经济下行期的应付账款挑战与应对
经济困难时期即将到来。我们不知道它们会多么艰难，也不知道会持续多久，但全球各地的财务团队都在为此做准备。现金管理和成本控制将至关重要。欺诈保护——这始终是一个令人担忧的问题——随着犯罪分子试图利用人们的恐惧和困惑从中获利，其重要性将更加凸显。如果这还不够的话，公司还必须同时支持远程应付账款（AP）团队。
到 3 月下旬，相当一部分应付账款员工已经开始在家工作。这带来了一些挑战。长期以来有一种观点认为，任何与公司资金处理相关的事情都必须在办公楼内发生。这一广泛接受的规则得到了物理现实的支持，因为许多公司的自动化程度不足以支持替代方案。
因此，纸质发票和昂贵的支票继续通过邮寄发送，参考文件填满了柜子。即使是使用基于云的 ERP 系统的公司，在尝试从家中通过虚拟专用网络（VPN）接入时，也可能发现这些系统使用起来很繁琐。应付账款部门仍然要处理大量关于付款错误或资金缺失的供应商来电。为此，他们依赖企业电话系统，而这些系统在各自家中很难复制。最后，与应收账款、财务和其他职能之间的协作和团队合作非常多，其中很多都围绕着纸质文件的流转展开。
毫不奇怪，在 Nvoicepay 近期进行的一次关于业务连续性的网络研讨会期间对 131 名应付账款专业人士进行的民意调查中，39% 的人表示疫情对他们的运营产生了重大影响。9% 的人表示没有影响，因为他们仍然需要去办公室上班。
另一项调查还发现了应付账款团队在实施远程支付运营过程中正在应对的四个关键挑战：
挑战令人望而生畏。根据我们在市场上的经验，我们的产品团队开发了一个名为“供应商付款准备模型”的四层层次结构，以帮助客户全面思考其远程支付组织工作的各个维度。
1. 获取必要工具
在我们的调查中，26% 的受访者表示，为团队配备居家办公条件是他们当前的首要关注点，这表明团队仍在努力解决这一问题。人们需要电脑。目前需求激增，因此理想情况下，你库存中应已备有一些电脑。如果没有，则应着手建立库存以备未来之需。
你的团队需要互联网接入和家庭办公设置，最好是安全的设置。他们需要电话和电话路由功能，因为试图联系你们应付账款团队的人很可能会拨打你们总部的电话号码。
他们还需要协作工具。由于员工远程工作，如果试图让所有人仅通过电子邮件工作，可能会遇到生产力问题。
别忘了主动解决不可避免的员工士气问题。如果你一直习惯于在办公室与同事一起工作，远程工作可能会让人感到孤独和压力重重。而且，随着孩子们在家上学，父母被要求在履行职业角色的同时，也扮演教育者的角色。这是一个非常具有挑战性的时期。考虑建立定期的团队通话以及频繁的个人检查沟通。
2. 建立远程 workforce
一旦设置了远程工作能力，你就需要弄清楚新的工作流程。典型的应付账款流程包含许多环节，其中一些自动化并准备一些手动流程。勾勒出你的整体流程。明确你目前可以远程完成的工作、哪些工作可以快速转为远程，以及何时需要人员到岗。指定这些任务，以避免过多人员同时到场。
开始寻找能够填补手动流程之间空白的技术，例如应付账款（AP）工作流系统、发票录入系统和支付自动化系统。如果你的组织尚未采用基于云的 ERP 系统，你可能还需要为其提供论证依据，并引入电子发票以消除纸质发票。你希望团队专注于现金管理，而不是处理纸质单据。
3. 提供可见性和控制力
在重新设计工作流程时，重新评估内部控制措施。大多数现有控制措施建立在人们会在办公室办公的假设之上，依赖于带锁的文件柜和对某些信息的有限访问权限。在远程工作环境中，你可能需要建立新的控制措施。
在经济下行期间，企业往往会在应收账款部门增加人手，因此你可能会同时面临来自供应商催款电话的增加，而与此同时你正试图节约现金。你需要与供应商进行沟通，以便重新协商条款并为他们设置电子支付方式。最好还能与内部业务伙伴——如资金管理和采购部门——协作，确保只有优先支付的款项才会被发出。
除非转向能够为团队提供远程、基于角色的控制、可见性和审批能力的基于云的技术，否则维持内部控制将极具挑战性。
4. 降低支付欺诈和风险
三种严峻形势的叠加——普遍的恐惧与混乱、仓促搭建的远程工作流程以及艰难的经济环境——为欺诈者创造了 exploited 的完美风暴。根据 2019 年 AFP 支付欺诈与控制调查报告，80% 的受访组织表示在 2018 年经历了实际或尝试性的支付欺诈。同一调查中 8% 的受访者表示其支付欺诈损失占年度收入的 0.5% 至 1.5%。
这已经令人担忧，因为针对 ACH 和电汇的复杂网络攻击正在上升。虽然你希望将供应商转向电子支付，但你也必须建立新的控制措施。银行不对 ACH 和电汇提供相同的正向付款或正向收款人服务，也不承担欺诈责任。无法追回这些支付会增加你的风险。通过虚拟卡向供应商付款有助于通过返利抵消成本，并提供更安全的支付方式。
我们究竟会处于封锁状态多久，谁也说不准。在资金紧张的情况下，很容易将这些视为不希望过度投资的临时业务连续性措施。但我认为，投资应付账款（AP）自动化已迫在眉睫。即使几个月后所有人都回到办公室，你是否希望员工回来继续打印支票和处理纸质单据？那下一次危机呢？
具有前瞻性的公司之所以采用支付自动化技术，正是因为它们能为应付账款部门带来成本节约、卓越的可见性和控制力以及欺诈保护——这正是当前时刻所必需的一切。它们还使你在远程环境中也能保持运营流程顺畅运行，不受影响。这不仅是在当下正确的做法，更是始终正确的做法。
__________________________________________________________________