很多同学都在感概，沟通和汇报是一件很艺术化的事情，摸不着方法，找不到路径。为什么老板对你的汇报不满意，对别人的则很满意？因为别人掌握了汇报的“标准化”流程！标准化流程可以极大提升汇报效率，降低汇报过程中的失误，抓住听众的心理，提升汇报的成功率。不知道大家在日常工作中有没有发现成功人士和优秀同事们的工作习惯，他们出错率低和成功率高的原因就在于，把手头的工作及时总结方法论，及时标准化。
作为商业分析师或数据分析师，如何将汇报的流程标准化呢？我梳理出了三个流程。
第一个流程：汇报前，要确认参会人员和会议时长，目的是为了准备汇报材料。此时最重要的是做到万事俱备。
第二个流程：正式汇报的阶段，现场向老板演讲汇报，此时最重要的是掌握汇报的三板斧。汇报完之后，会有一个提问和答疑的环节，此时最重要的是学会应对提问的四部曲。
第三个流程：答疑之后，老板会安排相关的后续工作。此时，要做一个Todo的清单，此时最重要的是做好跟进后续todo。
01 ｜汇报前：做到万事俱备
做任何事都要有完全的准备，汇报更是如此。汇报前，你需要准备三个清单。
第1个：准备会议信息和参会人的清单。
这个清单有两个作用：第一个是用于准备汇报内容的次序、每个内容的汇报时长，以及汇报时使用的话术。第二个是用于准备汇报中有可能被提问到的问题。
第2个：准备会议资料清单。
首先是讲稿，这是你用来汇报的东西。接着是数据底表、数据模型，以及各种Fact book 等，用于应对汇报当中的提问、质疑和问题的深入讨论。
第3个：准备提问问题的清单。
主要是应对汇报当中的提问。
我整理了一个excel清单，汇报前按照这个准备就可以了。
02｜现场正式汇报：掌握三板斧
到了现场汇报的时候了，你需要掌握好三板斧。
第1板斧：掌握好汇报的次序。
我们在汇报之前都会撰写分析报告，当确定好参与的人员之后，我们需要对报告中的内容次序再进行一个调整。因为针对不同的汇报对象，每个模块的汇报次序也是不一样的。那么，和不同业务对象的汇报次序该如何安排？
如果汇报对象是决策层，我们该如何汇报？
首先汇报分析的背景，这时候一定要简短的介绍分析背景，2 到3分钟要介绍完。
接着要汇报分析的目的，一句话说明分析的目的是什么。
接下来汇报核心分析结论。
汇报完核心结论之后，很可能有两种结果。第一种是结论在老板们的预期之内，这种结论就很乐观了。可能接下来我们就不用汇报详细的原因了，直接汇报解决方案和建议就可以了。接着跟进后续的Todo即可。
第二种结果，是结论不在老板的预期之内。这时候就要详细的去说明得出这样结论的原因和详细研究过程了；解释了原因之后，同样是汇报解决方案和建议。接着也是跟进后续的Todo。
如果汇报对象是直属 leader，我们该如何汇报？
直属leader与决策层老板和业务人员不太一样，他更关心工作的进度。所以在汇报的时候，按如下顺序：
首先汇报我们的工作进度。
接着汇报分析结论。分析背景和目标直属leader基本都知道，不需要过多的说明。
接着汇报分析结论。
之后汇报分析方法。
然后汇报具体内容。
最后汇报解决方案和建议。
跟进后续的Todo。
如果汇报对象是业务线的平级人员，我们该如何汇报？
首先直接汇报分析结论。分析背景和目的在下达需求的时候已经明确，这里不需要再去过多的阐述。
之后汇报分析方法。
接着汇报具体的过程和内容。
接着汇报解决方案和建议。
跟进后续的Todo。
在这里，业务部门的平级人员，这个位置决定了他非常关注分析方法和原因过程。因为他还需要向上一级leader或者业务线负责人去汇报，去说服上一级的老板。所以，他们必须先验证我们的方法是否科学，分析过程是否严谨，论据是否可靠，数据是否真实，这样才能保证结论的正确，才能有信心获取上级的信任，说服上级。所以，在和业务线平级汇报的时候，一定要详细说明分析方法、分析过程和分析的具体内容。
第2板斧：掌握好汇报的时间。
次序调整完之后，之后需要准备每个模块的汇报时间。通常来说，70% 的时间要花在讲结论、原因和建议上。背景、方法、目的以及研究过程，都要尽量少花时间去讲。
第3板斧：掌握好汇报的话术。
汇报时间确定了之后，要准备好相应的话术。注意以下几点。
第一点：避免使用专业术语。听你汇报的人，很可能和你的背景是完全不一样的。使用专业术语的话，他们可能会理解不了；如果他们理解不了，从你汇报中没有得到东西，就会认为这个汇报是失败的。所以一定要避免使用专业术语。
第二点：要善于打比方。尤其在汇报非常晦涩难懂的东西的时候，一定要用打比方，这会极大地降低你汇报和沟通的成本。要相信一句话：如果你能将一个复杂的东西用打比方的形式表达出来，你对这个东西的了解已经超越了90%的人。
第三点：在汇报数据和技术的时候，一定不要单纯的说数字，之后要紧跟着汇报数字揭示的业务含义。
比如你讲到：我们用户的流失率是10% ，10% 到底是多是少，大家是没有任何反应的。
所以要这样说：用户流失率目前已经由原来的15%降到了10%。但是与竞争对手相比，我们的用户流失率还是很高的，所以我们仍然需要去降低用户的流失率。这才是讲数字的价值。
我们一定要做数据和业务之间的翻译官。要把数据翻译成业务，把难懂的语言转变成即使是刚工作的小朋友也能懂得的业务语言，这样会极大地提升我们汇报的成功率。
03 ｜汇报后：学会应对提问的四部曲
现场汇报完之后，就进入了提问和答疑环节，应对提问需要学会四部曲。
第一部曲：提前准备好问题清单。
这会让我们在回答提问的时候更加自信，让我们的回答更加地顺畅。
第二部曲：不能一味被动，站在被问的角色，而要适时的去反问一些问题。
尤其是当我们对提问人的背景和提问问题的初衷不是很了解的时候，要通过提问合适的问题了解清楚背景再回答。
第三部曲： 停顿等待，请人回答。
当涉及到其他业务部门主导的问题时，我们可以停顿稍等一分钟。不出意外的话，这时候业务部门就会有人出来回答。如果没有人回答，我们就可以邀请相关的业务方人员出面回答这个问题。
第四部曲：承认不足。
当我们对老板提出的问题没有做过深入思考和研究、不知如何回答的时候，一定要承认自己的不足，说明会深度思考后再跟老板约时间做汇报。千万不要信口雌黄，胡乱回答。
04｜答疑后：做好跟进后续的Todo
汇报之后，老板会对你的汇报做一些点评，会对汇报中涉及的内容进行后续的安排。这时候我们一定要记好Todo事项。要把这些Todo事项落实好，一定要有一个Todo list，之后把这个list发送给所有参会人员。
Todo list中应该包含什么？主要包括Todo的事项、事项的负责人、每个人负责的具体内容、交付周期、以及最后的交付结果。
有了清单之后，你就知道如何去跟进和处理汇报之后的事情。整个项目就能够顺畅地执行下去，形成闭环了。之后如果出现相关问题，也能够找到相关的责任人。
