作者：盈天人力资源公司 — 白乙伶 Elaine
“员工的工作签证是公司办理的，护照是不是应该由公司统一保管？”
“员工自己签了护照保管同意书，公司是不是就可以一直放着？”
“员工突然离职，公司担心他直接离境，能不能先不还护照？”
在阿联酋，不少企业在员工入职后，仍然有统一保管护照的习惯。企业的考虑通常也很现实：方便办理签证和身份手续、防止证件丢失，或者担心员工突然离职、失联，影响后续交接。
但护照并不是普通的员工资料。对于企业来说，真正需要区分的不是“公司能不能碰员工护照”，而是：什么情况下可以因实际需要临时接收，什么情况下已经变成了长期扣留。
先说结论：原则上，公司不能强制扣留员工护照，也不能因为员工没有完成离职交接、存在欠款、未完成通知期等原因，拒绝将护照归还员工。因签证、居留等实际手续需要临时使用护照，与长期保管员工护照，是两回事。
01
公司办了签证，
也不意味着可以保管员工护照
根据阿联酋《劳动关系监管联邦法令》第 13 条，雇主不得扣留员工的官方证件。阿联酋人力资源与酋长国化部（MOHRE）的相关官方材料也明确说明，护照属于员工个人证件，雇主不得扣押。
这意味着，即使工作签证由公司担保和办理，即使招聘、签证等费用由公司承担，护照本身仍然属于员工个人。
因此，公司不能简单地认为：“签证是我办的，所以护照应该放在公司。”
同样，公司内部规定要求“所有员工统一上交护照”，也不能当然成为长期持有护照的依据。判断一项安排是否真正属于“保管”，关键不只是公司有没有让员工签字，而要看员工能不能在提出要求时，自由、及时地取回自己的护照。
如果员工想拿回护照，还需要向管理层说明理由、等待批准，或者只有休假、出境时才能领取，那么这种管理方式的风险就会明显增加。
02
哪些情况下，
公司可以暂时持有护照？
企业并不是任何时候都不能接触员工护照。
实际工作中，主要存在两类比较常见的情况。
第一种，是员工主动要求公司帮助保管。例如员工住在宿舍，担心护照丢失，希望 HR 放在保险柜里。这种情况与企业强制统一收取有所不同。
但“员工自愿”不能只体现在一张同意书上。更重要的是，这项安排应当可以随时撤回。员工提出领取时，公司不能把离职交接、欠款、部门负责人批准等事项作为返还条件，也不能要求员工领取后必须再次交回。
第二种，是办理签证、居留身份、续签或取消等手续时，实际需要使用护照原件。
这种情况下，公司可以因办理具体手续临时接收护照。但比较稳妥的做法是，明确告诉员工收取原因，记录接收日期、经办人员和护照信息，并在手续完成后及时返还，由员工签字确认。
如果某项手续只需要护照扫描件，就没有必要长期保存原件。“办理签证需要”不能变成全年统一保管护照的理由。
03
员工突然离职、欠款或者没交接，
公司能先扣住护照吗？
这是企业最容易产生误区的地方。
员工突然不来上班、没有完成 Notice Period（通知期），甚至带着公司电脑离开；或者员工与公司之间确实存在借款、培训费用、赔偿等争议。站在企业角度，担心员工直接离境很正常。
但这些问题，与护照是否应该归还，应当分开处理。
例如，员工未完成通知期，公司可以根据劳动合同和实际情况处理相应责任；员工长期不到岗，可以按照内部流程发送返岗通知或处理考勤问题；涉及劳动争议，可以通过 MOHRE 等合法程序处理；员工尚未归还电脑、门禁卡等公司资产，也可以通过离职交接和追偿程序解决。
如果确实存在员工欠款，还需要进一步确认欠款依据、双方是否有书面记录，以及相关扣除和追偿方式是否合法。
但无论属于哪一种情况，都不宜把员工护照当成要求其继续工作、完成交接或支付费用的“抵押物”。
换句话说，员工有没有履行劳动合同义务，和公司要不要返还护照，是两个不同的问题。
04
员工要求取回护照，
HR 应该怎么处理？
如果员工通过邮件、WhatsApp 或者书面方式要求取回护照，企业首先应确认原件目前在哪里，是由 HR、PRO、签证代理机构还是其他人员保管。
如果护照正在用于实际的签证或身份手续，可以向员工说明正在办理什么事项、什么时候提交，以及预计什么时候可以返还。
手续完成后，应尽快将护照原件交还员工本人，并做好领取记录。
对于企业日常档案管理来说，很多情况下真正需要长期保存的是员工护照的必要复印件或扫描件，而不是护照原件。当然，相关资料的保存还应结合个人信息保护和企业内部数据管理要求进行。
MOHRE 相关官方材料也指出，如果雇主扣押员工护照或其他官方文件，员工可以提出劳动投诉，也可以向有关司法部门寻求处理。
因此，与其等员工提出投诉后再处理，不如在企业内部一开始就把护照管理流程做清楚。
05
企业真正需要建立的是
证件管理流程
对于在阿联酋经营的企业来说，更稳妥的做法，是原则上不要把“统一保管员工护照原件”作为日常 HR 制度。
入职时，根据签证和员工档案需要收集必要资料；实际办理手续需要原件时，再临时接收，并做好用途、经办人、接收和返还记录。
同时，企业也需要让 HR、PRO 和业务负责人形成统一认识：护照不能被用来解决员工离职、欠款、旷工或者资产交接问题。
这些风险真正应该通过劳动合同、考勤制度、通知期安排、员工手册、签证流程和离职交接机制来管理。
企业越早把这些流程建立起来，越不需要依赖“把护照留在公司”这种看似直接、实际风险更高的管理方式。
员工护照问题看起来只是一个证件管理细节，背后反映的其实是企业在阿联酋的人力资源管理是否已经完成从“经验管理”到“制度管理”的转变。
盈天人力资源可结合企业实际用工情况，为在阿联酋经营的企业提供员工证件管理、入离职流程、员工手册、签证与人事流程衔接以及劳动争议等方面的人力资源支持，帮助企业建立更清晰、可执行的用工管理机制。
*本文仅作一般信息分享，不构成针对具体个案的法律意见。不同企业所在自由区、司法管辖区及具体用工情况可能存在差异，如涉及实际劳动争议或证件扣留问题，建议结合具体情况咨询专业人士。
