随着远程办公需求的增长，企业正试图从手动流程转向电子供应商支付。这一转型看似简单，实则困难重重。表面上看，电子支付效率更高，但若缺乏合适的工具与合作伙伴，反而可能增加工作量。因此，从一开始就应从整体视角规划电子支付，以规避潜在障碍。
高效的支付流程意味着：您只需将包含所有支付信息的单个文件发送给支付自动化提供商，无需任何后续跟进。若需查询支付状态或解决疑问，可通过集中化平台查看所有信息；同时，支付合作伙伴将负责处理任何支付错误。简单直接！
与高效相去甚远
当缺乏合适的工具或合作伙伴时，实际情况往往与高效背道而驰。许多公司尝试为不同类型的支付拼凑多种产品：选择一家银行合作伙伴发送 ACH（自动清算所）支付、一家外包支票打印公司、一家信用卡合作伙伴，以及一个用于自动化支付审批的工具。
听起来很简单？只需联系银行或企业资源规划（ERP）提供商即可。无需招标（RFP）流程，也无需让供应商和合同经过法律与合规部门审核。即使每个合作伙伴仅能处理流程中的一两个环节，这似乎也比寻找新的端到端合作伙伴更容易（公平地说，后者并不像听起来那么复杂）。
将这些电子流程作为独立元素添加到后台办公系统中，看似是一种快速且低成本的过渡方式，实则隐患重重。这种拼凑方法会滋生更多低效问题，很快显现并需要应付账款（AP）团队持续应对。
没有时间优化
启动卡项目并不难，但持续优化却涉及大量工作。您需要负责联系供应商，确认其是否接受卡支付，并维护公司内部愿意在提示时处理卡支付的联系人。AP 团队鲜少有时间投入此项工作，导致卡项目成功率不高，通常难以达到预期的回扣水平。
内部卡项目的安全性亦堪忧。内部管理卡项目时，使用的往往是采购卡或差旅与娱乐（T&E）卡，而非虚拟卡，这意味着卡片安全保护不足。
笔者曾在一家公司负责运行那些（不幸的是不安全的）卡支付。我们将客户的信用卡副本存放在未上锁的抽屉里。付款时，从抽屉取出卡号，通过终端或门户处理。这是一种相当常见的设置，其安全性远不及虚拟卡。此外，若卡号变更或被黑客攻击，需通知所有使用该卡的供应商，给团队增添额外负担。
管理 ACH 项目同样面临诸多挑战。联系供应商加入项目、收集并更新银行账户信息是一项繁重任务，通常无人有余力完成。此外，以符合合规要求的方式存储供应商银行信息既繁琐又充满官僚程序。与已通过 SOC 合规性审查的供应商合作，可节省时间与金钱。很少有组织能跟上防止 ACH 欺诈所需的所有技术与培训，而 ACH 欺诈正是增长最快的支付欺诈形式。
常规复杂性
在碎片化设置下，团队还会发现常规支付运行变得更加复杂。每次不再只运行一个支付文件，而是需要操作三个彼此不互通的系统和合作伙伴——若涉及跨境支付，则是四个系统。您管理着过多的关系和项目，任何时候需要数据调查一笔支付，都必须在三个不同地方查找。
部分银行提供完整的应付账款服务，但它们并非真正的技术提供商。它们只是通过一个或多个供应商处理您的支付，并为此收取溢价。由于银行不是实际服务提供商，当您遇到问题或故障时，他们必须将问题转交给服务提供商，然后再回复您。这不仅增加了时间成本，还多了一层沟通环节。更不用说，您很可能无法从大多数银行或软件提供商那里获得同等水平的服务（如支付赔偿、欺诈保护和错误解决），而这些服务可通过专业的支付自动化提供商获得。
可扩展的方法
电子支付面临的最大挑战无疑是供应商启用——即协助供应商完成设置，并持续管理其动态变化的支付数据。无论是单一银行还是多个提供商的集合，都无法构成大规模供应商网络。根据 Nvoicepay 的内部数据，每年约有 25% 的供应商会更改其信息，这需要专人负责管理这些变更。
我们的平台基于云构建，使供应商网络管理具备可扩展性。基于云的支付提供商可代表所有向其付款的客户一次性处理数据。若支付提供商为某个供应商启用了卡支付功能，则该供应商在我们网络中的所有付款客户处都将自动启用卡支付。通过利用支付提供商的网络，您可以无额外努力地向更多供应商进行电子支付。
供应商支付是一个完整流程。直到最近十年，我们才拥有能够从头到尾解决整个支付流程的技术。此前不存在“支付领域的 Salesforce"，只有一系列不同的支付产品。每个产品都需要在前端进行一定程度的手动操作才能发送支付，并在后端进行对账和修复错误，存在巨大的低效。
如今，您可以将所有这些工作委托给一家公司——一家专注于供应商支付和客户服务的公司。它将流程科学化，利用技术尽可能自动化您的流程。实施仅需几周时间：几小时的 IT 时间、您的供应商列表以及一到两小时的初始培训。简化整个 AP 流程的最后一步是发送一个支付文件，让您的合作伙伴处理其余部分。这才是真正的效率。
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