在我们2020年重返工作岗位提示系列的最新一期中，Jan Strassen的一站式订单处理不仅讨论了您应该在业务中启用哪些自动化功能，还探讨了如何监控和改进您的工作流程系统。
自动化
为什么要把时间花在可以自动化的工作上呢？聪明地工作，而不是更辛苦地工作，腾出时间来发展你的业务。
以下是我关于自动化的顶级建议：
1) 分析您的拣货和打包流程
梳理日常任务。在绘制出流程图后，为每项任务分配时间，只需列出所有工作并记录每天完成每项任务所花费的时间。
2) 消除
审视列表中的每一项工作，确保其必要性。是否可以停止执行该工作或采用更高效的执行方式？确保执行每项工作时所需的所有物品都已备齐，以免在打包时浪费时间。尝试将任务批量处理，例如，如果之前是逐个订单拣货，现在可以考虑一次性拣选所有订单所需的物品，然后再逐一打包。如果某款产品有大量订单，可集中同时处理这些订单。
若在此步骤中进行了重大调整，请重新执行第一步，以获取新的处理时间。
3) 自动化
列出一份新的任务清单，将耗时最长的任务排在最前面，耗时最短的任务排在最后面。
逐一审查各项任务，寻找自动化方案。将主要精力放在顶部的任务上，节省这些任务的时间将对整体效率提升最大。
软件通常是此阶段的关键。寻找一种解决方案，使您能够批量处理订单而非逐个处理，并选择能与您使用的所有系统集成的方案，以减少客户数据的重复录入。
以下任务通常可以通过软件实现自动化：
- 验证订单内容——软件可以检查您的订单，并突出显示对您重要的问题，例如高价值订单、偏远或海外地址、特定产品的订单等。
- 检查库存可用性——如果您并非所有商品都有现货，订单处理软件应能告知您哪些订单无法立即发货。
- 打印或发送客户发票——您可以将此流程自动化，以便在收到订单或发货时自动发送发票。
- 生成快递面单——您不应逐个生成面单，而应能够一次性批量生成。
- 向 eBay 或 Amazon 发送反馈
- 向 eBay 或 Amazon 发送追踪号码
- 向客户发送邮件，告知因产品缺货而导致订单延迟——可一次性向所有订购该产品的客户发送通知。
- 此外还有更多可自动化的任务。
4) 监控
定期重复此过程，以确保已实施的步骤有效运行并真正节省了时间；如果效果不佳，请重新审视并调整需要改进的地方。