国际空运订舱是标准化实操环节，核心涵盖订舱前准备、正式订舱、舱位确认及订舱后核对四大步骤。散货、整板/整箱及门到门专线的操作流程仅在细节上存在差异，核心逻辑一致。以下为百运网整理的国际空运订舱全流程解析。
一、订舱前基础准备：梳理信息与确认渠道
订舱前需明确关键信息并初步对接货代，避免因信息缺失导致延误。建议提前与内部仓储及业务部门核对，并向1-2家合作货代确认渠道可行性：
- 梳理货物核心信息：精准确认品名、件数、实际毛重、体积（长×宽×高）及计费重量；明确是否为易碎品、冷链、危险品或需商检品等特殊货物；注明加急、打板、温控等特殊运输要求。
- 确认物流核心需求：明确起运港、目的港、期望发货/到货时效，以及运输模式（直飞/中转、散货/整板、机场到机场/门到门）。
- 筛选合作渠道：将上述信息发送至货代获取航线方案、报价、截单截关时间及入仓要求等，对比后选定具备相应资质（特别是特殊货物运输资质）的合作方。
二、提交正式订舱资料
选定货代后，需填写《订舱委托书》（Booking Note, BN）作为航司和货代确认舱位的核心凭证，确保信息真实完整：
- 填写委托书：包括收发货人全称/联系方式/地址、起运港/目的港、货物品名/HS编码/件数/毛重/体积/计费重量、运输模式、航班日期/时效、包装方式、报关清关需求、提单类型（正本/电放）及特殊要求。
- 提供辅助资料：特殊货物需同步提供合规文件，如危险品鉴定报告、温控说明、商检单等，以便货代向航司完成申报。
三、货代审核与航司舱位预留
货代收到资料后进行内部审核，通过后向航司提交申请以锁定舱位：
- 货代内部审核：重点核对品名与HS编码匹配度、毛重体积合理性及特殊货物资质，防止因信息错误被驳回。
- 航司审核与反馈：航司审核货物合规性并根据资源预留舱位，随后向货代反馈《舱位预留确认单》，注明航班号、起飞时间、截单截关时间、入仓编号及仓库地址等关键信息。
四、确认订舱回执与费用明细
航司确认舱位后，货代出具正式订舱回执（入仓通知书/订舱确认单），发货人需仔细核对并确认费用：
- 核对回执信息：重点确认订舱编号、航班信息、截单截关时间、入仓地址及要求、报关方式及运费预估。若发现错误需立即修改，以免影响后续入仓报关。
- 确认费用与协议：核对货代提供的《费用报价单》（含基础运费、燃油附加费、操作费等）及付款方式。对于整板/整箱、大批量或高货值货物，建议签订书面《订舱协议》，明确双方权责、舱位保障及理赔条款。
五、信息变更与取消规则
如需修改或取消订舱，务必在截单截关时间前按规则办理，避免产生额外费用：
- 信息修改：提交《订舱信息修改申请》，经货代与航司确认后执行。部分修改可能产生改单费，需提前确认。
- 取消订舱：提交《订舱取消申请》。舱位锁定前取消通常无费用；锁定后或截关后取消，航司将收取撤舱费或舱位占用费，由发货人承担。
六、货物送仓与报关衔接
订舱确认后，需按时完成货物入仓及报关手续，确保顺利装机：
- 安排送仓/提货：按回执要求在截关时间前送仓或预约上门提货。货物需规范粘贴入仓标、订舱编号标及物流标。仓库核对信息无误后扫码入仓并出具《货物入仓单》。
- 提交报关资料：货物入仓后，需在截单时间前提交报关单、发票、装箱单、合同、订舱回执及入仓单等资料（特殊货物附商检单、原产地证）。货代完成海关申报并反馈《报关放行单》后，订舱流程正式结束，货物进入打板装机环节。