开展生产力审查对于识别效率瓶颈及量化改进机会至关重要。建议采用多种工作研究与观察技术，辅以深度流程剖析，从而提供具有诊断价值的见解。
工作研究选项包括对流程进行详细分析，测量各阶段耗时，为加速流程提供依据，并基于准确的工作量计算实现资源规划。诊断性效率研究可涵盖从仓储到行政、销售等团队，量化增值时间与必要任务时间的比例，以及时间损耗情况。
我们确定了五大效率问题：
1. 纸质流程的低效性
纸质流程无需测量即可发现其低效。相较于数字替代品，纸质处理速度更慢，且产生归档和存储需求。在特定阶段，纸质文件需与系统对接并将数据录入会计系统。企业应审视业务中的纸质文件，探索消除方案以提升效率。
2. 系统延迟与双重录入
从纸质转向数字化系统并不总能确保运行顺畅。系统延迟会导致时间损失，典型原因包括系统响应缓慢和网络连接不佳，导致员工等待加载而非执行任务。研究发现，部分呼叫中心团队因长期适应慢速系统，甚至在与客户通话时本能地利用延迟时间进行闲聊。提升系统速度将缩短通话时长，增加每位代理每小时的呼叫处理量。
另一常见问题是数据双重录入，即员工在未完全集成的系统间切换所致。使用双显示器及优化工作站设置（如舒适的座椅、腕托及恰当的显示器高度）有助于提高效率。
3. 办公室活动的效率衡量与挑战
体力工作易于持续监控产出（如每小时配送单位或零件数量），而办公室活动较难把握。效率研究可提供必要活动时间与损失时间的衡量标准。案例显示，自有运营团队的领导者花在指导同事上的时间多于特许经营同行，这解释了客户体验与业务结果的差异；另有案例发现，内部邮件、电话和会议耗时比例出乎意料地高，根本原因在于职责不清和客户记录不完整。
此外，全球各地区办公室夜间关闭导致响应延迟。建议微调办公时间以增加市场重叠时段，或将离岸支持团队工作时间与支持对象同步。虽然沟通能创造价值，但过量的邮件和通话常成为工作障碍，效率研究可衡量此问题的规模及改进机会。
4. 资源与需求的匹配失衡
效率分析考察资源与需求的关系，揭示需求高峰如何压倒可用资源导致销售损失，或团队未充分利用导致节奏放缓和停机时间增加。同一企业内不同团队的停机时间往往存在显著差异。培养多技能团队有助于创建灵活性以匹配变化的需求。建立工作量模型有助于准确确定团队规模，并建立全球基准以消除差异。
5. 库存管理的效率陷阱
经营库存的企业常面临两大问题：一是库存量过大超出存储空间，导致存取困难；二是库存分散在多地且未在系统中准确记录，导致寻找库存浪费时间。库存应以有序方式存放以便访问，避免堆叠遮挡。为最大化效率，应衡量库存在运营过程中被处理的次数，消除不必要的搬运以提升生产力并降低成本。
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