5月，一项规范垃圾邮件及其他数据滥用行为的新监管体系将与《通用数据保护条例》（GDPR）一同生效。该条例将首次寻求在所有28个成员国之间统一规则。这意味着，任何在营销组合中使用商业生产力工具或多个投递系统（如Wix Shout Out、Mailchimp和SurveyMonkey）的企业或个人，都必须遵守有关垃圾邮件及诸多其他方面的规定。
不出所料，围绕这些规定产生了大量恐惧情绪——甚至不乏制造恐慌的声音。有人预测，这些规定会让小企业陷入繁重的合规负担之中，将其营销活动限制到连发送一封简单电子邮件都难以实现的地步。
四项简单措施以满足你的GDPR义务
位于东基尔布赖德的Barvas公司首席执行官Ashley Marron对这项法规进行了审视。Barvas是一家面向中小企业的管理软件工具提供商。他认为，通过采取四项简单措施，你就可以在不耗费过多时间和成本的情况下履行相关义务。
- 你首先应确保所有电子邮件营销都包含“退订”选项。虽然这并非万全之策，但此举将极大帮助你符合新规要求。
- 其次，你需要确定你的组织是作为“数据处理者”还是“数据控制者”来处理个人信息。GDPR对两者进行了区分，承认并非所有参与数据处理的企业和组织承担相同的责任。
数据控制者决定个人数据的处理目的和方式，而数据处理者则代表控制者处理数据。
数据处理可包括获取、记录或保存信息，对其进行整理、调整或修改，以及检索和使用这些信息，包括发布、屏蔽、删除或销毁等。
对数据的解读——即基于数据作出专业判断或重大决策——必须由数据控制者完成。 - 接下来，你应完成信息专员办公室（Information Commissioner’s Office）的检查清单，以帮助识别当前流程中的漏洞。
- 最后，你应开展信息审计，绘制企业或组织内的数据流图，以了解个人信息如何在业务流程中流动。
为确保合规，需要识别关键流程，并在必要时进行文档化，同时确保拥有完整的审计轨迹以证明合规性。
作为一家在线商业生产力工具的销售商，Barvas采取了主动措施以确保合规。针对其客户，Barvas在其软件中内置了一个可下载的模板以帮助厘清关键步骤，并引导用户顺利完成相关流程。