第一章 总则
为规范公司原材料采购行为，建立科学、高效、透明的采购管理体系，实现采购流程的标准化、规范化管理，保障生产原材料的稳定供应，严格控制采购质量与成本，防范采购风险，特制定本制度。
本制度适用于公司所有原材料、辅助材料、备品备件及其他生产相关物料的采购活动，涵盖从采购计划编制、供应商寻源与选择、合同签订与订单下达、订单执行与跟踪、收货验收与入库等全流程各环节。公司各部门及全体员工在开展采购相关业务时，均应严格遵守本制度规定。
原材料采购管理遵循以下基本原则：一是按需采购原则，严格按照生产计划和实际需求编制采购计划，杜绝盲目采购和超量采购；二是质量优先原则，确保所采购物料符合公司规定的质量标准和生产技术要求；三是公平竞争原则，供应商选择过程公开透明，择优录用；四是成本可控原则，通过比价谈判、集中采购等方式有效控制采购成本；五是全程可追溯原则，采购全流程各环节均有据可查、有责可究。
第二章 采购计划管理
（一）需求提报
生产部门应结合月度生产计划、产品BOM（物料清单）及在制品库存情况，按时填写《物料需求申请表》，明确物料编码、名称、规格型号、数量、需用日期及技术参数要求，禁止使用"若干""尽快"等模糊表述。仓储部门应同步提供安全库存预警信息，当库存低于安全线20%时自动触发补货需求，避免重复采购或漏采。临时紧急需求（如设备故障需更换备件等）需在申请中明确标注"紧急采购"，走快速审批通道，但事后须在24小时内补办完整书面手续。
（二）计划审核与汇总
采购部负责整合各部门提交的物料需求，结合历史消耗数据、采购周期（如进口原料海运周期等）编制《月度采购计划》，并将采购需求区分为"刚性需求"（生产必需物料）与"弹性需求"（备库物料或替代料）。财务部负责对采购计划进行预算合规性审核，超预算采购须提交《预算调整申请》并经分管领导审批；重大采购事项（如单笔金额超过5万元）须经总经理终审批准后方可执行。
（三）计划动态调整
在采购计划执行过程中，如遇生产计划变更、供应商交货延迟或物料质量异常等情况，相关部门应及时沟通并启动计划调整程序，重新履行审核备案流程，确保物料供给与生产需求保持动态匹配。计划调整须记录调整原因、调整内容及审批情况，归档备查。
第三章 供应商寻源与选择
（一）寻源与资质筛查
采购部应通过公开招标、行业展会、第三方平台等多种渠道广泛收集潜在供应商信息，并对潜在供应商进行严格的资质审查，包括但不限于：营业执照、行业许可证、质量体系认证（如ISO9001）、近三年合规记录（环保处罚、质量事故等）。对于重要成品采购，须组织实地验厂，确认供应商的生产环境、产能弹性（如旺季能否临时增产20%）及交付稳定性（统计近一年交货准时率），形成验厂报告存档。
（二）比价与综合评估
常规采购须至少邀请3家供应商参与比价，采用"三同"比价法（同技术条件、同交付要求、同服务内容）进行横向比较，填写比价表并留档备查；对于市场价格透明的商品可签订协议价格并定期比价更新。公司制定供应商评估标准体系（价格权重30%、质量权重40%、交期权重20%、服务权重10%），组织跨部门评估小组进行综合打分，综合评分最高者确定为首选供应商；特殊情况下须经总经理审批同意后方可确定供应商。
（三）供应商分级管理
根据综合评估得分，将合格供应商分为三个等级进行管理：战略级（长期合作、独家供应）、优选级（主要供应商）、备选级（应急补充供应商）。不同等级供应商享受差异化合作政策，如战略级供应商可参与新品研发合作，优选级供应商可获账期延长等优惠条件。公司每半年开展一次供应商复审工作，对连续两次评估降级的供应商启动淘汰流程，避免对单一供应商形成过度依赖，确保供应渠道的多元化和稳定性。
第四章 合同签订与订单下达
（一）合同签订
采购合同须使用公司标准合同模板，合同中应明确约定以下核心条款：物料规格型号、采购数量、交货期限、价格及付款方式（预付款比例不得超过30%）、质量标准（如原料纯度不低于99.5%）、验收方式（到货检验或第三方抽检）、违约责任等。合同签订前须依次经过采购部初审、法务部门复审、财务部门审核、分管领导终审四个环节，审批通过后签署。合同电子档与纸质档须双存档保管，确保合同文件的完整性和可追溯性。
