前几章基本把研发加计扣除的概念和一些基础知识做了讲解，今天这章主要是从实际开展研发项目的角度出发，把我认为过程中必须需要的材料系统性的做了一下梳理，希望对大家有用。
一、必备资料清单
下面这些资料是研发的骨架，必须要有的，也是税务稽查的必查项目，不用考虑，必须有。
（一）研发项目基础资料（业务端）
•研发项目立项书：这个在项目开始之初就应该有，内容里需要明确研发项目名称、研发目标、研发内容、研发周期、参与人员、预算金额等核心信息，项目书要经企业内部审批（如董事会、股东会等）加盖企业公章，无审批流程或信息不全的立项书将视为无效资料。如果企业盖章比较麻烦，也可以单独建一个研发中心，由研发中心统一整理盖章。
•人员分配说明：如果你公司的研发人员涉及一人参与多个项目的，必须要有分配比例（如全职研发人员、兼职研发人员的分工的说明），这也是为什么拿出来说的原因，如果可以，最好走一下内部程序（开个会啥的），签字并盖章确认一下，不要只是财务记个账。
•工时记录表：记录研发人员参与各研发项目的实际工时，包括日常工时、加班工时，需由研发人员签字确认、项目负责人审核，工时记录需与人员分配说明、费用分摊依据一致，这个很重要，很多企业日常没有重视，后补的时候经常会出现问题。
•设备使用分配说明：对于研发专用设备、共用设备，需明确设备名称、规格型号、购置时间、原值、使用状态，以及各研发项目使用该设备的分配比例、使用时长，这个是在实际业务场景中经常发生。大家要提前做好规划。
•项目结题报告：研发项目完成后，需出具结题报告，明确研发成果（如技术报告、专利申请文件、样品样机等）、研发目标达成情况、费用使用情况、项目验收意见等，结题报告需由项目负责人及相关审批人员签字确认，未结题项目需提供阶段性进展报告。如果已经结题的项目能够有阶段性的进展报告最好，这样相对更完整。
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（二）研发费用核算资料（财务端）
•研发费用辅助账：财务应该按照税务要求，详细记录每一笔研发费用的发生时间、金额、明细科目（如人员人工费用、直接投入费用、折旧费用等）、对应研发项目，辅助账需与财务账簿、记账凭证保持一致，不得虚增、虚列费用。
•合同及发票：研发过程中购置设备、耗材、无形资产（如专利、软件）等发生的支出，需留存相关采购合同、增值税发票（抵扣联、发票联）、付款凭证，发票开具内容需与研发项目相关，合同条款需明确采购物品用于研发活动。
•研发费用台账：公司要有一个台账，按照研发项目以及之前描述过的费用类型进行分类归集。台账要能清晰反映费用累计发生额、分摊依据（如多项目共用资源的分摊比例及说明），台账需定期更新，确保与辅助账、实际发生费用核对无误。（注意：如果你们是单独建立的账套来进行管理，最好是在摘要里备注常规账套的凭证号，方便税务机关核实业务真实性）
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（三）资料保存及归档要求
•保存年限：10年以上！你要时刻准备着研发费用加计扣除会被调查，所有相关资料必须时刻准备着。
•归档要求：按研发项目分类归档，采用纸质归档与电子归档相结合的方式，纸质资料需装订整齐、标注清晰（注明项目名称、资料类型、归档日期），电子资料需备份留存，确保可随时调取查阅；
二、实操中容易踩的坑
以下材料是企业在研发过程中，经常容易发生遗落或者整理的材料不严谨的地方，我单独列示出来，给大家做一下说明。
1.工时记录表：多数企业做出来的研发人员的工时分摊数据、设备分摊数据、其他费用分摊数据，做的是五花八门，不堪深思。绝大部分是不做相关分摊数据，直接让财务看着来，或者是简单给财务一个数据应付一下，有一些给了，但是没有纸质留痕。有纸质留痕的，缺签字或审批手续。还有的就是数据跟实际情况无法匹配核实。各种问题，层出不穷。大家要记住，这个分摊记录是税务稽查的重点，不做好就要做好补税的准备。
2.委托研发备案资料：委托研发不是简单签个合同，整个发票就完事的，必须要有备案流程，这个事儿最好由属地的科技局做背书，出具备案回执证明，否则也很容易被推翻，导致补税。
最后总结
研发费用加计扣除备查清单我只能简单的列一下，实操中还是有很多细节的地方需要注意，文章没有办法一一列举清楚，感兴趣的老板或者有心要科技兴企的老板，可以关注并私信我，咱们一起交流交流，谢谢您。