任何规模较大的采购组织都会指出，有效的供应链管理对其公司的整体健康乃至生存至关重要。他们会进行严格的筛选流程以确保选择正确的供应商。理想情况下，这些供应商不仅应提供满足客户需求的产品和服务，还应参与简化的“从发票到现金”流程，从而减少或消除客户不必要的 manual 操作。
理解应收账款流程
拥有数万家供应商的采购组织通常依赖历史分析数据来更好地了解其供应商。这种了解有望带来更明智的决策和更有效的采购，但在预测供应商如何处理其应收账款(AR) 流程时，并不可靠。
为何了解供应商的 AR 流程对买家至关重要？因为供应商提交发票的方式直接影响采购组织的流程。尽管买家经常实施新的技术以简化流程并更高效地向供应商付款，但许多供应商却不愿实施类似的技术来优化最终会影响买家的流程。简而言之，供应商表示希望在发票和付款领域享受自动化和电子化的红利，但却抗拒放弃他们已依赖的纸质文件。
500 家供应商组织偏好的方式
为了说明这一困境，相关调研向近 500 家不同行业和收入规模的供应商组织询问了他们向客户提交发票所使用的方法。大多数供应商（78%）表示通过电子邮件提交发票，而 76% 通过纸质方式提交。使用电子方法（如电子数据交换 EDI 或第三方电子发票网络）的比例要小得多——分别为 38% 和 24%。
虽然这些数字表面上看可能并不令人担忧，但同一批供应商还被要求指出提交发票最重要的方面。几乎所有受访者（90%）表示，更快收到款项是最重要的；80% 的人认为发票更快送达很重要；78% 的受访者认为确认客户已收到发票很重要。值得注意的是，供应商声称希望获得电子化和自动化带来的好处，但大多数人仍然使用无法促进这些好处的方法。
当询问供应商目前如何收款以及他们偏好如何收款时，也体现了这一点。绝大多数（87%）表示目前通过纸质支票收款，而 72% 表示通过自动清算中心 (ACH) 收款。当被问及他们偏好如何收款时，只有 26% 表示偏好纸质支票，而 59% 偏好 ACH 收款。
坚持使用纸质
当供应商就为何偏好接收纸质支票以及为何偏好 ACH 付款提供书面回复时，进一步说明了这种脱节。供应商表示他们偏好纸质支票是因为“我们一直就是这样做的”，源于传统价值观，或者因为有银行快递员，他们认为支票更容易处理，亦或是尚未设置好接收其他方式的条件。
供应商表示他们偏好 ACH 付款，因为付款clear 迅速且负担得起、更简单快捷；资金到账更快；从现金流角度看效率更高；并且出现错误或丢失付款的可能性较小，且有更好的付款记录。
那么，采购组织该怎么做呢？尤其是当他们希望将供应商转向电子化和自动化的发票及付款方式，而这些供应商却不愿过渡时？
第一步不仅仅是认识到这种脱节的存在，还要理解其成因。虽然许多供应商组织愿意过渡到电子化和自动化，但有太多人固守那些根植于 20th-century 流程的方法。供应商组织中的许多专业人士习惯于按既有的方式做事，并对变革持抵触态度。
买家与供应商之间的协同效应
因此，采购组织必须采取全面、分层的方法来推动供应商采用新技术和更简化的流程。与其在三个月到六个月的窗口期内，用单一的一刀切方式推出让供应商过渡到新流程的计划，采购组织必须确定三到五个阶段，逐步引导这些供应商适应。对于那些舒适度建立在数十年基础上的供应商来说，在三个月到六个月内完成过渡可能是不现实的。
如果采购组织采取全面的方法，并缓慢地将这些供应商带入 21st世纪，他们的组织最终将受益于简化的流程、更高的效率和更健康的现金流。