产品是什么、数量有多少、包装后多重、是否带电或具备无线通信功能，这些信息既是确认承运条件和核算报价的依据，也关系到后续装箱、入仓与清关资料的衔接。
结合巴西海运及海外仓发货资料要求，发货前应重点准备以下内容。
一、产品资料：名称准确，特性明确
产品资料首先要说明“寄送的具体是什么”。询价前，建议按产品逐项整理：
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中英文品名、规格及型号，与实际货物对应； -
清晰的产品图片，便于识别外观及主要特征； -
材质、用途及产品链接，辅助确认产品属性； -
品牌情况，如实说明是否为自有品牌、授权品牌； -
海关编码及已有认证资料，供业务人员进一步核对。
填写品名时，不宜仅用“配件”“日用品”“电子产品”等笼统名称。不同材质、用途和功能的产品，可能涉及不同的归类及承运要求，应提供足以识别具体产品的信息。
已有HS编码的，可随产品资料一并提交，由业务人员结合货物信息进一步确认巴西NCM编码及相关要求。
品名、图片、型号和实物应相互对应，不能用相近产品的资料代替实际发货产品。
二、数量与包装数据：分清单件、单箱和整批
核算运费、安排运输和办理入仓，需要明确货物的数量、重量及体积。
根据发货清单，应提前整理产品总数量、每箱装箱数量、总箱数，以及产品和外箱的尺寸、重量。其中，应特别区分：
单件与整箱。产品自身的尺寸和重量，不能代替装箱后的外箱尺寸和整箱重量。
净重与毛重。净重反映货物本身的重量，毛重包含包装材料，两项应分别填写。
每箱与整批。不同箱子的装箱数量、尺寸或重量存在差异时，应分别记录，不能直接套用同一组数据。
同一产品按相同数量装箱时，可用“每箱数量×箱数”核对总数量；装箱数量不一致的，应逐箱汇总。测量和填表时，还应注意公斤、厘米、立方米等单位保持一致。
询价阶段使用预估数据的，应明确标注；完成包装后，应及时更新为实际数据。
三、货值与单证：如实填写，前后对应
根据发货要求，客户需准备详细的中英文装箱单和形式发票。
装箱单应清楚反映每批货物的品名、数量、箱数、重量及尺寸等信息；形式发票中的品名、数量和金额，应与本次出货情况相符。
提供的清单模板还分别列有采购单价、销售单价、采购总价等字段，填写时应按字段含义区分，注意币种，不宜混填。
提交前，可重点核对三项内容：
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装箱单、形式发票和产品资料中的品名、型号是否一致； -
数量、箱数及金额是否与本次实际出货相符； -
是否存在漏项、重复填写或沿用旧批次数据的情况。
货值和数量应如实申报。发货数量或装箱安排发生变化后，相关单证也应同步更新，避免资料与实物不一致。
四、特殊属性资料：提前说明，逐项确认
产品是否带电、带磁，是否含液体或粉末，是否具备蓝牙、Wi-Fi等功能，应在询价和承运确认阶段主动说明。
按照清单模板，涉及锂电池的产品还需填写相关信息并提供电池图片；已有认证文件的，应随对应产品资料一并提交。
对于可能涉及安全数据表（MSDS）、运输鉴定报告或相关认证的产品，应由业务人员结合具体货物、线路及承运要求，确认所需文件及适用范围。使用木质托盘或其他木质包装的，也应提前说明，核对相应证明材料要求。
提交补充资料不等于货物已获准承运。特殊属性产品应先完成确认，再安排送仓，不能仅凭以往其他线路的运输经验判断。
五、入仓识别资料：清单、标签和实物保持一致
货物需要进入海外仓的，还应提前准备SKU信息、箱唛和入库资料。
SKU是用于区分和管理商品的编码。按照所提供的装箱要求，每箱应装同一SKU的货物；同一型号、不同颜色，也需按不同SKU区分。
准备入仓资料时，应核对：
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系统入库单中的SKU与产品标签是否一致； -
装箱清单中的数量、箱数与实物是否对应； -
箱唛中的品名型号、数量、毛净重、尺寸及箱号是否准确； -
产品标签和外箱标签是否按确认后的模板制作。
标签的数量、位置和打印方式，应在送仓前与业务人员核对。资料确认后如更换产品、调整箱数或重新包装，应同步修改清单及相关入库信息。
首次发货，可将资料按“产品信息、装箱数据、货值单证、特殊属性、入仓标签”整理后统一提交，便于逐项核验。
先确认资料与承运要求，再安排货物送仓。把信息核对做在前面，有助于减少补件、改单和反复沟通，让后续发货更顺畅。
