让AI写跟进邮件，先设4条禁写规则

让 AI 写一封跟进邮件不难，难的是它经常把“写得完整”误解成“可以替业务员做决定”。客户资料不够时，它会补事实；目标不清楚时，它会主动承诺；为了显得有说服力，它还可能把价格、交期和认证说得过满。

我带团队使用 AI 写邮件时，会先给它四条禁写规则。规则不是限制效率，而是把业务判断留在业务员手里。

01

01 禁止补写没有来源的客户事实

不要让 AI 根据公司名称就断言客户正在扩产、准备换供应商，或者急需某个产品。官网动态、招聘信息和社媒内容只能作为待确认的信号，不能直接写成事实。

提示词里要明确：只能使用我提供的客户信息；信息不足时，用“待确认”标记，不得猜测。邮件写完后，再逐句检查公司名称、联系人职位、项目状态和历史沟通是否都有来源。

一个看似聪明的错误判断，比一封普通邮件更容易失去信任。

02

02 禁止替公司承诺价格、交期和能力

AI 很喜欢用“我们可以满足”“保证按时交付”“可以提供最优价格”来增强语气，但这些句子可能越过审批边界。

凡是价格、账期、交期、认证、独家权和售后责任，都要先列成受控字段。未确认的内容只能写成“我们将在内部评估后于某日回复”，不能写成已经能够做到。

如果邮件涉及报价，我会要求 AI 把所有承诺句单独列出来，让业务员和相关部门逐项确认后再发送。

03

03 禁止为了促成回复擅自降价

客户沉默后，AI 常给出一个简单动作：提供折扣。这看似积极，实际上可能让客户认为原报价虚高，也让后续谈判失去空间。

跟进邮件应先确认客户卡在哪个条件：预算、规格、交期、认证，还是项目优先级。只有当客户明确指出价格问题，而且内部已经授权，才谈价格调整。

给 AI 的规则可以写成：不得主动提出折扣；如判断客户存在价格异议，只生成澄清问题，不生成降价方案。

04

04 禁止写没有负责人和日期的下一步

“期待回复”“保持联系”“有问题请告知”都不算下一步。它们把动作重新丢给客户，也无法进入团队的跟进计划。

每封邮件只推动一个动作，并写清谁来做、何时完成。例如：请客户在周四前确认规格；我们在收到确认后两个工作日内更新报价；如果项目延期，下月第一周再联系。

如果负责人或日期未知，AI 应该先提问，而不是用模糊句子结束邮件。

05

先让 AI 做风险检查，再让它写邮件

我常用的顺序是：先输入客户背景、当前阶段和本次目标；再列出四条禁写规则；让 AI 生成初稿后，要求它标记事实、承诺、价格动作和下一步；最后由业务员逐项确认。

可以直接加一句提示词：不要补写未知事实，不要承诺未审批条件，不要主动降价，每个下一步必须包含负责人和时间；信息不足时先向我提问。

Daniel 的复盘：AI 最适合帮你整理表达和暴露风险，不适合替你拥有授权。先设禁写边界，再谈生成速度。邮件少一点“聪明补全”，客户反而更容易相信你。