外贸人如何正确使用海关数据平台？

虽然现在的海关数据平台并不是个神奇的存在，甚至可以说是唾手可得，但它一直是我们做外贸找客户不可错过的工具之一。正如在《海关数据对外贸开发客户到底有没有用？》一文所阐述的，我们能够利用海关数据所具备的特殊优势，整理出一个属于自己的精准潜在客户资料库，包含大量采购自己产品的全球采购商信息和关键联系人邮箱，这也是海关数据平台唯一有实际价值的地方。至于那些数据公司所宣传的，海关数据能够帮助我们分析行业动态，监测行业变化，制定市场策略，了解买家采购规律，调查客户背景，监控竞争对手等等功能，都是一些理想化和概念性的东西，在我们实际开发客户过程中是几乎用不到的，纯属噱头。

然而，现在大部分外贸业务员在拿到海关数据平台后往往忽视甚至不懂得如何利用它整理客户资料， 完全是东一枪西一棒，最后徒劳无功，白白浪费。工欲善其事，必先利其器，对于外贸开发客户这个事而言，一份精准的客户资料就是最好的器。因此，在本篇文章中，我将详尽分享如何利用过海关数据平台建立精准的潜在客户资料库的方法，这是多年来实战总结出来的最简单且高效的经验，只要配合正确的开发方案，那么持续开发出客户并非难事。全文5500字，保姆式讲解，希望大家耐心看完后，能得到一些启发和帮助。

第1步，准备好自己产品的关键词和HS编码

海关数据平台主要是根据产品关键词和HS编码查询数据，因此，我们在从海关数据平台获取数据之前，要先准备好自己产品的关键词和HS编码，确保能够把与自己产品相关的数据全部筛选出来。

1，产品关键词的选择

每类产品都有一些主词，一般是单个单词，如灯具类产品的主词有led，lamp，lighting，bulb等，每个主词都可以拓展出很多关键词，以led这个词为例，把拓展出的关键词按照单词长度进行分类，可以分为：

一级词（1个单词）：led

二级词（2个单词）：led light，led tube，led strip，led bulb， led lamp ...

三级词（3个以上单词）：led flood light，led light tube，Led Light Panel，led strip light，led street light，led desk lamp, led night light ...

二级词是由一级词拓展出来的，三级词是由二级词拓展出来的。一级词的搜索结果覆盖二级词和三级词的搜索结果，二级词的搜索结果覆盖了三级词的搜索结果。如果你之前有做过阿里巴巴国际站或Google SEO，那么肯定有使用大量三级词和长尾词的经验，但是从海关数据查询数据时，逻辑却不同。

三级词虽然最准确，但在海关数据中，用它搜索出来的数据较少，会错过很多有价值的数据。这是因为海关数据是来自提单和关单，老外贸应该都知道，这两个单据中的产品描述栏并不会把产品信息写得很详细，很多时候只会写个大类。例如A采购商某次进口的具体产品是led flood light，但提单中的产品描述可能只写led light，甚至只写个led或lighting，如果我们用led flood light这个关键词来搜索，就搜不到该条数据。而且，三级词的数量很多，我们很难把所有的三级词都罗列出来，同样会导致遗漏很多数据；

一级词最广泛，在海关数据中，用它搜索出来的数据量最多，可以最大程度覆盖所有产品数据，但同时也会降低数据的准确度。例如我们使用led这个一级词搜索美国近一年的进口数据，结果有1.2万个进口商，6万多条相关进口记录，但其中会包含很多非灯具类的数据，如 led clock，led tvparts, led display 等，而进口这些产品的采购商显然不是我们的目标客户。

二级词搜索结果的数据量和准确度则介于一级词和三级词之间。

那么我们到底要准备哪个级别的词作为关键词呢？我的做方法是，先罗列出自己产品的全部的一级词，一般3-10个，再根据以下4个原则来决定每个一级词是否有必要拓展出二级词。最多只使用到二级词，不用三级词。

1，如果一级词对应的产品比较具体，如bulb、lamp，则直接只用一级词；

2，如果一级词对应的产品比较广泛，如food，machine，则弃用该一级词，使用其拓展出的二级词。

3，如果一级词查询出来的数据量不多，如化工类的产品词，那么直接使用一级词；

4，如果你愿意在后面的第三步中多花些时间筛选进口商，那么直接全部使用一级词；

这么做的原则就是尽量把和自己产品相关的所有数据都筛选出来，避免遗漏，我宁愿在后面多花时间进行二次筛选确认，也不想在开始就错过任何一个潜在客户。

2，HS编码的选择

因为国际通用的海关编码是前6位，所以我会准备6位HS编码。这里要注意，国外客户进口使用的HS编码和我们出口报关时使用的编码并不会完全一致，因为有些产品其实是可以用多种HS编码申报。我们在出口报关的时候，是以中国海关的规定为准，并结合开票品名的便利性决定申报的HS编码。但在国外客户进口清关的时候，是以他们国家的海关规定为准，并且会选择进口关税较低的HS编码。因此，我们在准备HS编码的时候，不能只根据自己的出口报关经验来选择编码，而是要从海关数据中查看客户进口时到底是用哪些编码。具体的做法是，在海关数据中搜索一些已知客户的进口数据、同行的出口数据和三级关键词的数据，从这些数据中找出对应的HS编码。

