订舱是国际海运出货的首要环节，直接决定舱位稳定性、运输时效及运价成本。规范化的订舱流程可有效规避甩柜、漏装及舱位无效等风险。完整的海运订舱标准化流程涵盖需求确认、资料提交、审核放舱、提箱装货及确认补料五大核心步骤。
明确出货需求与运输方案
货主需提前梳理起运港、目的港、出货时间、品名、HS编码、重量体积、箱型箱量、贸易条款及温控防潮等特殊要求。同时应结合货期对比直航与中转航线，综合评估多家货代及船公司的运价与舱位稳定性，从而确定最优运输方案。
提交订舱资料与申请
确定合作渠道后，向货代或船公司提交正式订舱托书。托书须准确填写收发货人信息、货物明细、运输要求及船期偏好，确保无错漏。针对敏感货、带电货及危险品，需同步提交检测报告与资质证书，完成提前报备审核。
平台审核与接收放舱回执
船公司后台将核对航线合规性、货物资质及舱位余量，审核通过后出具SO（订舱确认书）。SO载有船名航次、截单截关时间、提箱地点及入港码头等关键信息，是后续提箱、送货及报关的核心依据，收到后务必第一时间核实。
提箱装货与按时送港
依据SO指示安排车队提取对应规格空箱，按货物特性完成装箱、加固及封箱，并精准记录箱号与封条号。需严格把控截关时间，提前将重箱送入指定码头堆场；旺季应预留缓冲时间送港，避免因码头拥堵导致逾期无法装船。
确认补料与签发提单
货物入港后，须在截止时间前提交SI补料，确认提单上的收发货人、品名、件重尺及船期等信息。补料确认后不可随意修改，核对无误后等待开船。船舶离港后，船公司将正式签发海运提单，标志着整套订舱流程完成。严格执行上述标准化步骤，可最大程度保障货物顺利出运。