通过支票向供应商付款的做法已延续许久，远超常人想象。起初，人们曾以为新冠疫情将成为企业全面转向电子支付的转折点。然而，在初期的推动之后，许多应付账款部门仍要求员工前往办公室处理发票并管理手工支票流程。
仅仅想要废除纸质支票是不够的，反对使用支票的理由本身并不充分，它必须与一个强有力的商业论证相结合，以支持采用其他替代方案。
尽管手工流程成本高昂，但依赖支票支付仍有一些合理的理由：无需为供应商开通电子支付功能、无需管理银行数据或担心 ACH 欺诈，甚至可以将该流程外包。虽然供应商通常喜欢电子支付的理念，但也可能因复杂的注册流程而望而却步。
人们可能仍然对支票的资金浮存期（check float）情有独钟。尽管利率仍处于历史低位，但资金在银行账户中停留更长时间能带来一种安全感。此外，一些企业还拥有习惯于旧有流程的老员工。
那么，写支票的流程真的那么糟糕吗？
如果是在去年一月，答案可能会有所不同，因为当时可以轻易获取支票打印机。但现在，随着应付账款团队居家办公，其流程往往涉及开车到办公室和其他住所去获取支票签名。再加上填装和邮寄支票的步骤，这变成了一个极其耗时的任务。
尽管这一过程繁琐不堪，许多组织仍然坚持使用它。无论如何，广泛预测的晚期付款浪潮并未出现。人们克服了意想不到的挑战，坚持完成了工作，这些额外的步骤现已成为日常业务的一部分。
虽然将“运送纸质文件”加入任何人的职位描述似乎荒谬可笑，但这说明了支票在 B2B 世界中根深蒂固的程度。公司甚至不惜步行携带支票寻求签名、保管装满支票的安全箱，或租用场外存储空间来存放纸质文件。再多一步又算得了什么呢？
停止开具支票的理由有很多，但我们将其归纳为四点。这些“转向电子支付的四大 E 原则”构成了采用支付自动化的有力商业论证。
经济性（Economics）。你的组织开具支票的成本是多少？这不仅仅是墨水、支票纸、信封和邮票等材料成本的总和——通常每张支票约为 75 美分，还要考虑时间和人力成本。行业分析师估计，实际成本可能在每张支票 3 到 5 美元之间，在某些组织中甚至高达 10 美元。记得在经济分析中考虑机会成本：一旦大幅简化支票流程，你的应付账款团队可以将时间花在哪些其他事情上？
效率（Efficiency）。即使你只开具支票，也可能为不同类型的支付建立了工作流程。这些流程可能基于支付金额、所需签名，甚至支持性文档。所有这些手动和机械的工作流程都可以轻松实现自动化，从而使审批者和签署者能够在几分钟内从任何地点完成其角色。
体验（Experience）。供应商希望如何收款？他们愿意去办公室处理支票吗？通过 ACH 或信用卡，供应商能更快收到款项，且无需担心支票跳票的风险。如果对附言信息应用一些技术，现金核销的体验也会变得更加快速和无痛苦。
实施的简便性（Ease of implementation）。电子化操作很容易，但如果你没有资源参与实施过程，你的商业论证就会崩溃。假设你要寻找解决方案，那么商业论证的最后部分必须是部署的简便性，而不是尝试自行自动化一切。
如果你打算自己动手，你必须找到一家印刷机构来印制支票，让 IT 部门按照他们的规格创建文件，并持续向他们提供支票库存。然后，你还得让你的 IT 人员为你的银行创建另一个用于 ACH 支付的文件。你必须开展一项启用活动以说服供应商参与，制定一个维护和存储其信息的过程，并防止数据泄露和欺诈。你还得让 IT 部门为你的卡提供商创建一个文件。这是三个你需要设置、启动和维护的独立流程。
独自完成所有这些是一项重大的工程，归根结底，这也是支票得以延续的主要原因之一。反对支票的理由本身不够强，并且被反对自动化的理由所抵消——至少是过去我们所熟知的自动化方式，正如上文描述的那样：这是一种半自动化的流程，你需要做大量工作来设置它，结果却发现自己在管理所有这些不同的文件类型、工作流程和数据，只是为了能够电子转移资金——而且你可能仍然有一半的支付是通过支票完成的。人们尝试过这种方式，结果反而证实了他们坚持使用支票的选择。
相比之下，将整个流程交给能够自动化整个过程并在大约六周内完成实施、仅需四小时 IT 时间的第三方，则容易得多。这就是当今支付自动化解决方案所能实现的。此外，你还顺带获得了持续的供应商启用服务、欺诈保护、错误解决以及支付担保。
通常发生的情况是，那些想要废除支票的员工正是受其困扰最深的人。随着居家办公成为新常态，这些人比以往任何时候都更加负担沉重。然而，他们通常不是决定哪些项目获得资金的决策者。自动化面临的最大竞争，仅仅是维持现状的简便性。
视角至关重要。仅仅指出如何打破常规往往是不够的——你必须描绘出一个更美好的未来。在为支付自动化撰写商业论证时，应关注自动化流程带来的永久性简化（且更便宜）的工作量，而不是聚焦于解决方案暂时的陌生感。保持这种心态可能会完成多年手工努力未能做到的事：一劳永逸地消除商业支票开具。
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