在今年带来诸多变化的浪潮之后，企业正转向通过电子方式向更多供应商进行付款。这是一个可喜的趋势。在个人消费领域，支票的使用已逐渐减少，但在美国各行业，近一半的供应商付款仍通过支票完成。随着应付账款部门进入居家办公模式，开具支票变得困难。他们匆忙地为供应商设置 ACH（自动清算中心）付款，却忽略了一个可能更好的机会：通过虚拟卡进行付款。
然而，并非所有供应商都接受虚拟卡。在为供应商设置 ACH 付款之前，您至少应询问是否支持卡片支付——该选项对买方和卖方都有显著优势。对供应商而言，通过卡片收款是将资金存入银行账户的最快方式。从买方角度来看，虚拟卡是最安全的付款方式，并且还能产生返利。为了获得承诺的返利，您需要为您的业务找到合适的卡项目，并制定一个持续启用供应商的稳固计划。对于大多数公司而言，在更广泛的背景下考虑虚拟卡以自动化整个支付流程是有意义的。
需要明确的是，我指的并不是 P 卡（采购卡）。P 卡是应付账款部门用于通过电话向供应商付款的物理卡片。而虚拟卡则是向指定供应商签发的、具有特定金额的 16 位“卡”号。这些“虚拟卡”只能由该供应商处理，且金额不得超过授权额度。此外，如果发生欺诈交易，虚拟卡发行方提供的保护与实体卡相同。相比之下，支票和 ACH 付款一旦落入不法分子手中，追回资金将十分困难。卡片支付流程更具可追溯性，因此更容易撤销。
维持内部流程存在挑战
您的团队可以自行管理卡片支付流程，而不是将控制权交给支付自动化合作伙伴。但所需的工作量往往使公司望而却步。
主要原因之一是支票已持续由于在企业界，支票是最基本的支付方式，所需设置最少。这使得支票在纸面上成为一种有吸引力的支付方式，尤其适用于与成千上万家供应商开展业务的公司。但实际流程更加耗时费力，因为每张支票都必须经过审批、打印、签名和邮寄——某些公司的这一过程可能需要数天时间。
另一方面，卡支付需要一个启用环节。必须主动联系每家供应商以确认其支付偏好。前期的准备工作往往让决策者难以推动此类系统的实施。讽刺的是，许多公司转而采用 ACH（自动清算所）或电汇作为替代方案，但这些方式成本更高且更耗时。对于这些支付方式，公司必须收集供应商的银行账户信息。然后需验证并安全存储这些信息，同时对其实施严格、保护性的控制措施。
对于更专注于开辟额外收入来源的中小企业而言，独立的虚拟卡项目是一个不错的选择。但需要注意的是，如果没有强有力的启用工作支持，任何预期的返现可能都需要重新投入流程中以维持运营。
独立项目并非永久解决方案
当企业的 ERP 系统与银行高度集成时，独立项目运作良好。在这些场景下，公司通常已将大部分供应商设置为接收 ACH 付款，从而简化了对账流程。然而，在现有自动化基础上叠加更多支付自动化将是多余的，这会关闭未来通过卡项目产生额外收入的大门。
大型企业应着眼于综合支付自动化解决方案，即使您目前不打算使用它们，也应将虚拟卡功能嵌入其中。
支付自动化如何解决这些问题？
自动化解决方案将所有支付方式整合到单一工作流中，使企业能够轻松向供应商提供多种选项，而不会增加应付账款（AP）部门的日常工作量。由于供应商通过网络持续获得电子支付的启用支持，大多数公司可以立即以零额外努力的方式，通过电子方式支付相当大比例的供应商款项。通过支票付款也变得同样简单：只需提交付款文件并进行审批即可。这种简化的流程大幅减少了 AP 部门的大量手动任务，使其有更多时间专注于更高层次的战略举措。
通过自动化整个支付流程，包括启用、对账和错误解决，AP 团队通常可实现高达 70% 的成本降低。当将卡支付带来的收入纳入考量时，AP 部门甚至可以转变为利润中心。
卡支付仅占 B2B 支付总额的约 5%。企业错失了一个巨大的机会，原因可能是未研究过虚拟卡、不愿进行供应商 outreach（外联），或尚未找到能帮助他们实现落地的合作伙伴。由于处理费用问题，并非所有供应商都接受卡支付。尽管如此，根据我的经验，如果主动询问，约有 20% 的供应商会表示同意。
如今现金流为王，企业正转向加强 ACH 启用的外联工作。在您联系供应商的过程中，不妨花点时间直接询问他们是否愿意接受卡支付。将这些举措整合到支付自动化解决方案中，可能使您的 AP 部门在云端长期保持精简高效。