做采购工作应具备的十大好习惯
SCMP供应链管理专家报名指南
前阵子跟一位做了十几年采购的老朋友吃饭。他现在带团队，招人不太看简历上写过的项目，先问一个问题。
「上一份工作里，你谈完价格之后做的第一件事是什么？」
三个候选人给了三个答案。一个说，回去跟领导汇报。一个说，等对方把合同发过来。还有一个说，把刚才谈的内容整理成一条消息发给对方，请他回一句确认。
前两个回答都不能算错，但都是把主动权交出去的做法。采购这个岗位，每天打交道的都是不确定的东西，供应商、交期、价格、内部临时冒出来的需求，没有一样是你能完全说了算的。这种工作做久了，人和人的差距就落在习惯上。
下面这十条，都不高深，甚至有点琐碎。但我在不同公司的采购身上反复看到它们，做得稳的那批人，身上几乎都有。
供应商老板在电话里很痛快，这次不涨价，还按老价格走。你放心了，单子照下。一个月后发票过来，单价涨了八个点。你去找他，他说我当时说的是这个月不涨，下个月按理说该调了。
习惯很简单，谈完立刻落字。价格、数量、交期、账期、运费谁承担、出了质量问题怎么处理，一条一条写下来，发给对方，请他回一个确认。哪怕他只回两个字，收到，这也算数。
这不是信不信任的问题。采购经手的事太多，三个月前电话里讲过什么，对方的记忆靠不住，你自己的也靠不住。落字这件事，保护的是双方。
一个机加工件，对方报 68 块一件。你嫌贵，想砍到 60，谈了两轮对方只让到 66，还一脸为难。
如果你多问一句，这个价格能不能拆开看看。对方拆出来，材料 22，加工 26，热处理 8，包装 3，运费 4，管理加利润 5。这时候你才看清楚该谈哪一块。
材料是市场价，有行情可查，谈不动。加工费 26 里面，有没有工序可以省，批量上去能不能摊薄，这一块能谈。运费 4 块，是不是可以改成自提，或者跟别的单子凑车。
还有个容易漏掉的地方是一次性费用。模具费、打样费、认证费、包装开版费，这些钱有时候比单价还敏感。有家工厂报价看着比同行低三块，一问模具费要单收两万，量做不满的时候，这笔钱就压在你头上。
不拆开，你只能冲着总价砍。砍掉的每一分，在对方的账上都算净利，他当然跟你急。拆开了，你砍的是具体那一块的成本，性质完全不一样。
所以拿到非标件的报价，别急着报一个自己想付的价，先问一句能不能拆开。这一句话问出去，后面很多事都好谈。
这是采购最常问的一句话，也是最没用的一句。对方永远回答没问题。封闭式的问题，没有人会说不行。
换几个问法，答案的质量完全不一样。你打算哪天排产。原材料什么时候到位。现在卡在哪道工序。你手上同时在做的单子有几张。最坏的情况，什么时候能到我仓库。
一位老采购跟我说过他的做法。他不问能不能按时，他让对方给一个具体日期，写进邮件里。对方说 20 号，他报到内部就是 18 号。
中间那两天是留给自己的缓冲。做采购久了就会知道，唯一一定会发生的事情，就是意外。
说他月产能五千件，你去车间转一圈，三台设备两台贴着维修单。说他给某家知名企业供货，你侧面问一句对方采购，人家说样品阶段试过，后来没量产。说他有二十年的行业积累，你翻一下营业执照，公司成立五年。
重要供应商，能去现场就去现场。设备开没开、在制品堆了多少、仓库里备的是谁的料、车间墙上那张排产表写的是哪个客户，这些东西看一遍，比听十句话有用。
去现场还有个好处，你能看出这家厂同时在服务谁。车间里堆着几个客户的料、产线换型频不频繁、工人加班到什么程度，这些决定了将来你的单子排在什么位置。
去不了现场的，也要换个渠道再问一遍。同行、以前的同事、行业协会、对方离职的员工，多问两三个人，拼出来的图会比对方给你的那份完整。
入库单压了三天，到对账的时候发现数量对不上，谁签收的、什么时候签的，全查不清。请购单在邮箱里躺着，等你翻到的时候，使用部门已经在催第二遍。供应商发来一份变更说明，你随手存进文件夹，三个月后出了质量问题，谁也想不起来当初改了什么。
当天的单当天清。签字、转交、录入、回复，一分钟能做完的事不要放到明天。
压单的代价藏在后面。三天之后，你得花两个小时去还原一件本来一分钟就能记住的事，还不一定还原得回来。
