疫情对每个人的影响各不相同，虽然曙光在望，但我们尚未抵达终点。然而，随着我们接近一年半的在家办公时光，我们可以带着一定的视角和些许自豪回顾我们所做出的适应与改变。在此期间，许多人及组织发现，他们比先前想象的更加灵活、富有创造力且更具韧性。
在我曾合作过的应付账款（AP）组织中，我对此深有体会。既要探索以不同方式完成付款，又要学习远程办公，这双重挑战令人望而生畏，但人们还是找到了完成任务的方法。
或许比其他任何职能都更甚，AP 过去一直是一份严格在办公室内完成的工作，这主要是因为其内部存在大量纸质流程。发票通过邮件送达，必须被拆封并录入会计系统。一些公司拥有机器和 OCR（光学字符识别）技术来辅助这一过程，但许多仍沿用手工流程。支票必须打印、装入信封，并在邮寄前通过邮资机处理。安全与控制措施也往往基于纸质文件——例如，为空白支票和敏感信息配备保险箱。
回想起来，一年半前，这对绝大多数组织而言仍是常态业务，且鲜有改变计划，这令人难以置信。但他们确实做出了改变。
一种新的思维方式
没有人制定过持续远程办公的计划。他们可能仅有过短期的灾难恢复计划——例如让一两名员工在异地办公或替代关键员工的缺席。但没有人制定过整个 AP 团队无限期不在办公室工作的计划。
最初的困难在于能够按时继续处理付款。人们将笔记本电脑带回家，但并未搬入全部设备。他们仍派遣精简人员到办公室处理纸质流程。当时的想法是，我们只需坚持一段短暂时期即可。我们都清楚后来情况如何发展。
大约在 2020 年 4 月下旬，我们开始看到人们为长期规划做准备。公司为员工配置家庭办公室，并提供所需的安全性和网络连接。他们需要摸索新的沟通和协作方式。在许多情况下，他们还需在兼顾育儿和家庭教育的同时，找到在家保持高效工作的方法。
与此同时，他们开始认真转向使用 ACH 付款。根据 Nacha 的最新数据，全国自动清算所（NACHA）B2B ACH 对供应商的支付在 2020 年激增了惊人的 11%。他们不得不探索新的流程和新方法来确保信息安全。这两项任务都极具挑战性，这也是纸质单据得以长期存在的重要原因之一。
这至少可以说充满挑战，但我认为应付账款（AP）团队应该为他们适应变化的能力感到自豪。
下一步该怎么做
可能不会回到办公室——至少不会每周五天。根据 Upwork 最近的一份报告，2021 年约有四分之一的美国人将远程办公。预计到 2025 年，将有 3620 万美国人远程办公，比疫情前水平增长 87%。皮尤研究中心的一项调查发现，在有选择的情况下，超过一半的员工表示，即使疫情消退，他们也希望继续在家工作。
雇主们逐渐接受这一理念，甚至发现了一些优势，包括能够接触到更大的人才库，以及提供灵活工作时间作为福利。这有助于应付账款部门解决长期存在的人才短缺问题。
然而，更重要的机会在于继续以不同的思维方式思考。如果很少有应付账款部门决定回归过去的纸质流程，我也不会感到惊讶。人们长期依赖这些流程的最大原因是它们“能行”。现在很难再这么说。同样，也很难说应付账款工作只能在办公室完成，因为过去的一年我们一直在办公室之外处理这些工作。一些人曾预期的付款处理严重延迟并未出现。应付账款部门必须找到更好的方法，而他们确实做到了。
展望未来
他们不应止步于此。应付账款组织应抓住时机，引入技术合作伙伴以自动化整个付款工作流程，应对与 ACH 支付相关的日益增长的欺诈和安全风险，并确保在远程办公环境中付款工作流的韧性。他们应致力于实现发票录入和处理的自动化，并与其他交易系统整合，彻底消除手工操作。
没有人喜欢被迫改变，这可能是我们在过去一年中所经历的最困难的方面之一。既然应付账款团队已经证明了他们的韧性和应对所有突发变化的能力，他们就应抓住机遇，成为变革的推动者，并在引领组织走向未来的过程中发挥关键作用。