您可能听说过运输管理系统（TMS），并且很可能已经在使用。您可能也听说过运费审计与支付（FAP）服务，或许您拥有 FAP 解决方案，或者认为您的 TMS 足以胜任运费审计工作。然而，TMS 和 FAP 解决方案都是技术栈中不可或缺的重要组成部分，用于供应链管理工具。
没有任何单一的技术能够无缝管理具有无数变量和复杂性的全球物流运营的所有方面。但是，专注于发货执行的 TMS 与专注于执行后活动的 FAP 解决方案可以协同工作，共同打造一个成熟且成功的物流运营体系。
运费审计与支付软件系统
要优化全球财务供应链流程，运费审计与支付软件系统至关重要。发现新的效率提升机会、确保合规性，以及在全球运输支出中实现成本降低，只是全面运费审计与支付系统所带来的部分价值成果。然而，要实现对您全球运输支出的端到端可见性，需要与您的运费审计与支付提供商建立复杂的合作关系。
请继续阅读以了解更多关于运费审计与支付的信息，以及您的 FAP 系统如何与 TMS 协同工作。
运费审计与支付的历史
1980 年之前，交通运输行业受到严格监管，因此付款条款在整个行业中保持一致，运费发票必须在几天内支付。1980 年行业解除管制后，物流服务发生了变化，托运人和承运人可以协商其运费账单的条款。这使得运费支付过程变得更加复杂，随着过去几十年技术的进步，对全面运费审计的需求也随之增加。
运费审计与支付的技术
当进行更强大的运费审计时，收集到的关于公司运输支出的数据量非常庞大。一个强大的运费审计与支付提供商随后可以分析这些数据，提供广泛的情报，包括碳排放、承运人绩效以及其他重要的关键绩效指标（KPI）。
运输管理系统
什么是运输管理系统？
运输管理系统（TMS）是一种软件解决方案，使公司能够通过多种运输方式和地区更好地规划和优化其全球供应链和物流运营。
TMS 的核心功能包括：
- 发货执行
- 通过电子接口向承运人/物流服务提供商发送装载要约
- 装载优化——即零担运输（LTL）整合为整车运输，并选择合适的承运人和服务
- 以软件为核心——不作为管理服务销售
- 基本运费审计——电子验证合同价格是否正确
运输管理系统的演变
在过去 20 年里，运输管理系统（TMS）经历了显著的演变。在 TMS 的早期阶段，可用的集成方案不多，手动数据录入十分常见。21 世纪初的技术进步使 TMS 提供商能够通过相同的应用程序服务于托运人、货运经纪人和第三方物流服务商（3PL）。随着基于云端的解决方案成为主流，其成本变得更加亲民且应用广泛。
如今，基本的运费审计已成为许多运输管理系统的一部分，尽管所捕获的数据并不能提供企业在其全球运输网络中总运输支出的全面视图。
FAP 与 TMS 系统的目标
无法掌控或优化你看不到的事物。你可以规划供应链并引入承运商，但如果没有用于基准测试绩效和监控合规性的数据，你就无法发现改进机会，也无法识别可能影响支出的细微差别。
你的 TMS 专注于尽可能高效地将货物运出，这符合其应有的定位。在最优秀的运营实践中，由运费审计和支付系统（FAP）的数据捕获和分析能力来提供情报——即承运商实际执行了什么、花费了多少，并突出显示过程中的任何问题或改进机会。
虽然你的 TMS 将有助于高效管理运营，但通过 EDI 连接集成行业领先的运费审计和支付解决方案，能够赋予你对整个供应链的端到端可见性，将发货内容（跨越多种运输方式、渠道、地理区域和承运商）与发票内容进行匹配，同时识别任何未结清的款项或异常情况。
自动化关键数据的捕获与标准化
如果你的运费审计和支付解决方案所捕获的关键数据未经过标准化处理——即从不同系统中摄取、清洗、规范化并连接起来——那么这些数据对你的运输支出集中化情报的价值就微乎其微。
目前市场上没有任何 TMS 能够端到端地执行这些任务，因此必须拥有一个能接入你的 TMS 并自动化捕获数据的运费审计和支付解决方案。
FAP 运费数据捕获的好处
定期执行运费审计所带来的好处往往足以抵消其成本。结构化的运费审计和支付系统提供了大量机会，可以发现原本可能被忽视的问题。
发现不必要的成本
投资于验证运费数据的运费审计流程可以发现超额收费，并让你评估实际成本应该是多少。例如，运费审计可以检测出不必要的滞期费和堆存费，这些是因集装箱滞留和归还延迟而产生的费用。此外，通过交叉核对发票中包含的所有费用，运费审计可以提醒公司的应付账款团队注意意外的附加费（如重新称重），从而更好地优化你的供应链，以防止未来出现此类费用。越早采用结构化的 FAP 系统，就越能尽早削减额外成本并提高投资回报率（ROI）。
揭示缺失或不完整的数据
作为供应链技术栈一部分的健全 FAP 流程，通过提供对运营的端到端可见性，可以发现潜在的缺失或不完整的数据。例如，如果你缺少关于路由规则或审批参数的信息，及早发现并填补这些空白可以节省时间、金钱甚至合同，同时改善与承运商的关系。凭借完整准确的运费数据，对你全球运输支出的可见性为你提供了宝贵的商业智能，使你的企业能够将运营提升到新水平。
提高效率
运费审计和支付流程揭示了供应链运营中的低效环节。例如，当你用基于技术的解决方案取代手动的 FAP 流程时，你可以在多个部门及整个供应链中提高效率。运费支付流程的更高效率使财务部门能够专注于更大的问题。供应链的更高效率意味着更低的运输成本，甚至因路线优化而降低碳排放。正如人们所说，时间就是金钱。让团队成员专注于核心服务问题是对其时间的更好利用，进而有利于提升你的底线利润。
为应对发票错误做好未来准备
货运账单错误是不可避免的——一些估计称高达 25% 的货运发票存在错误——但发现这些错误可以让贵公司解决问题并在更大问题出现之前进行纠正。如果您的内部 FAP（运费审计与支付）解决方案正在对所有发票进行适当审计，您就可以快速计算运输成本、查看并及时支付货运账单，并简化支付服务。防止未来发票错误的关键在于尽早发现问题并确定根本原因。这样，您就有机会优化物流运营并为未来做出修正。
作者简介
Chris Cassidy 担任 Trax Technologies 的首席收入官。Trax 将传统的运费审计与支付（FAP）与行业领先的基于云的技术解决方案和专家服务相结合，帮助拥有更复杂供应链的企业更好地管理和控制其全球运输成本，推动全企业范围的效率和价值创造。