采购管理：企业运营与成功的关键
在任何组织的支出及最终成功运营能力方面，采购管理都是一个关键领域。随着公司规模扩大和增长，采购日益成为长期成本控制及运营可持续性的核心组成部分。大多数成熟公司已建立起固定且稳健的采购管理部门结构。
此外，还有两个至关重要且相关的因素：
- 疫情提升了大多数组织中供应链相关业务垂直领域的角色和重要性，而采购是其中关键的独立环节。
- 全球采购既是必要的，也日益成为一项挑战，因为越来越多的公司寻求替代一般意义上的外国采购方案，特别是针对中国的采购方案。
采购必须主要专注于发展和管理供应商关系。供应商是公司整体商业模式的重要组成部分，对企业的可持续性、增长和盈利潜力产生重大（无论是负面还是正面）影响。
大多数公司拥有作为其运营基础架构的供应链。通常，采购与供应链并行运作，有时甚至是供应链中最重要的一环，特别是在那些产品、服务在海外进行采购、制造或运营的组织中。
采购主要影响风险、支出和业务流程。根据公司的总销售额，支出减少 5% 相当于数百万美元的销售额。
采购是一项内部服务职能，代表使用由采购团队购买的物料、产品、组件和服务的业务所有者及利益相关者开展工作。
强大的采购举措能保持供应链畅通并使商业模式成功运作；相反，管理不善的采购操作会导致延误、中断以及给公司运营带来额外费用。
运行良好的采购运营不仅保持供应链顺畅运行，还通过其寻源、采购和供应商管理实践不断创造价值并带来益处。
采购可分为三个独立职能：寻源、采购和供应商管理。
寻源
寻源是发现供应商和选项的功能，既被动又主动地响应公司内部业务所有者和利益相关者的需求。
成功的寻源经理拥有广泛的商业联系人网络，并在需要内部采购需求时知道该联系谁。他们对内部突发状况反应迅速，往往能在紧急供应需求出现时提供救援。
优秀的寻源经理参与组织的战略规划过程，并经常主动寻找寻源选项，以便在需要时做好准备。他们与时俱进，利用尖端技术和业务流程来发现和开发原材料、产品、组件和服务，预测未来的需求。
通常，他们可以通过以下方式增加显著价值：
- 降低获取成本
- 谈判更好的供应协议
- 找到具有竞争优势的供应选项
- 发展有助于运营可行、高效和可持续的供应商关系
采购
一旦找到寻源选项，采购人员的责任是将供应商过渡到组织中。这一过渡过程往往复杂且艰难，并且通常会决定供应商关系的成功与否。
采购经理需要成为出色的谈判者，因为他们将是最终确定供应商关系的前线人员。一些谈判领域包括：
- 价格
- 付款条款
- 保修和退货政策
- 保险要求
- 争议解决
- 取消措辞
- 责任方
- 工作范围
- 约定的交付成果
- 性能规格
- 合同期限或任期
- 签约官员
这些相关且重要的要点被转移到工作说明书（SOW）、主服务协议（MSA）或双方之间的简单服务协议（SA）或合同中。
这一职责维度增加了另一项必需的技能集：法律能力。虽然可能仍需要律师审查和最终确定任何合同，但采购官员必须能够谈判基本条款并将其推进到关键阶段。
这引出了采购功能的一个有趣且重要的方面：它需要一系列管理技能：
- 良好的沟通能力，包括书面和口头
- 有条理
- 优先排序
- 谈判
- 理解人的行为
- 领导力
- 保险知识
- 财务知识
- 法律知识
- 对公司垂直领域的产品知识
- 团队和项目管理
- 冲突解决
采购经理是公司所有运营的渠道，以组织和执行其支出。主要职责包括：
- 降低风险
- 降低支出
- 业务流程改进
次要职责包括：
- 建立采购内部控制
- 在采购职能中创建标准操作程序（SOPs）和协议
- 整合组织内所有运营和业务所有者的内部资源
- 供应商管理
- 未来采购需求的战略规划
- 管理招标请求（RFPs）
- 开发长期寻源选项
- 市场情报
- 预算编制
- 与需求规划倡议合作
- 管理各种项目
- 交易和企业解决方案
- 技术及其在整个组织中的利用
- 合规性
- 多样性包容
- 可持续实践
- 中断管理
管理 RFPs
采购经理需要学习，管理 RFPs 是一项主要职责，当他们掌握所需技能时，将取得更成功的 RFP 结果。
RFP 管理是一个通常按步骤进行的流程，成为一个“定义的过程”，从而带来更有利的结果。采购经理必须确保他们理解 RFP 的预期，以确保实现所有交付成果，这一点至关重要。
采购经理在试图将负责任的采购实践引入其组织时，面临着众多人员和个性挑战， namely:
- 部门保护主义
- 对变革和改进的抵制
- 个性问题
- 怀疑和不信任动机
- 内部领导力和文化问题
- 缺乏有效的工作关系
如果采购经理要成功地推进任何采购倡议和改进，所有这些挑战都必须被克服和管理好。
与业务所有者和公司利益相关者建立关系将在创造更有效的成功协作机会方面发挥重要作用。相互尊重和信任是组织内良好工作关系的基本特征。信任将帮助采购经理将公司员工带入一个更有利于采购倡议和改进的情景。
尽管最终，信任只能走那么远……持续且频繁的成功表现也将极大地帮助关系的建立和维持。
