现在出口退税基本都在电子税务局线上完成，不用再跑大厅交纸质资料。但很多新手分不清先后顺序，增值税申报和退税申报顺序搞反、进项勾选选错，直接导致没法退税。
今天这篇保姆级流程，外贸会计可以直接保存照着操作。
一、前期准备：业务端 + 基础备案（申报前就要搞定）
1、首次退税：先做出口退（免）税备案
新办外贸企业，第一次申报退税前，先在电子税务局完成备案。
路径：电子税务局【我要办税】→【】→【出口退（免）税备案】
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外贸企业选择免退税；生产企业选择免抵退税 -
填写企业基础信息，上传资料，线上提交即可，大多当场办结。
已经备案过的老企业，这一步跳过。
2、业务单证收集（出货之后立刻整理）
货物报关出口，结关之后：电子口岸下载报关单 XML 文件
1）需要登录中国电子口岸下载 xML 格式的报关单数据。
在左侧菜单选择：报关单查询下载 支持两种查询方式：
- 按报关单号精确查询 -
按出口日期批量查询某月数据
2、查到后直接下载，保存为 XML 加密文件。 注意：不要修改文件名，否则可能导入失败。
（2）下载解密软件：在电子税务局点击“出口货物报关单管理”，点击“报关单导入”，出现弹框“从电子口岸下载的 XML 文件，需要通过客户端工具 (下载) 解密后，进行关单导入”，点击“下载”，即可下载客户端工具 (即解密软件压缩包)。
（3）解密报关单;容户端工具下载安装运行后，插入电子口岸卡，输入口岸卡密码，选择己下载至本地电脑的 xML 格式的报关单，点击“开始解密”。
2、导入报关单（解密后）
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拿到采购增值税专用发票 -
开具出口普通发票（0 税率），按 FOB 人民币金额开具 -
收汇，留存收汇水单；无法按时收汇，要提前看视同收汇条件 - 申报退税后 15 天内完成备案单证归档
备案单证：采购合同、装货单、海运提单、货代单据等，留存备查。 税务函调的时候，第一时间就要拿出来，很多企业退税出问题，就是备案单证不全。
3、进项发票勾选，这一步千万不能选错！
电子税务局 →【我要办税】→【税务数字账户】→【发票勾选确认】→【出口退税类勾选】
外贸企业用于退税的进项专票，必须选出口退税勾选
❌千万不要选抵扣勾选，一旦勾选抵扣
这张票基本不能再用来退税，只能红冲重开，非常麻烦。
勾选完成后，提交、用途确认，等待数据同步到退税模块。
路径：电子税务局【我要办税】→【出口退税管理】→【出口退（免）税申报】→【免退税申报】→【在线申报】
Step1：报关单导入 - 也可手工录入 - 进入【出口货物报关单管理】，上传解密后的报关单 XML 文件。--导入成功后，批量补录：出口发票号、汇率。
汇率规则：出口当月第一个工作日人民币汇率，按 FOB 金额折算人民币销售额。
Step2：智能配单
点击【智能配单】，系统会自动匹配报关单和已经退税勾选的进项发票。一笔出口报关数据，匹配对应的采购进项发票，生成关联号。
重点核对三件事：商品名称、规格、数量，报关单和进项发票必须保持一致。品名差一点点，也会出疑点，是系统统自动匹配出错的；
Step3：明细采集，核对两张表
配单完成后，自动生成两张明细表
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进货明细申报表
仔细核对：商品 HS 编码、出口数量、计税金额、退税率。有错误直接在页面修改保存。
Step4：生成申报数据 + 数据自检（一定要自检！）
全部核对完毕，点击【生成申报数据】，选择申报所属期。先点【数据自检】，不要直接正式申报系统自动校验数据，弹出疑点清单。
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可忽略疑点：看提示，确认业务真实，可以跳过 -
不可忽略疑点：必须回到明细页面修改，全部处理完，再重新自检。
Step5：正式申报
自检通过，没有重大疑点，勾选这条申报数据，点击【正式申报】提交到税务局。
四 增值税申报顺序
外贸企业：
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先做进项退税勾选确认
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增值税纳税申报，出口销售额填在免税销售额栏次
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增值税申报完成之后，再提交出口退税申报
生产企业免抵退顺序：
增值税申报（填写免抵退销售额，进项税额转出）
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增值税申报成功，再提交免抵退税申报
顺序颠倒，会出现数据同步失败，申报直接报错。
五、等待审核，查询进度，国库退
提交申报后，在【我要查询】→【出口退税信息查询】，随时看审核状态。税务审核时长，看企业分类：一类企业审核快，四类企业审核周期更长。
审核通过，推送国库，税款直接退到企业对公账户。
如果审核不通过，会推送疑点通知书，按要求补充资料或者调整申报数据。
- 申报期限
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货物出口次月起，到次年 4 月 30 日前的申报期内，收齐单证申报退税，超期不能正常申报退税。 -
FOB 口径：报关单是 CIF/CFR 成交，要扣除运费保费，按 FOB 确认出口收入，很多人直接用 CIF 金额入账，造成收入错误。 -
备案单证不要等税务来查才整理，申报后 15 日内就要归档保存。遇到函调，单证不齐直接暂缓退税。 -
收汇管理：按要求收汇；符合视同收汇情形，留存全套佐证资料。 -
换汇成本异常：系统会自动校验换汇成本，过高过低都会触发疑点，提前自查。
出口退税不是简单录单，是从接单、采购、报关、收汇到单证备案的一整条业务闭环。
电子税务局线上申报简化了很多操作，但对单证一致性、业务真实性要求越来越严。
把这套流程保存下来，每次申报前过一遍，能避开 80% 的退税卡点。
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