在支付自动化领域存在大量投资回报率机会，通过对任何特定组织进行支付分析，相对容易估算这些机会。然而，许多专业人士未能充分利用现有机会——或者由于不断变化的支付环境而无法识别它们。支付自动化公司致力于根据每家企业的独特需求和标准来识别可行的方案。
例如，Nvoicepay 通过审查上一年的供应商和支付数据来扫描投资回报可能性。我们专注于能产生最大积极影响的领域：例如降低交易成本和增加返利。总体而言，有几个领域能让组织从支付自动化中获得正向的投资回报。以下是支付自动化支持节省时间和资金的七种方式，以及支付自动化公司如何协助实现这些目标。所举例子基于我们的内部数据。
1. 减少支票支付。
支票是支付供应商最昂贵且最耗时的方式。虽然将供应商切换至电子支付可能是一个耗时项目，但从长远来看，维持现状会在时间和金钱上带来更高的成本。
尽管支票成本因公司而异，但打印和邮寄支票的普遍成本介于每张支票 3 美元到 8 美元之间。这包括购买支票用纸、信封、邮资以及员工工时。我们发现，大多数组织可以将开具的支票数量减少约 70%。
例如，如果您每月开具一千张支票，总金额为 3,000 美元，将 70% 的供应商切换至电子支付选项后，支票数量将降至约 300 张，成本为 900 美元。在此情景下，您每月可节省 2,100 美元，每年可节省 25,200 美元。
2. 增加返利。
寻找赚取返利的机会，无论是确保在特定时间内向供应商付款，还是满足其他能减轻应收账款工作量的要求。对于拥有庞大供应商基础的公司来说，筛选出有利的机会颇具挑战性。
我们发现，大约 15-20% 的供应商接受信用卡支付，这是一个寻找返利潜力的绝佳起点。询问供应商是否能够接受刷卡支付方式往往效果显著。如果每 1,000 家供应商中有 150 家切换至虚拟卡支付，尤其是那些高薪供应商，您就有机会每月在数十万美元的交易中生成返利。
3. 使供应商具备电子支付能力。
为供应商设置电子支付需要多个步骤，包括联系每位供应商询问其接受的付款方式，并收集及验证所提供的信息。基于我们为网络中近一百万家供应商启用电子支付的经验，我们估计此过程平均每家供应商需花费约 30 分钟。要将 350 家供应商切换至电子支付，大约需要 700 小时的启用工作。如果您的应付账款团队时薪为 25 美元（这是一个保守估计），则为这 350 家供应商注册所花费的时间将使贵公司承担 17,500 美元的成本。利用支付自动化的启用计划通常能显著降低这一成本以及流程中的时间投入。
4. 预防或解决 ACH 错误。
ACH 文件非常僵化且难以处理。犯一个错误就可能导致整个支付文件被拒绝。在更细粒度的层面上，误用的 ACH 付款追回起来非常耗时。我们估计有百分之一的 ACH 付款会出现故障，平均每笔付款的解决时间为 45 分钟。
5. 停止付款、退款和重新开具。
追回付款的成本可能不仅限于银行的止付费用。还包括与收款方沟通错误、确定正确金额以及重新开具付款所需的时间。或者，如果初始付款在能够被停止之前已经成功入账，则可能需要请求退款。我们发现大约百分之零点零五的付款需要此类干预，每次发生这种情况大约需要 45 分钟才能解决。
6. 供应商跟进与联络。
每年，约有 25% 的供应商会发生某种变更，需要更新应付账款（AP）记录。这些变更可能包括地址、公司名称或银行账户的变更，甚至新员工联系信息的变更。
处理每项变更的平均时间约为 15 分钟。如果您有 2,000 家供应商，其中约 500 家每年需要进行某些更新。这每年将耗费约 125 小时，按每小时 25 美元计算，成本约为 3,105 美元。
7. 防止或解决错误付款。
付款错误时有发生——这是任何付款流程中不可避免且常见的方面。但自动化可以帮助预防大部分错误由意外事故引起的。
根据我们的内部指标，我们估计每位应付账款（AP）人员平均花费 45 分钟来处理一笔错误。我们是基于约 1% 的错误率进行计算的，这是本组织的平均水平——这个数字对某些企业来说可能是一个保守的估计。按照这个数据，如果一家公司每月处理 1000 笔付款，其中将有 10 笔需要错误解决。这相当于每月大约 7.5 小时，或每年 90 小时，总成本为 2,250 美元。
在另一极端，欺诈也构成威胁。由于损失程度取决于安全漏洞的级别，因此更难估算防范欺诈的投资回报率（ROI）。尽管如此，预计欺诈造成的损失从数百到数百万美元不等，并非不可能。
是的，而且……
列表中的七项是 Nvoicepay 在我们新客户中看到的最常见、可量化的问题。然而，还有其他更难以计算的问题，这也是它们未列入我们列表的原因。这些问题包括因付款周转时间过长而导致的逾期付款费用和错失的折扣。
这并不是说这些问题或其他问题不重要。但时间成本和金钱成本——以及解决这些问题所带来的价值——更具主观性。
大多数组织都意识到支票支付成本高昂，但他们可能没有花时间去分析其旧流程究竟耗费了多少资金。这可能是实现付款自动化的最大障碍——“只要没坏，就别修”的心态。当你从未将所有成本加总时，你就无法看清它实际上已经“破败”到什么程度。
通过简单、保守且全面地审视你能实现的硬性成本节约和运营效率提升，投资回报率（ROI）将变得更加清晰，更重要的是，你的组织可以通过自动化在所有领域取得进展。
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