供应商管理
疫情凸显了关键供应商及其在买方商业模式中的整体重要性。自 2020 年 3 月疫情开始显现其严峻影响以来，大多数组织内的供应商管理地位得到了提升。
必须建立一套包含协议、标准操作程序（SOP）和一致性的流程，才能成功引入并管理与关键供应商的可持续关系。
我们强烈建议对供应商进行“分级”，以便对其重要性、相关性和供应商风险进行排序。大多数公司拥有数百甚至数千家供应商。通过分级，您可以更有效地优先安排管理和谈判的时间和精力。
一级供应商占您供应商基础的 20%，但代表了 80% 的支出。此外，您可能还需要包括那些支出可能不显著，但其产品或服务被认为至关重要的供应商。正是在这一级供应商基础中，集中了严格、纪律严明且稳健的管理。
一旦新供应商被纳入组织，就会触发“供应商管理”实践，包括以下内容：
- 成功将新供应商过渡到组织中
- 从监督角度负责维护该供应商及其福祉
- 负责供应商向组织交付其产品或服务的绩效，从而为高层管理人员、企业主、利益相关者或其他任何业务受益人带来好处
- 与内部利益相关者协调任何可能影响当前或未来运营的与供应商相关的活动
- 进行供应商风险评估，并管理任何需要承担、减轻或转移的风险领域
- 管理根据支出金额或其向贵组织提供的产品或服务的关键性对供应商进行分级的系统
- 与供应商保持稳固的关系，使他们不断为双方联盟增加价值
- 持续对标价格和成本，以确保您的“支出”处于“有序”状态，即持续从支出中获得价值
- 处理一个主动的系统，用于在供应商的合同和协议到期时进行续约
采购职能管理中使用的 RFP 工具
对于从事寻源、采购和供应商管理的人员来说，提案请求（RFP）是一个有价值的工具。它通常也被称为 RFI、RFQ 等。这一商业概念允许采购人员创建一个流程来：
- 识别潜在供应商
- 使受青睐的现有供应商保持“敏锐”
- 审查潜在提供商
- 在任何投标倡议中最大化有利结果
- 建立一种一致且负责任的方式，以管理与现有及潜在提供商、供应商的支出
- 在贵组织内部以及与外部供应商之间建立受青睐的专业关系，这将建立更好的工作关系，并为成功和一致的采购创造更多机会
RFP 的管理既是一门艺术也是一门科学。成功的 RFP 管理是可以学习的。组织内部的学校包括 AMA、NIWT、ASCM 或 ISM 等专业机构。
持续学习是掌握 RFP 管理并成为备受尊敬、拥有稳健职业生涯的“顶尖”采购专业人员的关键，也是为贵组织的利益实现成功采购的途径。
采购中的风险管理
采购经理需要了解，供应商就像组织中的任何方面、活动或个人一样，都带有风险。
必须评估这些供应商风险，进行评估，并在以下三种管理选项之一做出决定：
- 承担风险并设立或有负债
- 将风险转移给第三方，如保证人或保险公司
- 通过有时被称为损失控制、损失预防及其他相关选项的行动来减轻风险
管理供应商的风险可能是从事供应商管理工作者的工作时间的重要组成部分。但它被认为是成功供应商管理计划的一个必要组成部分。当供应商未能履行义务时，此举措可防止发生损害并对您的供应链造成财务损失。
一些风险可能包括：
- 供应商的财务失败
- 交货延误或延迟
- 质量控制问题
- 未履约
- 知识产权问题
- 无法竞争
在为关键原材料、零部件、组件、成品或服务提供供应商的情况下，上述任何一种风险的失败都可能对您的运营造成严重打击，甚至具有灾难性。就供应商的整体风险管理而言，从事供应商管理工作的人员需要与负责寻源的人员协调，持续搜索，始终在管道中保留备选方案，并与替代供应商创建"B 计划”。
在采购世界中，这与关于各种公司利用的“单一来源”与“多来源”策略的辩论有关，旨在杠杆化支出并同时降低风险。有些人认为，多个选项显然降低了供应商风险。另一些人则认为，单一来源允许您将支出集中在一个实体上，以杠杆化您的购买力。两者都是正确的策略。采购经理应始终评估这两种选择中的风险，并在共识和妥协提供可行选择的地方做出决定。这必须与高层管理人员协同进行，以了解他们对可接受风险水平的容忍度。
采购准则
采购显然是每个组织中日益重要且相关的关键职能。高层管理人员必须有意识地认识到这一事实，并为其组织内的采购结构分配资金和资源。自 2020 年春季 COVID-19 疫情变得棘手以来，采购的更严肃相关性才被提升。
高层管理人员必须赋予采购经理权力，让他们在寻源、采购和供应商管理垂直领域建立标准操作程序、协议和商业流程，以确保对所有从第三方实体获得的商品和服务的风险和支出得到完全管理。
高层管理人员必须在组织内营造一种文化，将采购的数量和定性学科带入您商业模型的每个角落和整个组织，理解公司的商业模型的成功现在比以往任何时候都更加依赖于采购管理职能。
托马斯·A·库克是一位经验丰富的全球供应链专业人士，撰写了 20 多部关于全球贸易和管理方面的书籍，同时也是 Blue Tiger International 的执行董事。