虽然清理应付账款流程可能并不光鲜亮丽，但这是一项必须完成且需定期执行的任务。只需付出恰当的努力，这六条技巧和窍门就能让你的应付账款流程迅速焕然一新。
所有发票的唯一入口。发票录入可以说是应付账款流程中最关键的部分。毕竟，如果你不知道欠供应商多少钱，就无法向他们付款。从加快付款速度到减少欺诈，单一入口为应付账款部门带来了深远的好处。
然而，推动实现单一发票录入点需要划清界限。首先，创建一个专门的仅用于接收发票的电子邮件地址。确保供应商知晓这一协议变更，并通过提醒供应商向任何其他地址发送的邮件将不予付款来开始严格执行。毕竟，金钱既可以作为胡萝卜（奖励），也可以作为大棒（惩罚）。对于那些对技术持抵触态度的供应商，可以用虚拟传真号码替换应付账款部门的传真号码，该虚拟号码会自动将传真转换为电子邮件。
同样，这一切说起来容易做起来难——尤其是考虑到你与供应商协议合同中可能存在的任何限制。什么？你还没有更新你的供应商协议？
更新供应商协议合同。养成经常检查这一重要合同的习惯。要从应付账款中获得最佳绩效，唯一的方法是不依赖克林顿政府时期制定的规则——你不希望用基于旧技术的规则来阻碍应付账款工作。
例如，规定支票开具频率的规则可能源于邮政运输时间——这一规则不应适用于电子支付。如果存在这类规则，你可以确信应付账款员工会严格按照这些规定执行——等到最后一天才付款，“因为一直就是这样做的。”这种规则的固化可能会抑制折扣并扼杀效率。
每份 W9 表格对应一份 1099 表格——反之亦然。“这是一个一次性低成本供应商，我不需要他们的 W9 表格。”这样的说法在应收或采购部门被说过多少次，结果却在季末时手忙脚乱地寻找关键的税务信息？
永远不要认为某个微不足道的供应商不会达到美国国税局（IRS）为 1099 表格设定的 600 美元门槛。无论是一人经营的小店还是大型公司，始终应从每一位供应商处收集相关的税务信息。
这是一个实例，其中应付账款合规流程应影响其他部门的政策；坚持要求每位供应商提供 W-9 表格——这会使在年底前开具 1099 表格变得更加容易。
将一次性付款限制为卡支付。无论你怎么尝试，总会遇到无法依赖标准流程的一次性情况。这是可以预见的。然而，在支付供应商款项时，应坚持通过卡进行一次性付款。或者，如果供应商无法通过卡处理发票，则使用 ACH（自动清算所）——但绝不要使用纸质支票。
卡交易的稳健特性使应付账款部门能够快速向供应商付款，并消除了繁琐的对账后续工作。此外，通过卡发送的发票付款比传统支票更快地到达供应商账户。
定期清理您的 MV F。我们发现自己不得不反复强调这一点时间和时间再次——清理您的主供应商文件（MVF）。因此，维护 MVF 应成为我们的首要建议。应付账款（AP）人员应移除任何不活跃的供应商。不活跃供应商是指超过三个月、六个月或十二个月未收到付款的任何供应商。定期执行此操作将逐步淘汰陈旧的供应商。正是这种持续且重复的 MVF 维护工作，大多数 AP 人员未能做到——这可能会引入欺诈并损害供应商关系。
实现无纸化——消除应付账款中的纸质发票和支票。我们在上述建议中一直在围绕这一点打转，所以让我们明确地说出来：任何应付账款部门的首要建议是实现无纸化。同样，这也比说起来更难做到。
最好采取小步骤向无纸化应付流程迈进。目标是每个季度将百分之三的供应商转换为无纸化支付（或您想要的任何百分比）。最终目标是零纸质支付。正如人们所说：“瞄准月亮，即使你错过了，你也会落在群星之中。”