工作场所不应仅仅是员工执行工作的地方，它还应该是一个让员工感到被赋能、能够成长、发展、为组织做出贡献并直接感受到自身影响的地方。
把你的工作场所想象成一辆汽车：沟通就像汽车的内部计算机，向各个分散的部分发送正确的信号，使它们能够运作、协作，并提供顶级的产品或服务。创造这种环境的最佳方式是实施促进内部沟通的工具和流程。
举个例子：71% 的一线员工表示，新的沟通工具提高了他们的生产力，从而通过总部、团队主管和一线员工之间的及时沟通改善了底线。由于更好的沟通工具和流程也减少了花在会议上的时间，一线经理可以专注于他们的任务，同时消除非增值步骤。
随着企业应对新冠疫情，内部沟通的重要性变得愈发清晰：一项 Edelman 研究最近发现，在有关疫情的信息方面，员工目前更信任他们的雇主而不是政府。
在这些动荡时期，你的员工需要同理心并且需要感到安全。与团队保持密切联系并及时告知他们不断变化的法规和政策的绝对必要性，这些政策会影响他们的工作方式。
改革沟通的理由
从长远来看，实施有效内部沟通策略的企业往往拥有更加一致和投入的员工，他们在角色中表现更佳。这是因为他们能够轻松获取最新信息并自由分享想法。因此，公司获得了许多好处，包括提高员工士气、降低离职率、改善客户服务以及通过协作增加创新。
此外，数字沟通工具还可以为公司的底线带来巨大提升。由于公司没有以战略方式存储这些材料，员工经常浪费宝贵的工时来搜索文档和信息。据德勤称，我们知道，平均而言，员工每周浪费大约 8% 的工作时间。根据公司规模的不同，这可能会每月花费数十万美元仅仅用于搜索正确完成工作所需的信息。
为了让一线员工更容易找到他们需要的东西，选择一个包含所有沟通和工具的单一联系点。
促进有效内部沟通的 3 个步骤
目前，几乎没有足够的企业利用内部沟通的好处。事实上，令人担忧的是，60% 的公司对内部沟通“没有长期战略或愿景”。背后的原因并不新鲜：因为商业领袖历来抵制采用新的沟通工具和策略。
例如，当电子邮件首次出现时，对这项技术的常见反应是：“当我可以给员工发传真时，为什么我需要电子邮件账户？”几年后，公司才全心全意地接受电子邮件并将其作为日常沟通的自然部分。
如今，就职场沟通而言，电子邮件只是冰山一角。智能手机的广泛使用解锁了一个全新的选择世界。此外，全球劳动力的 80% 是由不固定在办公桌前的一线员工组成的。显然，现在是公司拥抱移动优先沟通策略的时候了，该策略能够实时有效地将每位员工纳入其中。
以下步骤将帮助贵公司改革其内部沟通基础设施：
1. 审计您当前的系统和流程
对公司当前的沟通方式进行全面评估。然后，确定每个团队用于交换信息的所有不同工具和方法。请记住，管理者和高管的工作流程与一线员工完全不同。领导者要么花时间在实地更好地了解这些人如何相互沟通，要么进行一系列深入的对话，以确保他们拥有准确的画面并能有效地指导员工。
最终，您很可能会得到一份长长的沟通方法列表，包括电子邮件、电话、短信、数字文件、纸质文档等。从那里，您的目标应该是消除手动基于纸质的流程，并将列表缩小到尽可能少的数字渠道。简化的内部沟通将帮助您确保一致的信息传递和更好的组织对齐。
2. 让每位员工都有连接和声音。
贵公司的每位员工都应该有一个独特的数字身份。无论他们的角色如何，员工都应该能够登录到一个在线沟通门户，允许他们发送个人或群组消息、访问重要文档并阅读公司范围的公告。
在许多情况下，公司会在复杂的数字系统上花费数百万美元，但只授予一小部分员工的访问权限。许多其他公司未能充分利用工具本身，项目最终因员工拒绝采用该系统而失败。
实际上，你不需要复杂的软件来实现你的沟通目标。一个简单、直观且相对便宜的移动应用程序就可以做到——你的工人会感谢你提供这个选项。毕竟，现代员工具有数字素养，并且希望用他们的智能手机与同事沟通。
同样，鼓励你的前线员工使用这些沟通工具发声。你如何鼓励这种对话取决于你的组织，但你应该能够通过实施自下而上的沟通策略来理解他们的观点并提供归属感。
3. 跟进并寻求反馈。
会议后，许多公司忽视了一个有效的内部沟通的基本要素：与员工跟进。将每次会议的摘要上传到你的数字平台，并确保每个人对信息的清晰度以及在下一步行动上的对齐。
别忘了内部沟通应该是一条双向街道。全年举办各种形式的全体大会、网络研讨会和数字问答环节，让所有角色的员工都能与领导团队分享想法和见解。调查和投票是收集反馈的另一种有效方式——无论是跟随会议或活动，还是简单地作为快速脉搏检查。总之，为公司中的每位员工提供充分的机会让他们发出自己的声音。
是时候让商业领导人开始更批判性地思考沟通如何与生产力、盈利能力和安全联系在一起——尤其是在全球大流行期间。通过坚持低效、过时的沟通工具，你错过了创造一个更强壮、更安全、更具生产力的劳动力的黄金机会。
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