贵公司采取了哪些预防措施来防止重复支出？大多数现代发票自动化系统可以检测具有相同发票号码或相同金额的两张发票，并阻止看似重复的付款。但这无法发现发票号码中的拼写错误、费用系统和应付账款系统之间的重复，以及其他您可能未曾考虑到的情况。
人工智能可以提供帮助。在重复支出方面，人工智能采取更广阔的视角，审视所有后台系统，识别多笔付款中的重复支出等。
通过利用您支出系统中的结构化数据以及发票和收据中的非结构化数据，您可以轻松识别重复项。
以下是九种只有人工智能才能发现的重复类型。
1. 手动输入错误
发票流程通常依赖手动数据录入，容易出错。员工可能会将字母"O"误输为数字"0"，或将"SEPT"误输为"SEP"。这类重复是常见且可预防的，但传统发票系统无法捕捉。人工智能可以发现发票号码或日期中通常在发票自动化系统中被忽略的手动输入错误，并将其标记以供审查。
2. 不同的供应商部门
贵公司可能与多个供应商部门开展业务。这些名称可能在您的供应商主数据列表中单独列出，因此如果您收到来自这些实体的相同发票，您的应付账款自动化系统可能无法检测到。人工智能可以标记来自供应商总部和国际部门的相同交付物的重复发票。
3. 不同的公司内部部门
与上述示例类似，贵公司内部的各个部门也可能造成混淆。公司内的每个部门可能有自己的应付账款组织和审批流程，并且不知道另一部门是否已收到并支付了该发票。人工智能可以标记发送给不同部门的相同交付物的重复发票。
4. 重叠或累计
例如，供应商可能发送几张发票，然后在季度末发送一张累计发票，比如三张金额不同的单独发票（分别为 8,500 美元、4,000 美元和 13,200 美元），然后是一张季度末发票，金额为 25,700 美元。传统发票系统可能无法发现这种情况，但人工智能会将这些发票标记以供审查。
5. 行级
应付账款自动化系统可能不会从发票中提取行明细。人工智能将在行级检查重复项，并发现例如同一服务包含在两张单独的发票中。
6. 不同的应付账款系统
由于公司合并，您可能拥有多个后台系统。当重复发票进入不同的系统时，贵公司可能永远不会知道。人工智能与多个发票自动化系统集成，无论发票位于哪个系统，都会标记重复项。
7. 跨系统的重复支出
贵公司可能无法在其发票自动化系统和费用系统之间实现可见性，导致如果同一服务通过差旅和费用报销提交，又通过应付账款提交，您会支付两次。人工智能会标记这种情况，以防止重复付款。
8. 两名不同员工提交的重复费用索赔
这可能是失误，也可能是员工知道费用报告没有交叉参考（特别是如果他们有不同的经理，或者属于两个不同的部门）。无论原因如何，人工智能都可以交叉引用任何部门的费用报告，并在两份不同的报告中发现相同的收据时进行标记。
9. 同一份报告中的重复费用索赔
长途出差后，所有收据可能看起来都一样，员工可能会在同一份费用报告中意外提交两次相同的费用。人工智能查看单个行项目，并标记任何重复项。
人工智能如何提供帮助
重复项可以采取多种形式，在人工审核过程中难以发现。为了获得对其业务支出的可见性，许多公司已采用人工智能，实现对费用和发票的 100% 可见性。自动化审计流程的公司能够发现错误、欺诈和不合规支出——付款。
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