从理论上讲，全面实行供应商电子付款合乎逻辑。宏观层面看，这似乎是一项简单任务：让应付账款（AP）团队通过电子方式付款，从而获得一种降低成本的解决方案。然而，对于身处一线的 AP 团队而言，流程远不止“发送付款”这么简单。他们还需跟踪已发款项、跟进未兑现支票、处理欺诈案件，并与因各种原因未收到款项的供应商沟通。
不幸的是，大多数自诩为解决方案的电子支付业务仅在宏观层面显现价值，这对您的团队实则是一种损害。例如，尽管银行和卡组织能进行电子资金转移，但其提供的供应商支持十分有限，而这类支持往往是确保付款顺利完成的必要条件。最终，这项任务往往再次落到您的员工肩上。
应付账款部门通常是公司内部设备最老旧的团队之一。他们仍在运行容易出错的流程，办公桌上堆满需人工传递的支票和发票。流程异常和一次性请求让他们备受折磨，供应商不断致电或发邮件催款。与此同时，AP 团队还要处理丢失或错误的发票、款项误入错误账户等其他棘手问题。
整个运营体系犹如一座纸牌屋。即使深知必须改变，也无人敢触碰任何一张“纸牌”，唯恐结构崩塌。为供应商开通电子支付属于额外工作，通常不在岗位职责范围内。完成日常工作已属不易，更不用说应对成员生病、休假或离职的情况。他们承受着巨大压力。
新一代支付服务提供商通过自动化云端支付，减轻了大部分原本由 AP 处理的支持工作，使其能专注于更高价值的项目。当您的流程仅靠“胶带和绳子”勉强维持时，很难自信地将工作外包。为了了解当今的可能性，让我们看看 Nvoicepay 规模化支付支持服务的运作模式。
供应商启用
客户签约后，我们的实施团队立即与客户的 AP 人员合作，获取供应商名单及联系指引。若某些供应商因事先协议需要特殊安排，我们会将这些因素纳入考量。
由于 Nvoicepay 拥有庞大的供应商网络（约 80 万家），许多供应商可立即实现无额外操作的支付。对于尚未在系统中的供应商，我们致力于以符合其个性化需求的方式使其能够进行电子支付。鉴于支付的便捷性，我们优先采用 Mastercard。随着时间的推移，Nvoicepay 团队会维护供应商数据，代表客户跟踪并更新相关变更。
仍需接收纸质支票的供应商可继续如此操作。即使他们选择接收支票，应付账款端的流程仍保持电子化，以便客户将支票付款与其他电子支付一并批量处理。供应商的咨询将转交至我们的内部支持团队，从而减轻 AP 部门的另一项重大负担。
培训与实施
在供应商启用过程中，我们的技术支持团队会通过简明的一小时会议，对使用该软件的客户 AP 团队进行培训。鉴于 AP 岗位人员流动率可能较高，我们可按需提供额外培训，以确保客户整个团队始终保持熟练。
我们的技术支持团队还与实施团队协作，确保初始配置能够满足每家公司的特定需求。
付款操作
在手动流程中，AP 团队需为每批 ACH 支付填写银行表格，或访问银行网站完成电汇。付款自动化将这些任务——以及更多任务——整合为来自企业资源计划（ERP）系统的单个文件，其中包含公司希望支付的所有发票。Nvoicepay 根据每位供应商在启用阶段设置并持续维护的首选付款方式，分散执行这些付款。
在后端，客户可以全面查看供应商如何获得付款、支票何时清算以及 Mastercard 付款何时发出，还可以跟踪未处理的 Mastercard 付款。
付款修改
Nvoicepay 保证每一笔付款，因此附言中列出的联系方式是我们的号码。如果付款出现问题，供应商可直接致电我们的付款支持团队，我们将协助解答其任何疑问。我们的软件还包含一个表单，用于通知付款修改团队处理错误、退款、重新发放或止付的需求。我们能够迅速响应这些请求，速度等同于客户自行致电银行办理的速度。我们像客户对待自己的供应商一样悉心照顾客户的供应商。无论错误发生在何处，我们都致力于解决它，并在整个过程中保持与客户的信息畅通。
如果供应商直接联系其客户，客户也能在我们的系统中看到相关信息，从而顺利处理这些一次性事件。
卡片留存
许多 AP 团队曾遇到过承诺高额返现却未能兑现的卡项目。通过卡片尽可能多地完成付款有助于最大化返现收益。为此，我们运营团队的另一分支——供应商服务组——会主动联系在规定时间后仍未处理其卡片的供应商。该团队与供应商合作，回答他们关于付款的任何问题，并支持尽可能多地处理卡片。
在供应商服务团队内部有一个留存小组，协助那些可能希望停止接受卡片付款的供应商。由于返现优势，这是最有利的付款方式。然而，供应商方面可能存在各种问题，例如卡片费用，或对账、核销方面的挑战。留存小组会深入了解供应商对卡片付款的异议所在。如果我们无法解决这些问题，将启用其他付款方式。
虽然大多数供应商在收到附言后即可通过其终端处理虚拟卡片，但有些供应商有特定要求或使用需要专门流程的独立终端。在这些情况下，我们称为"AP 礼宾服务”的小组要么直接致电供应商代为付款，要么通过其终端完成付款。我们的内部目标是将每月未处理卡片的比例控制在 3% 以下。超过 60 天后，未处理的付款必须退还给客户，这将造成不必要的工作量。
拥抱真正的支持
为什么公司不将所有供应商的付款全部电子化？因为完成付款相关工作需要多方协作！Nvoicepay 的专业团队支持付款流程的每一个环节，因为我们深知这正是成功所需。很少有 AP 团队能在确保付款及时发出的同时兼顾这些环节，更不用说设立专门团队负责每个领域了。
应付账款团队长期受困于手工操作和部分自动化流程，难以想象有人能承担所有这些工作。但这正是我们所做的。
有时，人们也很难想象当付款流程实现自动化后，AP 岗位的工作形态会是怎样的。我们很少看到公司在引入 Nvoicepay 后裁员。相反，我们发现公司降低了人员增长速率，且现有员工转向了更高价值的工作。
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