根据上述的方法，把自己每个类别产品的关键词和HS编码整理好后放在一个表格。

第2步，从海关数据平台中下载全部数据

在海关数据平台的搜索界面中，逐个输入我们上一步已经准备好的产品关键词和HS编码进行查询，如果你是首次整理数据，日期范围选择近2-3年。然后，将查询出来的数据直接下载保存到自己电脑，下载后一般是Excel表格，对每个下载的表格都进行重命名，我个人习惯的命名方式是"关键词/Hs编码_起始月份_截止月份"，例如"led_light_202301_202404"，"940540_202301_202404"。

这一个步需要注意以下两点：

首先，我们不需要下载详细的贸易记录数据，只需要下载去重后的进口商。例如，在美国海关数据中查询led light这个关键词在2023年1月至2024年4月的进口数据，有30000条结果，但因为同一个进口商可能会进口多次，所以其中的进口商只有5000个。那么我们下载数据的时候，只需要下载这个5000个进口商公司名就可以，不用下载完整的明细数据。

其次，在查询和下载的过程中，我们没必要关心每个关键词能查询出多少数据，无需浏览每条数据的详细信息，也无需判断找到的进口商是否准确，只需直接无脑式地全部下载就行。

我们把所有的关键词数据都下载完后，将全部Excel文件放到一个文件夹里面，利用合并工具，将所有Excel中的数据合并到一个Excel表格。（如果你没有Excel合并工具，可以找我分享给你）

总的来说，这一步就是傻瓜式的搜索下载，重点在于尽可能地从海关数据系统中搜集到更多的数据，为下一步的整理工作做好基础数据准备。

第3步，标准化处理进口商公司名，去重

现在，我们的表格中已经有了大量进口商公司名，但海关数据中有存在很多公司名不规范的问题，同一个公司可能会以多种不同名称出现，且利用Excel表格的去重功能无法直接去重。

举个例子，PRECISION CONSUMER PRODUCTS GROUP LLC 这个进口商在海关数据中会以下列几种公司名的形式出现：

PRECISION CONSUMER PRODUCTS

PRECISION CONSUMER GROUP

PRECISION CONSUMER PRODUCTS GROUP

PRECISION CONSUMER PRODUCTS COMPANY

PRECISION CONSUMER PRODUCTS GROUP LLC

从文本的角度看，这是5个不同的公司名，对应5个不同的公司，但如果进行人工判断，我们不难看出这5个公司名其实是指同一个公司。

因此，我们这一步需要先对这些不规范的公司名进行标准化处理，再进行去重，尽量做到公司信息不重复，具体做法如下。

首先，用Excel自动去重。

其次，用Excel自动排序。不规范的公司名基本都是后面几个单词不同，我们利用排序功能，将可能重复的公司名排在一起，方便下一步处理。

最后，人工去重，从上到下逐个查看公司名，核实并处理可能重复的公司名，每个公司只保留最完整的一个公司名。

海关数据中公司名不规范的问题其实是由原始数据源引起的，任何一家数据公司都无法彻底解决这个问题，只能靠我们自己逐个判断和修改。（这也是用海关数据做分析不靠谱的原因之一）

第4步，逐个查看每个进口商的网站，筛选精准目标客户

此时，我们已经有了一个较为干净的进口商列表，这个列表里可能有几千甚至上万个进口商，虽然这些都是真实的进口公司，但并非都是有价值的潜在客户，原因有2点：

1，海关数据中的进口商有很多是货代公司、物流公司和代理公司，这些公司并不是真正的采购商，没有开发的价值。

2，通过产品关键词和HS编码筛选数据无法做到百分百精准，尤其是一些大词覆盖了多类不同产品的数据，其中有一部分进口商是进口其他种类产品，并不是我们的目标客户。

因此，我们这一步要做的就是通过查看每个进口商官方网站的内容，明确判断他们是否是需要我们产品的精准潜在客户。例如，我们是做室内灯具的，如果打开某个进口商的网站，看到网站上展示的产品有室内灯具，那么100%是我们的目标客户。但是如果看到这个进口商的网站上展示的产品全部都是汽车灯，那么就不是我们的目标客户，可以将其标注并过滤掉。

