尽管存在大量反对在企业中使用纸质支票的理由，主要是因为它们给应付账款部门带来沉重负担，但支票支付仍然普遍存在。其原因是支票易于发起且被广泛接受——尽管这一情况正在发生变化。
在相对新兴的支付自动化兴起之前，通过电子方式向客户的供应商付款需要巨大的支持工作，同时还要解决数据存储和维护流程的问题。但还有一个隐藏的原因：支票便于应收账款（AR）部门存入和核对。
在罕见的商业支付支持举措中，银行纷纷为其大型客户提供锁箱服务——通常免费——以推销其他类型的服务。在这些场景中，锁箱服务商接收邮寄的支票并将其存入客户账户。然后，他们从支票存根中提取汇款数据（例如发票号、采购订单号、付款金额），并为每张收到的支票创建聚合数据的数字对账文件。
映射、对账、完成
为了让这一流程顺利运行，必须进行初步的文件映射，以便将数据传输到客户的 ERP 系统。完成后，对账文件会通过电子邮件或安全文件传输协议（FTP）发送给 AR 团队。AR 必须提取该文件并对其进行对账处理。偶尔可能会有某些项目因发票号或账号错误而无法过账，但现在你只需处理例外情况，而不是逐笔处理每笔付款。这并非真正的数字化流程，因为锁箱服务商仍需手动处理支票并进行数据录入，但从 AR 的角度来看，其效果几乎等同于自动化。
与 ACH（自动清算中心）、卡和电汇支付的对账流程相比，如果你曾在应收账款岗位工作过，你就会知道电子支付带来的海量电子邮件令人应接不暇。对账文件没有统一格式；有的以 PDF 附件形式提供，有的直接嵌入邮件正文。所有必要信息可能集中在一处，也可能只提供一个截断的数字，并要求你登录在线门户获取剩余数据。有些客户甚至不为 ACH 或电汇支付提供汇款信息，迫使 AR 团队在 ERP 系统中匹配银行对账单。
为什么 AR 更偏好支票
文件格式缺乏兼容性使得无法将汇款信息与供应商的 ERP 系统进行映射，甚至难以建立一致的工作流程。当你的团队每天处理数百笔付款时，将每笔电子支付与对应的汇款信息进行匹配极其耗时。我可以百分之百肯定地说，AR 宁愿通过锁箱接收纸质支票，因为这些支票直接存入他们的银行账户，而他们只需处理来自银行的一份数字汇款文件。
随着第三方支付自动化提供商不断抢占市场份额，应收账款（AR）团队面临的电子支付集中度越来越高。即便如此，从他们的角度来看，一切并未真正改变。客户通过电子方式发出的 20 笔付款，仍然是他们需要手动处理的 20 笔付款。
为电子支付提供锁箱服务
这种“自动到手动”问题造成的脱节现象，凸显了支付自动化提供商将应收账款纳入其端到端解决方案的机会。Nvoicepay 已成功将其支付聚合服务扩展至我们众多客户的供应商。这些供应商的 AR 团队现在只需对一笔直接集成到其 ERP 系统中的付款进行对账，这与支票锁箱的功能如出一辙。
我们都知道，支票时代正逐渐走向终结。许多供应商为了让客户能够选择其他支付方式，放弃了锁箱带来的便利。如今，一些大型供应商甚至不再接受支票。
数十年来，自动化的支票对账一直是 AR 专业人士唯一的避风港。然而，支付自动化的兴起表明，电子支付对账完全有能力接过这一接力棒。