前天有一个陌生的微信加我，标注挺有意思的“咨询老师，我要做采购，我却什么都不懂”。加微信后了解到，这个朋友是今年应届毕业生，当时以研发工程师入职，因为公司管理调整，为增加采购岗位的专业知识能力，调整一批研发工程师到采购岗位。
这个朋友没有任何采购经验，也没接触过采购相关工作，作为一个完全的职业新人，从零开始做采购，会感觉无从下手。今天我们就聊聊没有采购经验，如何快速上手。
一、采购工作基本流程
在企业的采购管理制度里面，有一个采购控制程序文件，从采购需求开始一直到入库结算，进行采购全流程的讲解，如果我们刚入职这家企业，一定要读懂这个企业的从采购需求到入库结算的管理要求是什么。
任何一个企业采购工作流程框架如下：
1)需求管理创建采购申请：
采购买什么、买多少、什么时间买到来自物料需求，物料需求来自成品需求，成品需求来自客户需求。根据客户需求确定主计划，结合BOM清单、库存等，创建采购申请。
2)供应商选择确定合作供应商：
物料采购申请创建后，开始承接谁（供应商）可以满足交付需求，就需要进行供应商的选择，首先在《合格供应商清单》中选择适合供应商，当合格供应商无法满足，就需要启动新供应商开发流程，开发适合的供应商。
3)商务谈判及合同签订：
供应商确定后，就要进行商务谈判，包含确定技术质量标准、确认交期、价格谈判，最终通过签订合同的方式或价格协议的方式进行契约式管理，如果采购批量较大且后期稳定流量采购，那还需要明确多渠道配额。
4)订单创建及下达：
有些企业采用采购合同的方式，确认采购执行，有些企业利用ERP管理工具，创建采购订单执行采购，无论哪种方式都需要供应商确认后，方可认为采购动作才开始。
5)订单执行及交付保障：
订单下达后，采购就要开始进行订单跟踪，识别供应商在订单执行中的风险，保证订单的保质、保量、准时地交付。这就是采购的重要的面子工程交付保障。前面供应商选择再好、成本再有优势，如果不能按期交付，那就对采购的评价大打折扣。
6)收货与验收
供应商到货后，仓储就需要根据采购订单、供应商发货单核对实物，保证两单一物保持一致后，进行收货处理，然后通知来料检验部门，进行产品检验。检验合格后，仓储方可办理入库手续。检验不合格，通知采购办理退换货或者让步接收手续。
7)发票校验及结算管理：
采购订单完成入库手续办理后，供应商按照合格入库数量开具发票，财务部门按照供应商提供的发票、仓储提供的入库单、采购提供的采购订单，进行三单核对发票校验和应收账目处理，若出现数据不一致，重新核对调整后办理应收账款处理，财务部门按照采购合同约定付款周期，到期支付货款。
到此就形成了采购工作全流程。
二、采购从什么岗位开始上路
当我们知道采购工作全流程，那么我们从那里开始入手采购工作？
最佳的工作肯定是从采购订单跟踪开始，因为采购都是围绕准时交付、成本有效开展，采购订单跟踪是其中最基础，也是最为关键的环节。
1)采购跟单工作是同供应商建立最基础的关系开始，也是学习谈判的基础
在订单跟踪过程中，采购小白很容易学会同供应商建立良好的沟通。很多情况下采购与供应商是远程微信、电话等沟通方式，缓解采购小白第一次面对陌生人的尴尬局面，克服面对陌生人的胆怯心理，可以大胆提出自己的要求，不管是大声说出来还是文字传递，让采购小白快速适应谈判的场景，在同供应商沟通的过程中，供应商提出不同的反馈意见，也能不胆怯地力争自己的利益，同供应商沟通过程是采购小白必须要经历，且不可回避的过程。
2)在采购订单跟踪过程中，知晓采购申请创建的规则
在订单跟踪过程中，采购小白能够学习到采购申请怎么产生，采购计划的合理性对供应商的影响有多关键。很多人没有从采购订单跟踪开始做起，不理解销售需求对采购计划的影响，同供应商沟通采购周期压缩、库存控制的时候，说不清采购计划为什么会是这样。也就没有对应的话术提醒供应商对准时交付的要求。在后续和供应商谈判的过程中，不知道企业的排产计划、年度预测需求，是没有办法和供应商进行深入地沟通。