获取进口商官方网站的最简单办法就是直接将公司名复制到谷歌进行搜索，一般情况下，搜索结果的第1页会显示出相应的公司官网。如果第1页没有，那么大概率这个公司没有网站。有的海关数据平台有提供批量根据公司名称查询官方网站的功能，可以节省不少时间，但建议我们自己还是要核实一遍。

在浏览客户网站内容时，要将对应的网址以及判断结果补充到表格中。我习惯把货代物流代理类的进口商标注为“货代物流”，把查不到官方网站的进口商标记为“无网站”，把通过网站内容判断不是进口我的产品的进口商标记为“其他产品”，把真正对口的精确潜在客户标注为“潜在客户”。

根据我们产品数据量的大小，完成这一步需要1-3天的时间，没有任何难度，纯粹是费时费力而已，但可以过滤掉30%-50%的无效进口商，留下的都是值得我们去开发的精准潜在客户。

其实，如果你有深入使用过多家不同的海关数据平台，那么你会发现，无论使用哪个海关数据平台，不论其价位高低，只要经过这四步的筛选和整理后，你能获得的精准潜在客户的数量都差不多，并不存在哪个数据平台能提供远超其他平台的进口商数量。甚至可以说，如果你只是想借助海关数据完成以上1-4步，那么直接使用免费的海关数据也行。

第5步，查询精准有效的联系方式

现在，我们已经有了一个精准的潜在客户公司名列表，列表中只有公司名称和网址，所以接下来要做的便是查出这些公司的精准联系方式，即关键联系人、职位和邮箱。虽然现在几乎每个海关数据平台都有查邮箱的功能，但查询结果却有显著差异，而邮箱的准确度将直接决定我们后续开发的成功率，所以查邮箱的功能才是选择靠谱海关数据平台的关键点。具体如何判断和选择，请参考《如何判断海关数据系统查到的邮箱是否准确？》一文，这里就不再冗述。

如果你有选对海关数据平台，那么这一步将会变得极为简单，没有任何技巧可言，我们只需要直接将表格中已经整理好的精准潜在客户的网址上传到平台进行查询，然后把查询结果中的有效联系方式下载并补充到表格，对于一些查不到邮箱的公司，可以先进行标注，每隔1个月再查询一次。至此，我们独有的精准潜在客户资料库便初步构建完成。

总结

1，上述五个步骤就是我总结出的如何利用海关数据平台建立精准潜在客户资料库的方法，可以看出，在整个过程中，我们用到的海关数据平台的功能只有两个，一个是根据产品关键词和HS编码查询并下载数据，另一个是根据网址查邮箱。至于那些海关数据公司宣传的各种复杂且高大上的功能，我们纯粹只是看着玩而已，在实际操作中根本用不到。这就是为什么我倡导在选择海关数据平台的时候，不要花高价买那些在海关数据上做各种噱头功能的平台，而是要认真对比邮箱数据的准确度。

2，这套方法并没有很惊艳的技巧，更没有难度，但只要肯付出几天时间精力，踏踏实实地操作，任何外贸业务员都可以利用海关数据平台整理出属于自己的客户资料库。同时，我们从其他渠道获得的客户信息，比如B2B平台上的询盘客户信息，广交会采购商名录数据（如果没有可以找我免费分享给你），参加专业展会收到的名片资料，谷歌和领英上找到的客户信息等，都要整理并补充到这个客户资料库中，并在自己的外贸生涯中一直更新维护这个资料库，使之成为我们开发客户的源泉。

3，这篇文章主要讲的是如何建立自己的精准潜在客户资料库，解决外贸业务中找客户的问题，这也是海关数据平台的唯一使命。那么如何利用这份高价值的客户资料库持续不断地开发出客户，则又需要一套有效的策略和开发方案，具体的操作我将会在另一篇文章中进行详尽分享。不过，在此我必须先强调最重要的一点，千万不要群发邮件，千万不要群发邮件，千万不要群发邮件！！！

4，一篇文章很难把所有的细节都写清楚，所以当你在具体操作的时候，如果有遇到疑问，可以在评论区提问或者直接找我，我都会尽量给出建议。

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我是Toby，一个擅长主动开发客户的外贸人，本公众号会发布我花大量时间精力总结的关于海关数据开发客户系列文章，强烈建议每个外贸人都认真看完，掌握这个低成本开发全球客户的方法！如果你有任何关于海关数据或者外贸客户开发上的问题，欢迎加我微信 toby-talk，不收费，不卖软件，不卖课，纯交流分享，互相学习，共同进步。

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