当今的企业在努力与供应商协商最佳条款方面投入巨大精力。采购团队通常会花费数周甚至数月时间，就合同条款和批量折扣反复沟通，以争取最大的性价比。
然而，这些节省下来的成本往往未能实现。供应商在开具发票时可能会忽视已协商的条款，而应付账款（AP）团队面对海量发票且付款时间紧迫，只能抽样检查部分交易，并仅进行基本的 2 或 3 方匹配（数量、价格和订单）。这不可避免地导致许多昂贵的发票问题被遗漏——包括发票条款与合同不符、未应用的折扣、完全虚假的收费等。
优化您的应付账款流程看似是一项艰巨的任务，但实际上比想象中更容易，且值得付出努力。根据国际合同与商业管理协会（IACCM）的数据，致力于加强发票支付控制的公司，其回报率可达发票价值的 4% 以上。
即使您已准备好改进应付账款流程，仍有一个棘手的问题存在：具体该如何操作？在过去，必须雇佣更多人员来逐一检查每笔交易。但如今，技术可以为超负荷的应付账款团队提供关键且具成本效益的支持。
人工智能（AI）在商业环境中的应用日益普遍。据德勤调查，近 90% 的公司计划在 2019 年增加 AI 支出。然而，对于某些人来说，实际使用 AI 的想法可能显得有些不太现实。尽管越来越多的企业正在自动化处理应付账款流程，但仍有 30% 的企业依赖手工发票处理。
如果您已在工作流程中实施了其他技术，AI 可以无缝融入其中。基于 AI 的支出自动化软件可与现有的费用管理、发票自动化、合同管理和 ERP 系统集成，从而增强而非破坏您现有的工作模式。
8 种常见（且昂贵）的发票问题
以下是 AI 驱动解决方案可帮助您的团队在支出审计过程中避免的一些问题：
1. 欺诈性发票：在发票欺诈方面，只要你能想到的，骗子们很可能已经尝试过：从虚增金额的发票、完全捏造的收费、空壳公司到冒充供应商等。
然而，祸患常常来自内部。美国注册舞弊审查师协会（ACFE）发现，2018 年员工对雇主实施的职务欺诈（职业欺诈）造成的总损失超过 70 亿美元。具有合规功能的 AI 系统可以识别与欺诈相关的常见风险因素，使您的团队有机会在付款前手动审核这些发票。
2. 重复发票：据 AuditNet 称，平均每家公司的发票中有高达 2% 是重复的。这看起来似乎是一个相对较小的数字，但对于每年在业务活动上支出数百万甚至数十亿的企业来说，这一比例绝非微不足道。
有些供应商可能会故意重复收费，但大多数情况下，重复发票是由于失误造成的（毕竟，供应商的财务团队也忙得不可开交）。虽然一些发票自动化系统试图捕捉这些重复收费，但它们通常只有在发票编号相同或总金额完全一致的情况下才能成功——而这并不总是成立，特别是当有人在幕后操纵时。
3. 缺失的折扣：您为批量折扣付出了巨大努力，但您多久检查一次发票以确保这些折扣已应用？基于 AI 的系统通常可以自动比较合同条款和发票条款，确保您不会错过早期付款折扣、忠诚度折扣或数量折扣。如果有任何缺失的折扣，系统将通知您，以便您在付款前纠正情况。如果是早期付款折扣，该软件会提醒您优先处理该发票，以便有充足的时间完成付款。
4. 服务水平不匹配：您订阅的是标准套餐，但却被收取高级套餐的费用。这种类型的错配在您每月收到的海量发票中很容易被忽略。
正确的 AI 解决方案可以将合同中约定的服务水平与您收到的每张发票进行比较，确保此类 costly 问题不会被忽视。对于实物商品，它可以通过将运输文件与库存系统进行双重核对，确保您在付款前收到所有计费物品。
5. 重复付款：重复付款可能是由于供应商提交了重复发票所致，但问题也可能源于您自己的团队。会计系统出于各种原因暂停发票处理，例如需要进一步审批或匹配失败。在许多情况下，员工可能会介入以手动支付发票（为了满足截止日期、因为被供应商催促或不想损害关系）。与此同时，发票仍在您的系统中，当暂停状态后来解除时，它会被再次处理和支付……
这是大多数公司从未意识到的支出泄漏来源之一。基于 AI 的系统会不断交叉核对发票和付款，并在发出付款之前标记任何重复付款，确保资金不会流出大门。
6. 过高定价：跟踪您的企业所需的各种服务和产品的市场费率既困难又耗时。AI 可以定期将您当前的成本与数千个其他来源进行比较，以确定您的发票是否反映了所提供商品或服务的市场费率。它还可以标记价格超过市场费率的个别发票。
知识就是力量，这些信息有助于您的企业与现有供应商更有效地谈判，或者如果有机会在不牺牲质量的情况下降低成本，则寻找新的供应商。
7. 不满意的工作成果：在聘请承包商时，有时很难理解和评估他们是否履行了约定的职责，如专业服务和技术服务。基于 AI 的工具可以摄入几乎无限的数据，构建什么是满意工作成果的画像——例如 Slack 或电子邮件中的常规活动——并突出显示典型模式的变更。这有助于您验证您是否为承包商提供的产品公平付费。
8. 软件过度付费：您购买了七个软件席位许可证，但只使用了三个？组织在没有意识到的情况下为软件许可证过度付费的情况并不少见。基于 AI 的软件会监控您组织的软件使用情况，并将其与月度发票上的费用进行比较，以帮助提醒您可能存在的节省机会。
AI 如何提供帮助
实施一流的 AI 解决方案可以支持一致的流程，并增加额外的审查层。这些解决方案使得在付款前自动且近乎即时地审计 100% 的发票支出成为可能，检查系统中的每张发票是否存在风险因素，并将最高风险的项目标记出来供您的团队审核。这将帮助您的团队提前发现问题和潜在的支出泄漏，而不是事后试图追回损失。
以下是考虑采用 AI 解决方案进行应付账款支出管理的关键要求：
100% 预付审计。使用 AI 在报销前自动审计 100% 的发票。
理解文档。即时扫描每张发票的每一行，以理解收费并追踪正确的支出类别。
用智能丰富数据。检查在线来源，以识别类似商品和服务的更优价格。
评估并优化风险。标记可疑地址或账单变更以避免欺诈。发现来自其他发票、其他发票系统或费用的重复收费。
简化流程。集成到现有的应付账款自动化系统中，实时审计每张发票，以发现错误、浪费和欺诈行为。
结论
最好的 AI 软件可以帮助您的团队重新掌控您的支出通过检查每一笔交易来识别管道中的高风险发票——节省时间、简化流程，并最终减少支出泄漏。
如果您的应付账款团队在寻找问题支出方面感觉永无止境，您并不孤单——但这并非不可避免。人工智能已经改变了现代财务团队的范式，使他们能够更好地了解其应付账款流程，并有足够的时间解决最高风险的问题。AI 不仅可以改变财务团队的运作方式，还可以通过一致且提前发现问题来为企业节省资金。通过实施领先的 AI 解决方案，您的团队可以审计 100% 的支出，确保每张发票都符合合同条款，并确保您获得所有应得的节约机会——同时按时支付账单。