采购是被动岗位。需求是别人提的，交期是供应商控的，付款要走财务。你能完全说了算的东西不多，节奏大概是其中一个。
做得久的人，习惯把所有节点往前挪。客户要求的交付是 30 天，你内部按 28 天报。供应商答应周五给样品，你跟内部说周三。
听起来像给自己上难度，其实是在给意外留位置。真到了节点上出问题，你手里那两天就是救命的。没有那两天，你只能站在中间挨骂。
我认识一个采购主管，管了八年项目，交付准时率一直在公司排前面。别人问他诀窍，他说没什么诀窍，就是所有时间点都比别人早两天动。早两天，出了问题还有时间找人；当天才动，出了问题只能写检讨。
一张价格历史表。同一个物料，这几年从谁那里买过，单价怎么变的，哪次因为什么原因变的。一张供应商台账。谁供什么，产能多少，出过什么事，对接人电话是什么。还有一张异常记录。延期几次，质量事故几次，哪些事上配合、哪些事上推诿。
供应商跟你说原材料涨了 15%，你翻一眼历史，去年他用的也是这个说法，三个月后又降回去了。有没有这张表，说话的底气完全不一样。
我见过挺典型的一次。供应商拿着函过来，说铜价涨了，报价要调 6%。采购把价格历史翻出来，发现上一轮铜价回落的时候，对方的报价并没有跟着降。这 6% 后来没调成。
使用部门在系统里提了个需求，某某型号，两台。你转身去询价，比了三家，报上去，人家说规格上周改过了。或者你要的这个参数，市面上能做的只有一家，价格从一开始就没有谈的空间。
老采购接到需求，会先停下来问几句。这个东西用来干什么。用量大概多少。最晚什么时候必须到。参数是不是可以放宽。能不能用别的规格替代。
这几句话问完，很多东西会变。规格能放宽的，供应商从一家变成五家。用量问清楚了，你才知道该按年度框架签还是按批次买。用途搞明白了，有时候你还能给使用部门提一个更省钱的替代方案。
我见过一个做得漂亮的例子。使用部门要买一款进口密封件，指定了品牌。采购问清楚用途之后发现，那个位置的实际工况比规格书上写的宽松，换一款国产同规格的完全能用，单价从四百多降到八十。一年用量两千个。
先搞清楚要解决什么问题，再去找解决方案。顺序倒了，后面全是返工。
采购每天都要说不。这个价格不行，这个交期做不到，这家供应商进不来，这个付款条件公司批不了。
如果只会说不行，说过几次之后，内部的人就不找你了，绕过你直接联系供应商。这种局面我在不少公司见过。绕开采购的人未必存心，但采购先把自己做成了只会盖章的人，这事就怨不得别人。
为什么不行，讲清楚理由，最好带数字。有没有别的路，给出替代选项。需要什么条件才能变成行，给出路径。
举个例子。生产临时插单，要供应商一周内交一批料，对方说做不到。如果只回这一句，生产那边当场就要炸。更受用的说法是，一周内确实排不出来，如果你能接受分两批，第一批三天后先到三成，剩下的十天交齐，我可以去跟产线协调一下。
公司层面的复盘一般都有，季度一次，PPT 做得漂亮，那是给人看的。我说的是自己给自己做的那种，不用交上去，也不用给谁看。
每个月抽半小时，把上个月让你不舒服的事过一遍。哪家供应商又拖了，为什么拖，是产能问题还是根本没排上。哪次谈判本来能谈下来的，差在哪一步。哪张单子卡了超过一周，卡点具体是谁。
不用写得很正式，几行字就够。做上一年，你会发现自己的坑翻来覆去就那么几个。
有个做采购的朋友，这事坚持了两年，攒出一份三四十条的错题本。他后来说，这份东西比上过的任何培训课都值钱，因为每一条都是自己掏学费换来的。
这十条里，没有哪一条需要多高的专业水平。落字、拆价、问清楚、往前挪一天，都是明天上班就能开始做的事。
但采购这个岗位，专业能力决定你能做多深，习惯决定你能做多久。十几年下来还在一线做得从容的人，你去看他们的日常，几乎都有这些动作，而且做得毫不费力。
真要挑一件今天就能做的，我建议是这个。下班前，把上周谈完但没落字的那件事，补一条确认消息发出去。
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