（二）订单下达与确认
合同生效后，采购部应及时下达正式采购订单（PO），订单中须明确订单号、物料明细、交货期限、收货信息及合同关联号等关键信息，并要求供应商回传确认回执。对于长期批量采购的物料可签订年度框架协议，临时采购则按实际需求执行下单，确保每笔采购均有书面依据可查。订单下达后须及时通知仓储部门做好收货准备。
第五章 订单执行与跟踪
（一）进度跟踪
订单下达后须指定专人进行全程跟踪管理，严禁"下单即不管"的粗放式管理方式。采购人员应通过ERP系统或供应商协同平台实时查看订单状态（如"已排产""已出库""在途运输"等各节点），对存在逾期风险的订单（如供应商产能突发故障等）立即启动备选供应商调货预案。当预判供应商可能延迟交货时，须提前至少3天发出预警通知，采购部应及时协调资源或调整生产计划，避免因缺料导致停产损失。
（二）订单变更管理
在订单执行过程中，如因生产计划调整、物料规格变更或其他原因需要更改或撤销订单，采购部须及时书面通知供应商并同步告知仓储、生产等相关部门，经各方确认后方可执行变更。订单变更须记录变更原因、变更内容及审批情况，避免因物料浪费或信息不对称引发合作矛盾。
第六章 收货验收与入库
（一）到货核对
物料送达后，库管员应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物料名称、规格型号、数量及包装完整性等，同时收取供应商出厂检验报告，填写《进厂报验单》并提交质量部进行检验。未检验物料与已检验物料须严格分离存放，设置明显标识，杜绝混料风险。对于数量不符或包装破损的物料，应在送货单上注明异常情况并要求送货人员签字确认。
（二）质量检验
质量部应按照检验规程对到货物料进行抽验，其中贵重原料实行100%全检，普通原料按AQL2.5标准抽样检验，检验完成后出具《来料检验报告》。对于生产急需物料可启动"紧急放行通道"，经审批后投入使用并做好全程标识追溯。检验不合格的物料须启动评审流程，按照"让步接收、返工复检、直接退货"三种方式分类处置，同时拍照留存证据并开具异常处理单，执行退换、返工或索赔程序。
（三）入库管理
验收合格的物料由库管员办理正式入库手续，制作《采购入库单》，按类别、规格进行分类存放并做好标识管理。仓库管理人员须实时更新库存台账，确保账实相符。所有入库单据（包括送货单、验收入库单、检验报告等）须在当日录入信息系统，次日汇总提交财务部门审核，实现账务日清月结。月末须进行库存盘点，核对系统数据与实物库存的一致性。
第七章 配套保障
（一）表单标准化
采购全流程须使用统一规范的标准化表单，包括但不限于：《采购申请单》《采购订单》《到货单》《验收单》《采购入库单》《付款申请单》等，实现"一单一档"的档案管理要求。所有采购单据保存期限不少于5年，到期后按公司档案管理规定进行销毁处理。各部门应妥善保管采购相关文档，确保在审计或检查时能够及时提供完整资料。
（二）数字化支撑
公司应积极引入SRM（供应商关系管理）或ERP（企业资源计划）系统，将采购流程、岗位职责、操作标准嵌入信息系统，实现从需求申请、审批流转、订单管理到对账付款的全流程线上化运作，最大限度减少人为干预。系统应设置库存安全值预警功能，当库存低于设定安全值时自动触发采购申请，提高采购响应速度和准确性。
（三）风险防控
公司严格执行采购纪律，严禁未经审批擅自采购、化整为零规避招标、收受回扣等违规行为。严格执行采购分级审批制度，定期开展供应商复评工作，及时淘汰履约能力差的供应商。付款前必须严格执行"三单匹配"审核制度（合同+采购订单+验收入库单+发票），逐一核对价格、数量、税率、收款账号等信息，对供应商账户变更事项须通过电话等方式核实确认，严防诈骗风险。
第八章 附则
（一）制度解释
本制度由公司采购管理部门负责解释和修订。如遇国家法律法规或公司管理制度发生变化，本制度相应条款自动调整执行。
（二）生效日期
本制度自发布之日起施行，原有相关采购管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。公司各部门应组织相关人员认真学习本制度内容，确保各项采购管理工作严格按照制度要求执行。
