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优先级矩阵-百宝箱系列之二

优先级矩阵-百宝箱系列之二 AI精益进化论
2023-01-29
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导读:不要试图解决所有问题
当团队成员各执己见,反复争论却无结论;当团队成员投入了大量时间做改善却发现收效甚微......试试优先级矩阵!
工具名称
优先级矩阵

横轴代表完成任务/项目/目标的预期投入,纵轴代表任务/项目/目标完成后带来的预期收益 (影响)。这个工具背后的假设是时间与资源总是有限的,聚焦最重要的事。不要试图解决所有问题!
目的
利用优先级矩阵,评估任务/项目/目标,聚焦关键任务/项目/目标,共识团队优先级。
应用场景
  • 精益改善工作坊,评估改善话题
  • 目标制定工作坊,识别重要目标

工具介绍

根据任务/项目/目标的潜在收益以及投入大小,优先级矩阵分为四个象限。投入可以表示时间、精力、成本等。收益,有时也称影响,例如,收入、盈利、员工士气、企业品牌影响力、客户体验。
  • Quick-wins 速赢(高收益,低投入)

这是最理想的任务或改善活动,以比较小的投入获取高价值回报。在精益实践中,接受过培训的员工或第三方极有可能发掘这种改善点。
  • Major Projects or Topics 重大项目或改善话题(高收益,高投入)

这个象限的任务或改善话题常常会产生颠覆性的影响但往往需要投入大量的时间和资源。
  • Thankless Projects or Topics 费力不讨好的项目或改善话题 (低收益,高投入)

如果在改善活动开启之前未能识别优先级- “眉毛胡子一把抓”,团队很可能被这类任务或改善活动迷惑。以为制定了一个高挑战性的目标,实际是挖了一个坑-耗费了团队的精力同时影响了团队士气。
  • Fill-ins “填充物” (低收益,低投入)

这个象限的任务或改善活动工作量不大,收益很小。这个象限通常不是最先关注的,除非是虽然小范围内收益不高但可以快速复制到其他BU业务单元或事业部。
使用示例
精益改善工作坊
参与人:30人以内 
时间:6~8小时
  1. 精益基础认知培训与体验活动
  2. 邀请团队成员用便利贴写下组织中存在的各种“浪费”
  3. 小组分享:邀请团队成员分享自己识别的“浪费”并归纳汇总
  4. 小组讨论,完成本组优先级矩阵:将对应的便利贴放入优先级矩阵中。提问参考:若消除了这种“浪费”,预期会带来的收益以及需要的投入?
  5. 综合各组的优先级矩阵,找到共同点
    ......

Tips 提示
  • 优先级矩阵可以用来比较快速地评估及共识任务/项目/目标的优先级,适合对优先级细化程度要求不高的场景
  • 关于“收益”,如果在工作坊开始前已有可选任务或项目,可以考虑提前准备客观数据以便更好地进行收益预估
  • 留意避免过度关注Quick-win而忽略了对重大项目或重要目标的投入

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百宝箱系列:
“热椅子” -团队深度反馈工作坊 (百宝箱系列之一)

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