我在银行和两家金融科技公司从事销售工作。当涉及到支付时，金融科技公司与银行之间存在明显的差异：银行将企业支付视为一种产品，而金融科技公司则将其视为需要优化的流程。
这究竟意味着什么？“优化”是一个我们频繁使用的术语，通常与成本或流程相关。成本相对容易优化，因为它们易于观察和衡量，商业论证也较为简单。
然而，为流程优化提供论证则困难得多，因为成本是隐性的且难以衡量。当我们对某项流程的运行越来越熟练时，往往不再意识到该流程实际上有多复杂。既然现有方式有效，我们就继续以相同的方式操作。即便考虑优化，我们也通常只关注流程的某些环节，看能否使其更快或更便宜。但在此过程中，我们经常忽视那些能够彻底改变甚至消除部分或全部流程的新兴技术。
严重的影响
例如，智能手机已经彻底改变并淘汰了闹钟、收音机、固定电话、纸质日历、相机、功能手机等设备的使用。这些旧设备仍然“能工作”，但当你可以拥有一部具备所有这些功能的智能手机时，为何还要保留这么多不同的设备和流程呢？
很少有人会努力计算通过切换到将所有功能集成在一个便携设备中的智能手机来节省多少时间和金钱。你需要汇总硬性成本，将每个流程分解为其组成部分，然后为你在每个流程上花费的时间赋予价值。没有人会这样做，因为如今几乎所有人都意识到，智能手机提供了一种更快、更轻松、更便捷的方式来处理事务。但这正是你为了论证改变业务流程所必须做的事情。
要为优化 B2B 支付流程提供论证，你需要评估三个关键领域：
交易成本。这看起来相当直接：发送 ACH 转账或电汇的成本是多少？打印支票并邮寄的成本又是多少？此成本包括交易费用、支票用纸、信封和邮票。但交付标准或升级的付款信息、PositivePay、退票以及调查丢失或错误的 ACH 付款可能会产生额外费用。在构建您的商业案例时，请务必考虑所有这些因素。
返利。这看起来也很直接：您能在卡上获得多少支出，以及这可能带来多少返利？但其中存在一些细微差别。首先，并非所有返利都一样——它们在规则和支付百分比方面各不相同。有些返利在您达到特定门槛后才会生效，而另一些则按月、按年或每半年支付，您还必须考虑资金的时间价值。如果您不选择每日或每周结清余额，返利金额可能会减少。此外还有像 Level 2 和 Level 3 处理以及大额收费这样的例外情况。我建议回顾过去几年的数据，看看您实际获得的收益与您在销售推介中记得的收益有何不同。它们往往大相径庭。
运营效率。这是您容易陷入复杂细节的地方，但也是您可以真正转型业务的地方。让我们来看看支付流程的所有组成部分：
- 为供应商启用电子支付。您的市场进入策略是什么样的？是电话呼叫还是邮件营销？您的应付账款团队是否参与？您的采购团队呢？有多少供应商接受信用卡或 ACH？谁负责收集、录入和更新银行信息？这些信息如何保障安全？
- 创建用于传输的付款文件。IT 需要处理和测试多少种不同的文件格式？您多久发送一次？整个过程需要多长时间？由谁负责？审批流程是内置于系统中的吗？还是手动且基于纸质文件的？
- 在支票上收集实体签名。涉及多少人？他们花费多少时间？他们的时薪是多少？
- 发送付款通知。是装在信封里邮寄吗？还是通过电子邮件发送？是自动化的，还是需要创建、保存到桌面并手动发送？
- 接听关于付款的咨询电话。每发送 100 笔付款，会接到多少通电话？平均处理请求需要多长时间？涉及哪些人员，他们的时薪是多少？
- 追踪并重新发放丢失或错误的付款。每发送 100 笔付款，错误率是多少？谁负责纠正错误，平均需要多长时间，他们的时薪是多少？
- 提前付款折扣。您能够利用供应商提供的条款的频率是多少？由于付款流程导致错失机会而产生的收入损失是多少？
- 逾期付款。有多少笔付款逾期？您支付的滞纳金是多少？付款延迟对您的折扣和供应商关系有何影响？
- 更新供应商银行信息和付款信息。根据内部数据，供应商大约每四年更改一次银行账户设置，这意味着您每年需要更新 25% 的供应商信息。但在当今时代，您不能仅仅接受供应商的更新请求而不加核实。您必须验证这些请求，以确保不是欺诈或网络钓鱼。由谁处理这些验证工作？需要多长时间？薪酬如何？您是否有针对欺诈性付款的责任保险？历史上欺诈给您的业务造成了多少损失？
- 未兑付支票和未刷卡交易。这是指跟进未兑现的支票或未刷卡的卡支付，并重新发放和/或在会计系统中进行对账所花费的时间。
所有这些加起来总共是多少？很少有组织真正清楚这一点。虽然有一些关于开具支票成本和处理发票成本的基准研究，但最近的研究大多没有考虑从供应商启用到付款完成对账的整个流程。
流程和子流程
之所以缺乏那些详细的研究，是因为很难确定应付账款（AP）团队在完成付款所需的所有流程和子流程上花费了多少时间。这些任务时间通常分散在团队成员之间，难以准确衡量。
例如，在应收账款中，有专门只负责现金应用（cash application）的员工。因此，如果您将现金应用流程的效率提高 70%，并且团队人数为 10 人，那么很容易计算出节省金额，并重新分配 6 或 7 名员工。这相当直接明了。
而在应付账款方面则困难得多。对于大多数公司而言，应付账款部门中没有哪个角色专门只负责处理错误、供应商启用、接听咨询电话或未兑付支票事务。团队成员需要从其他职责中抽调出来以覆盖这些任务。我甚至见过团队在周五支票发放期间从生产车间抽调员工来装信封。要充分量化投入在这些环节中的时间已经很难，更不用说理解所有汇入付款流程的成本了。而且，如果您认为当前方法有效且没有其他可行的替代方案，您又何必去探究呢？
金融科技领域的顿悟时刻
有更好的方法。在过去十年中，金融科技公司一直在稳步优化 B2B 付款流程。付款自动化提供商现在可以为所有类型的付款提供单一界面，从而消除了使用多个付款文件的需求。
一些公司使用云网络以安全、可扩展的方式处理供应商启用和信息管理，将这些任务从应付账款团队的工作中剥离出来。甚至在后台处理付款，包括接听来电和解决错误。
技术与服务的结合彻底改变了这一流程，消除了一些应付账款中最耗时且低效的任务，并将员工时间释放出来用于更高价值的工作。
这就是金融科技的优势所在。技术公司正稳步而坚定地审视碎片化的金融服务格局，并找到将流程整合起来的方法，用简单的几次点击取代复杂、重复且无附加值的手工操作。要真正优化企业支付，你不能只关注邮票和信封，而应考虑整个支付旅程。只有这样，你才能真正理解眼前巨大的优化机遇。
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本文作者拥有长达 16 年的销售和领导力经验，曾在多家知名金融机构任职。在企业支付领域，她致力于为企业和其他大型组织提供可扩展的支付解决方案，并曾获得多项荣誉，包括年度及季度销售代表奖，以及多次总裁奖。