3)跟踪采购订单知晓供应商生产工艺流程，为成本核算打基础
在订单跟踪过程中。要知道供应商的生产工艺流程，才能知道供应商的整个生产周期，在这个过程中也知道供应商的有哪些加工工序，而这些也是同供应商进行成本核算的基础，只有知道产品怎么做出来，才能把成本核算清楚。
三、在工作中学习岗位技能
作为刚入职的采购小白，学习分两个层面：
一个是基础知识：
1)产品知识：要熟悉企业的产品是什么，产品怎么生产出来，采购要购买的物料又是什么，他们是怎么制造出来。熟悉产品的加工过程，了解采购的物料在产品中的作用是什么，知道其关键程度。熟悉物料的加工过程，知道所购物料的生产周期、加工难易程度。
2)采购制度及流程：采购制度是很好的采购作业文件，告诉我们从事采购工作要做哪些事，怎么做，哪些不能做。从新供应商的准入到退出的全生命周期管理，从定价到配额的成本控制管理制度。从需求到入库结算的采购控制程序文件等等。
3)办公工具及软件操作能力：办公软件诸如EXL、WORD等工作中的应用。表格的应用能力在采购尤为重要，这是重点提升的办公软件能力。现在很多企业都采用ERP办公，那么ERP操作就尤为重要，需要学会ERP供应链管理模块相应的操作命令，才能保证工作正常开展。
另一方面是岗位技能学习：
1)交付管理：也就是我们所说的采购订单跟踪，交付风险识别就是交付管理的重点，从供应商接到订单开始，实施全过程风险识别，从供应商的排产计划开始，跟踪供应商原材料采购、零件加工、装配、验收、物流等环节，这就需要我们具备熟悉供应商生产的技能，也就是说熟悉企业的运营全过程，懂产能分析，发现供应商产能瓶颈点在哪里，懂质量管理知识，知道质量控制的重点和质量改善的核心，还要懂得供应商物流路线的规划，可以降低物流过程的风险。
2)计划管理：采购订单来自需求计划，需求计划来自于市场、来自客户的需求，这个环节，同时，需求计划制订要结合销售预测和历史销量，通过大数据分析，结合未来，确定驱动计划，驱动生产和采购，这个环节，我们需要的技能，能够有统计学和数据分析的能力，各种数据分析工具一定要熟知，同时，还要有很强的逻辑思维，能够综合识别外部因素变化对需求变化的影响，还有很强的计划管理能力，能够根据外部的变化，识别调整采购计划。
3)成本管理：我们要同供应商进行采购价格制订，就要懂成本分析，通过成本分析才能知道影响成本的主要因素，例如芯片、电子产品，其成本中研发占比较高，随着采购量增加可以大幅降低分摊，对于一些低附加值产品，其采购成本占比会比较高达到40%～70%，这个时候，就要学会功能分析，确定功能和成本之间的关系，通过调整功能，降低采购成本。通过成本分析，我们可以知道成本多少，但是实际采购成本受制于供求关系影响，采购价格会有很大差异，同时，虽然我们可以算出成本，但是不知道供应商最低成本，这个时候就要有很强的谈判技巧，通过谈判知道供应商的最低成本，找到谈判突破口，获得最优的采购价格。
4)供应商管理：这是采购最难的工作，因为优秀的供应商管理，可以帮助企业实现轻资产运作，提高企业资产收益率，实现产能快速提升，实现企业快速扩张，利用供应商的技术、专利、产能、品质、品牌，增加产品的附加值，提高企业竞争力。但是，前提如何让供应商同企业建立战略关系，共同发展市场，让供应商成为企业的延伸，就成为供应商管理的难点。要想达到以上目标，就需要战略眼光开发适合的供应商，能够站在企业战略角度，同供应商建立战略合作关系，要具备大格局，让供应商认可企业。
以上四个技能，我是按照难易程度和职业通道陆续分享。所以，采购小伙伴不要急于掌握成本管理和供应商管理能力，有些事情是水到渠成的事情，有些事情是需要工作经验的积累。
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