一份清晰记录的企业费用政策应消除员工在可报销和不可报销项目上的任何困惑。在当前疫情背景下，差旅和会议大幅减少，而支持居家办公的其他类别（如家庭互联网和家庭办公设备）则有所增加。这一转变为该公司提供了机会，使其能够创建远超传统范畴的费用管理计划旅行以及费用，并塑造公司未来的整体文化。
传统上，企业将费用报销计划视为“差旅与招待”项目，这确实是员工费用的主要组成部分——但并非全部。然而，如果您的费用政策仅关注如何为公司节省尽可能多的资金，那是不够的。一份有效的企业费用政策是传达雇主重视员工时间与幸福感的重要方式。
当以明确的方向为指导进行设计时，您的费用政策可以强化组织的价值观，避免不必要的焦虑和不信任，从而提高员工的满意度和生产力。
费用政策执行的谱系
各组织的费用政策可以从非常严格到非常宽松不等。过于严格的费用政策可能要求每笔费用都需经理审批，并对任何不符合政策的支出拒绝报销，无论金额多么微小。
另一方面，有些费用政策极其宽松。流媒体巨头 Netflix 就是一个例子，其费用政策是在高信任环境中制定的，反映了企业文化。他们的公司费用政策是只有五个字，“以 Netflix 的最佳利益行事。”他们期望员工像花自己的钱一样审慎地花费公司资金。实施这一政策后，Netflix 发现实际上在员工费用上节省了资金。由于 Netflix 的高绩效环境，员工极其谨慎地使用公司资金。此外，通过让员工自行预订旅行而不使用旅行社，他们找到了更优惠的机票和酒店价格。
虽然这对 Netflix 运作良好，但取决于你的企业文化，模糊的费用政策可能导致不良行为。硅谷独角兽企业 Palantir（估值 200 亿美元）因工程师报销办公室豪华餐食（包括龙虾尾和刺身）的报道而受到审查，媒体将其称为"Palantir 特权综合征。”Under Armour 因高管经常报销脱衣舞俱乐部访问、赌博和豪华轿车服务而被批评为“像兄弟会一样运营”。
设计适合你公司文化的费用政策
精心设计的费用政策有助于强化公司价值观和对员工的承诺，为公司带来竞争优势。例如，星巴克为员工提供 100% 学费覆盖，承诺在每个学期结束时报销员工产生的任何自付学费。总部位于旧金山的生物科技公司 Genentech 提供一系列福利从学费补助到咨询和法律咨询。其他公司则奖励员工明智消费——例如，如果员工通常选择最低机票价格，他们将获得未来航班的免费升舱奖励。
费用政策在吸引和留住人才方面也可能至关重要。总部位于竞争激烈的硅谷的 LinkedIn 提供非常慷慨的福利，包括教育报销、捐赠匹配、学生贷款还款、房屋清洁和个人教练服务。
“新常态”下的员工福利
在当今大多数办公室员工在可预见的未来远程工作的环境下，这类福利对员工幸福感更加关键。Google 已宣布允许员工在家工作至 2021 年 6 月。一些科技公司如 Twitter 和 Square 已宣布，其员工若愿意可选择永久在家办公。
这种工作方式的大变革迫使公司重新思考员工福利。由于疫情的影响发生了巨大转变，随着员工开始居家办公，大多数先前的公司政策已不再适用。作为组织，你如何确保你的政策能够适应不断变化的环境？
以往通过欢乐时光和定制午餐来提升士气的公司现在需要重新考虑居家员工的实际需求。一些公司正通过 GrubHub 和 DoorDash 等服务向员工提供外卖食品配送，以替代办公室的定制餐食。Facebook 向每位员工发放了 1,000 美元的津贴，由员工自行支配使用。Slack 正在为有孩子的员工提供育儿费用报销，这些员工如今需兼顾全职工作与在家照顾孩子。许多公司允许员工将键盘、显示器、书桌、椅子和办公设备等费用进行报销，以建设家庭办公室。Salesforce 为有孩子的员工额外提供六周带薪假期，以认可他们在全职居家办公的同时还要照顾孩子的艰辛。
另一个重要的考量是追踪这些新型支出。借助人工智能解决方案，公司能更清晰地了解员工的消费去向。星巴克或外卖支出的突然且无法解释的增长是否反映了你的政策？AI 可以提供近乎实时且最新的差旅与开支（T&E）趋势信息，使你能够做出准确、及时的决策，并在必要时更新你的政策。
结论
围绕支出设定明确的期望和指导方针对于培育健康的企业文化至关重要。关于哪些费用可以报销、哪些不能报销的费用政策，反映了整个公司的文化。围绕费用报告建立信任、透明和高效的氛围，有助于在整个组织中营造类似的氛围。