随着 2020 年迫使企业将员工从共享办公室大规模转移至居家办公，数字信息交换变得尤为重要，数字化转型进程随之加速。由于无法在群体环境中与纸质文件进行物理互动，协作已转向虚拟空间，通过电子邮件、远程会议或云端共享进行数字文档交换的情况比以往更为普遍。
在构建企业的共享数字空间时，可将其视为一条“数字高速公路”，文档和信息在用户间快速穿梭并双向共享。这一框架鼓励进取型企业以“入口匝道”和“出口匝道”的概念来思考向数字信息交换的转变，明确如何最佳地协助员工将重要信息上传和下载至这条数字高速公路。
确定员工需求
在规划组织数字化转型前，需审视当前的信息共享方式。销售团队是否仍需打印合同签字并保存纸质副本？人力资源文件呢？若已过渡到在线入职方案，W-2 表格可能不再需要纸质打印。明确组织当前的信息共享模式及痛点，将有助于定义未来数字化的最佳路径。
驶入数字高速公路——从纸质到数字化
信息如何进入组织内的数字高速公路？部分文档自创建起即为数字格式并全生命周期保持数字化；另一部分则以纸质形式存在于物理世界，如签署文件、手写笔记、报告、合同和表格。将这些纸质文档扫描转换为数字格式，即是驶入数字高速公路的“入口匝道”。当用户无法走到同事工位分享文件、归档至文件柜或放入内部邮件系统时，文件数字化处理便成为必需。
将物理纸张数字化使文档归档更高效，消除了多余纸质文件和文件柜存储的需求。例如，医生拥有海量患者档案，需能随时迅速访问。数字化后，只需点击按钮即可找到档案，无需翻阅实体文件柜。此外，医生还可 digitally 编辑档案，在就诊后添加备注或更新药物清单。
驶出数字高速公路——从数字化到纸质
反之，有时信息需从数字高速公路“驶出”。将仅以数字形式存在的文档制作成现实世界的副本，是许多行业的常见需求。某些合同仍需要“湿签名”（手写签名）；部分文档只有打印后才能有效审阅；一些客户可能期望甚至需要纸质文件的实物递送。即使非强制要求，对许多人而言，硬拷贝仍是首选。此外，长时间盯着屏幕消耗眼力和脑力，而在许多情况下，与纸质材料互动可能更具生产力。
印刷品在当今商业交易中依然重要，许多行业出于记录或法律原因仍需物理副本。以房地产业务为例，其同时使用数字和物理文档。买家完成新房交易步骤时，可能通过 DocuSign 等应用数字签署文件，使流程不受地理位置限制推进；但在房屋交割时，房主会收到这些文件的物理副本，这是归档和巩固流程的关键一步。房主可保留包含所有签署文件副本的完整档案，建议在出售房屋后的几年内保留这些物理副本，以便参考查阅或在需要提出法律索赔时使用。
选择合适的解决方案
移动打印和扫描应用程序等技术进步，将公司技术生态系统中的数字世界与物理世界连接起来，并通过手机等易访问设备进行操作。充分利用此类技术的公司，可使员工利用现有设备实现数字与物理世界的简单互换。那些在疫情前就开始使用这些技术的公司已为转型做好更充分准备，在当今不断变化的工作环境中，相较于仅专注数字或仅专注物理信息交换的企业，它们将持续保持优势。
连接数字世界和物理世界对员工和雇主均有显著益处。首先，此类解决方案简化了各行业的工作流程，提高了员工效率和工作生产力。它们推动了组织的数字化转型，同时为员工提供了无需广泛 IT 知识的简易方案。它们还通过为具有不同职能和设备需求的员工保持一定的常态性，创造了业务韧性。越来越多的公司正在家庭办公设置上投入更多资金，未来，打印和扫描解决方案可能成为该配置的一部分。而那些在数字化转型上投入更多时间和精力的公司，将更好地适应未来工作场所和环境的变化。