香港公司注册完成后，我们给客户交付的文件夹里会包含这几份文件：BR、CI、NNC1。过了一年，又会添上一份NAR1。
平时用不到，很容易都归进“公司注册文件”。等到银行要补资料、合作方要核验股东，才发现：手上有文件，却不知道该交哪一份。
我们建议先看两个问题：这份文件用来证明什么？它记载的是哪个日期的情况？
下面按在香港注册成立的普通私人股份有限公司来讲。其他公司类别的申报规则，不能直接照搬。
BR：有有效期，但不是经营许可证
BR的全称是Business Registration Certificate，中文叫商业登记证，商业文件中也常写作BRC，由香港税务局辖下的商业登记署发出。
它告诉对方，这项业务已办理商业登记。证上会有名称、登记资料及有效期等信息，使用时要留意是不是当前有效版本。
BR有一年和三年有效期可选。若拿着几年前的旧证去提交资料，文件是真的，也可能不符合对方要求。
有一个常见说法需要改：把BR直接等同于内地“营业执照”，进而理解成拿到证就有权经营任何业务。
税务局的说明很清楚：商业登记不是经营许可证。某些业务所需的牌照或专业资格，要另外核对。
三年BR也不意味着公司三年才需要做一次维护。周年申报、财务与税务工作各有要求。
CI：证明成立，不负责显示所有近况
CI是Certificate of Incorporation，官方中文名称为公司注册证明书，由香港公司注册处发出。
它记录公司名称、成立日期及识别号码等资料。公司是否已完成注册成立，通常先看这份文件。
CI不像BR那样按一年或三年定期换领。但“没有定期续证”不能被理解成“这家公司永远处于正常经营状态”。
成立几年后，公司可能已经更名，也可能发生登记状态变化。一张最初的CI，不会自动展示这些后续信息。
如果对方需要确认当前状况，应结合查册资料；需要正式证明仍在登记册内注册时，还可能用到“公司迄今仍注册证书”。这与CI是不同文件。
电子CI也不因没有纸本就失效。公司注册处说明，电子与印本证书具有相同法律效力；具体收件机构要求哪种提交形式，仍要看它的清单。
NNC1：公司成立时，是怎样登记的
NNC1的正式名称是“法团成立表格（股份有限公司）”。
它记录成立时的安排，包括创办成员、初始股份、首任董事、公司秘书及注册地址等。它是提交给公司注册处的申请表格，不是获批后发出的CI。
这里最容易误读的是“成立时”。
如果公司后来换了董事、地址或持股人，原来的NNC1不会变成一份实时更新表。核对当前情况，需要接着看后来的申报和相关公司记录。
因此，NNC1应该保留。它能帮助你还原最初的架构，也便于与后续资料逐项对照。
新公司还没有到首个成立周年日，没有NAR1并不奇怪。向机构解释时，可以提供NNC1及已有变更材料，再按对方要求补齐其他资料。
NAR1：一年一次，但不是报税表
NAR1是Annual Return，中文叫周年申报表，向公司注册处提交。
它载列截至申报表日期的公司资料。普通本地私人公司通常须从首个成立周年日起，在每年周年日后的42日内办理交付。
按时提交的私人公司每年登记费是105港元。这个数字只指政府登记费，不能当作包含商业登记证续领、秘书、审计和报税的年度总费用。
NAR1上的资料也有时间边界。
举个假设场景：公司在周年申报后更换了一位董事。那份已提交的NAR1仍记载原申报时点的资料，想确认现任董事，就得继续看相关变更记录。
另一个误区是“公司没有营业，就不用交”。单纯没有收入或流水，不等于已依法进入不活动状态；相关豁免有法定条件。
至于报税，是另一条线。NAR1交给公司注册处，法团利得税报税表BIR51属于税务局的税务申报。交完前者，不代表后者也处理好了。
交文件前，做一次“日期对账”
如果只是背缩写，下次仍可能交错。我们更建议把资料按用途分成五组：
成立档案：CI、NNC1、组织章程细则。
当前证书：有效期内的BR、更名证明等适用文件。
周年申报：历年NAR1，以及可取得的提交与登记凭据。
后续变更：董事、秘书、地址、股份等相关材料。
财税资料：财务报表、审计及税务申报文件。
不要只留截屏或封面页，也不要把“待提交版本”和“已提交版本”混在一起。对方要求经核证副本时，普通扫描件不一定符合要求。
资料里还有一个可能让人误会的地方：旧CI上的公司编号，与现在的商业登记号码对不上。
香港公司注册处自2023年12月27日起采用商业登记号码BRN作为公司识别码。旧公司没有因此全部重发CI，遇到这类差异，可以通过官方查册服务核对新旧号码的对应关系，不必仅凭不同就认定文件有问题。
把这四份文件放回时间线上，会更容易理解：成立时提交NNC1，获批后取得CI及BR；之后BR按有效期续领，NAR1按周年申报要求交付，期间的变更另行记录。
你真正需要保存的，是能把公司来龙去脉接起来的一套资料。
如果你正在交接香港公司文件，可以说明公司成立年份、准备办理的事项，以及目前缺少哪份材料，我们再按具体用途帮你梳理。