在居家令实施初期，财务和应付账款部门忙于建立远程运营并尽快付款，大多达成了目标。当前的挑战在于建立高效的工作流程和富有成效的惯例。公司必须在保障人员安全的同时，执行原本依赖纸质流程且需团队驻场的方法。例如，许多公司仍需前往办公室收取邮件、流转发票以获取审批，并准备支票以便邮寄。
此外，企业还需制定策略以在经济不确定性中推动发展。非党派经济智库“会议委员会”近期勾勒出三种可能情景：最佳情景预测 2020 年美国 GDP 下降 3.6%，最坏情景则显示下降 7.4%。换言之，未来六到十二个月的局势尚不明朗。
这意味着应付账款部门需在维持运营的同时专注于节约现金。预计来自供应商的电话将增多，因为应收账款团队通常在困难时期加大催收力度。部门需优先处理付款并抓住提前付款折扣的机会。采购部门将联系供应商重新协商价格或条款，而资金管理部门则关注付款时机和营运资本管理。确保与这些团队互动并协调工作，是应付账款团队的责任。
与此同时，随着远程工作的持续，团队还必须考虑自身的效率和生产力，这意味着要制定大规模转向电子支付的战略。
尽管许多组织长期以此为目标，但研究显示约 40% 的商业付款仍以支票形式发出。这一数字虽较十年前有所下降，但在远程工作环境中仍是问题。为何企业不更多地通过电子方式向供应商付款？正如那些在居家令生效时急于切换至 ACH 支付的人所了解到的，无法简单地一键切换所有供应商。
寻找银行处理 ACH 交易并不难。若仅看交易处理成本（通常远低于 1 美元），它听起来比支票便宜得多。
然而，对于 ACH，必须逐个启用供应商，然后安全地存储和更新其数据。由于供应商及其银行数据不断变动（通常每四年左右发生一次），这成为了一项固定成本。此外，还需管理与 ACH 文件提交相关的异常情况以及更复杂的供应商问题。
认为 ACH 支付既便宜又简单，是阻碍企业实现电子支付的最大误解之一。这并非否定 ACH 支付的价值，而是强调它们应是涵盖整个支付工作流的全面战略的一部分，包括所有形式的支付（含国际电汇）。
理想的支付战略是什么样的？
首选信用卡
若联系供应商启用电子支付，应首先要求他们接受信用卡付款。
虚拟卡——有时被称为单次使用幽灵账户（SUGAs）——在财务和会计领域尚未得到应有的重视。尽管如此，它们是支付战略中极具价值的一部分。与 P 卡或公司发行的信用卡不同，虚拟卡专为方便向供应商付款而设。每张卡拥有唯一号码，仅限指定接收者在指定金额内使用。这为应付账款部门提供了极大的控制权，使其成为最安全、防欺诈的支付方式之一。此外，还可期望获得回扣，以抵消部分应付账款成本。
主要挑战在于启用和推广。这对应付账款团队而言无需付出过多努力，因为虚拟卡支付和汇款对供应商来说相对简单。剩下的就是构建回扣计划，以支持团队的努力甚至超出预期。
ACH 用于大多数情况
如果供应商拒绝接受信用卡（通常是因为交换费），第二个请求应是为其启用 ACH。大多数供应商会同意这一点；事实上，他们更偏好 ACH 而非支票。只需确保对真正的 ACH 支付运营成本有现实的认识，包括启用、数据管理以及欺诈支持。
支票用于顽固者
虽然数量在减少，但仍有一些持有“要么全有要么全无”心态的供应商只接受支票。对于这些供应商，外包支付提供商可从电子文件打印支票，使团队无需处理所有纸质文件。
支付战略应包括自动化支付工作流。金融科技电子支付提供商将这些不同的工作流整合到一个界面中，应付账款部门只需点击“支付”。随后，付款将以供应商选择的方式发放。由于这些平台位于云端，付款可远程批准和安排，多个团队成员均可查看进度。
加强欺诈保护
支付战略还应包括欺诈保护。疫情、向远程工作的转变以及严峻的经济条件为各类犯罪（包括支付欺诈）的上升创造了完美风暴。拥有强大的内部控制至关重要，尤其是现在敏感信息存储在团队成员家中和个人网络上。防止盗窃是现金管理的关键组成部分。
过去，组织主要担心支票欺诈，这仍然是一个问题，但由于正付（Positive Pay）、正收款人（Positive Payee）和支票水印等控制措施，这一问题已大幅减少。截至目前，尚无类似的 ACH 控制措施。随着企业逐渐转向 ACH 解决方案，此类支付已成为诈骗分子的目标。这是一个严重问题，因为资金流动速度更快，使得追回欺诈性 ACH 变得更加困难。
商业电子邮件妥协（BEC）方案是最常见的攻击类型。这类攻击涉及诈骗分子冒充供应商、公司高管或其他高级人员，要求将资金路由至新的欺诈银行账户。疫情为 BEC 骗子提供了新素材，以说服不堪重负的应付账款部门遵守这些请求。
为了保护团队，需要一个能够支持启用和欺诈保护目标的合作伙伴，使团队可以专注于现金管理。
财务和应付账款部门长期以来一直打算转向电子化，但过渡进展缓慢。这不仅仅是切换开关或突然增加一种新的支付方式。很少有企业在承诺更新后才意识到这种转变的战略意义。许多未相应规划的公司不得不恢复使用支票支付，因为他们意识到了将供应商切换过来所需的实际成本和精力。与其试图解决单个痛点，必须从上到下解决整个过程。
如今，随着远程办公的普及和经济形势的严峻，这一转变将加速推进。我们面临着新的迫切需求，同时也迎来了新技术。有趣的是，许多提供 B2B 支付技术的金融科技公司正是在大衰退期间起步的——当时金融体系崩溃，而云计算技术也正应运而生。如今，这些公司已经成熟，准备“跨越鸿沟”，推动其合作伙伴全面转向电子化支付。
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