组织已做出重大调整以支持居家办公——但这对员工意味着什么，尤其是在费用报销方面？
由现代财务团队领先的 AI 解决方案提供商 AppZen 发布的最新数据，揭示了疫情和远程工作对公司费用报告的影响。
首席执行官 Anant Kale 对这些发现提供了见解，并指出了公司在处理员工费用时应关注的未来方向。
为什么 AppZen 进行这项调查？主要发现是什么？
我们调查了来自规模至少为 250 人公司的 1,000 名员工，旨在了解公司如何适应新的费用政策，以及这些变化对员工的具体影响。
AppZen 的研究显示了从办公室到家庭工作的巨大转变，凸显了明确政策的重要性。在疫情前，仅有 17% 的人远程工作，而疫情期间这一比例飙升至 83%。
研究发现，75% 的员工在疫情期间提交了居家办公费用，而在疫情前该比例为 69%。
调查结果还揭示了明确政策的关键作用：83% 收到更新政策的员工表示，雇主公平地补偿了他们与居家办公相关的费用；而在未因疫情更新政策的公司中，仅 29% 的员工感到被公平补偿。
员工提交哪些类型的费用？
调查显示，家庭互联网使用费的索赔增加了 6%，46% 的公司正在为员工报销互联网费用。
尽管疫情导致员工面临不同类型的费用支出，但只有 29% 的员工认为他们得到了公平补偿（例如育儿费用）。此外，仅 26% 的人表示他们对申报此类费用感到不适。
性别和职位在费用报告和报销中扮演什么角色？
AppZen 的数据显示，高管与非高管在费用报告过程中存在差异，且存在明显的性别差距。
女性（59%）比男性（80%）更不可能认为其居家办公相关费用得到了公平报销。
毫不意外，C 级高管和公司高层更可能拥有公司信用卡和费用账户，而大多数普通员工需先自付与工作相关的费用，随后再申请报销。
疫情封锁对特定工作和角色的居家办公转变产生了不成比例的影响。封锁前，42% 的企业主/商业伙伴和 37% 的销售经理已经在家办公。
公司可以从这次调查中吸取什么教训？
我们的研究突出了组织在疫情期间面临的一些挑战。大多数问题源于缺乏行动，或者更准确地说，是缺乏主动适应变化的措施。以下是给组织的三条建议，以重新与员工建立联系，并为未来的费用管理和变革构建现代化、可复用的架构。
拥抱居家办公费用
费用类型已发生变化。员工不再仅申报传统的差旅和娱乐（T&E）费用，转而申报新型居家办公相关费用。这些包括一次性物品（如办公椅、外部显示器和桌子）、订阅成本（如互联网使用费）以及疫情特定项目（如洗手液和口罩）。
组织需要快速调整其费用政策以适应这种不断变化的环境。新政策必须清晰、公平，并配置在软件系统中，以便在激活时立即生效。
持续审查和调整政策
危机来来去去，但我们从疫情中学到的是：能够快速动态地适应并推出新政策的能力是韧性的核心。
最佳实践组织将利用其 AI 驱动的费用管理平台，自动识别费用和行为的趋势与变化——但所有企业都应创建适应性政策框架，以确保政策得到定期审查。
在新政策到位后，组织应主动沟通变化及其原因。首次进行重大变更时，沟通应尽可能可见且个性化——网络研讨会或视频会议是理想的选择。
但沟通不应在最初的活动热潮后停止。强化新政策规则和法规是确保最大理解度和合规性的重要工具。
倾听员工关切
我们在研究中看到了几个意想不到的细微差别。从高级管理层似乎享有优待的看法，到女性觉得居家办公费用补偿不足，这些细节只有通过与员工交谈才能真正理解。
首席财务官明白延续有害行业和社会实践的代价。这可能导致公司失去宝贵人才，并使公司面临反弹风险。通过分析和快速适应能力，财务领导者有能力改变这些做法，从而改善企业的整体健康状况。
此外，组织应建立定期的员工反馈机制。这种持续的对话应至少每季度进行一次，并涉及财务团队和业务内部的领导层。通过积极收集员工的关切细节，组织可以不断发展和完善政策，以公平补偿员工的自付费用。