定舱位，避免临时甩柜风险。
三、订舱后：做箱、报关与装船衔接
此为装船前的关键执行环节，需严格把控时间节点。
1. 安排拖车与提柜
整箱业务凭SO号安排拖车至指定堆场提空柜，装货施封后送回码头；拼箱业务需在截港前3-5天将货物送至货代指定仓库，完成拼箱与打板作业。
2. 申报VGM与补料
装柜后按规定提交集装箱重量验证（VGM），注意各港口截VGM时间。截单前1天提交提单补料（SI），包含收发货人、品名、唛头、目的港等信息，确保与报关资料一致，避免产生改单费。
3. 完成报关放行
货物入港后立即提交报关单、合同、发票、装箱单等资料，配合海关查验，确保截关前获取放行通知书。敏感货物需提前备齐资质以降低审核风险。
4. 装船与提单确认
海关放行后由码头安排装船。开船后48小时内核对提单草本，确认船名航次、件重尺及收发货人等信息无误后，按约定出具正本提单、电放提单或海运单。
四、收尾：费用结算与货物追踪
1. 费用核对与支付
根据账单核对海运费、港杂费、拖车费及报关费等，按合同约定完成支付（预付/到付），避免因欠费影响提单签发或目的港提货。
2. 提单流转与追踪
提单签发后，及时将其及清关资料传递给收货人。通过船公司官网或货代平台实时追踪船舶动态，掌握到港与提箱进度。
五、关键风险与避坑要点
- 节点倒排：遵循“截单→截港→截关→开船”顺序，预留1-2天缓冲期，防止因单一环节延误导致漏装。
- 特殊货合规：危险品需提前申报，冷链货全程控温，超大件需确认码头吊装能力，避免装船受阻。
- 旺季保障：提前锁定舱位并与承运方确认保留时长，优先选择有协议舱位的渠道以降低甩柜风险。
- 信息一致性：托书、报关单、提单补料的核心信息必须保持一致，防止目的港清关异常。