很多人以为外贸单证就是"出口那边的文件"。真跟过一票跨境整柜才发现：
一票货从中国工厂到美国客户仓库，不是一方在忙，是买卖双方 + 两边货代 + 两边报关行 + 船公司，在同时跑文件。
任何一方卡一张单，货就卡在海上或码头。
下面用"同一票货，出口端和进口端各要什么"的方式，走一遍完整链路。
先说大框架：一票货的"文件地图"
阶段 |
出口端（中国） |
进口端（国外） |
|---|---|---|
成交 |
合同、PI、CI |
合同、PI、CI（同一份） |
订舱 |
订舱委托书、SO、提箱单 |
进口舱单预申报（部分国家） |
装柜 |
装箱单、装柜记录、VGM |
— |
报关 |
报关单、随附单证 |
进口许可证、进口申报资料 |
运输 |
提单补料、舱单、提单 |
到货通知、换单文件 |
放单 |
费用确认、放单申请 |
放货、提货单 |
特殊 |
原产地证、商检、许可证 |
关税缴纳、清关文件、检验报告 |
普通整柜：出口端 12–15 类，进口端 8–12 类。加起来轻松 20+。
一、成交阶段：买卖双方共用 3 类文件
1. 销售合同 / 采购订单
出口方出合同，进口方确认回签。
里面定死的：品名、规格、数量、价格、贸易术语（FOB/CIF/EXW）、装运期、付款方式。
后面所有文件都围着它转。合同写 CIF Los Angeles，出口端就要买保险、付海运费；写 FOB，这些就归进口方。
2. 形式发票（PI）
出口方发给进口方，用于：
-
确认报价 -
申请进口许可 -
申请外汇/付款审批
进口方拿到 PI 才能去银行付定金。
3. 商业发票（CI）
发货后出口方出具正式发票。
-
出口端：报关用、收汇用 -
进口端：清关用、缴税用、付尾款用
📌 一句话：PI 是"先说好"，CI 是"真发货了，按这个算钱"。
二、订舱阶段：出口端忙，进口端也要提前准备
出口端文件
4. 订舱委托书（Booking Note）
出口企业或货代发给船公司："我要一个 40HQ，深圳到洛杉矶，CIF，普货。"
5. 订舱确认 / SO
船公司回："舱位给你了。"上面有船名航次、截单截港时间、VGM 截止时间。
6. 提箱单 / 设备交接单（EIR）
车队提空箱用。记着箱号、箱体状态。
进口端要准备的
7. 进口舱单预申报（部分国家要求）
美国 AMS、欧盟 ENS、日本 AFR——进口国海关要求装船前就传舱单数据。出口端订舱时就要把进口方的收货人信息给到船公司，船公司传给目的港海关。
这条很多新手不知道：你订舱时填的收货人信息，直接影响进口方能不能顺利清关。
三、装柜阶段：出口端主导
8. 装箱单（Packing List）
件数、毛重、净重、体积、包装方式、唛头。
9. 装柜记录
箱号、封号、件数、照片、异常情况。
10. VGM（核实总重）
货 + 包装 + 托盘 + 柜子自重。没 VGM 船公司不装船。
进口端视角：他们拿到的提单和到货通知上会显示 VGM，如果超重，目的港可能拒收或罚款。
四、报关阶段：两边各过各的关
出口端
11. 报关委托书 — 委托报关行。
12. 出口报关单 — 海关核心申报表。
13. 随附单证 — 合同、发票、箱单、运输单据。特殊货物加许可证、商检单、木包装声明等。
进口端（货到目的港前就要准备）
14. 进口报关委托书 — 进口方委托当地清关行。
15. 进口申报文件 — 商业发票、装箱单、提单副本、进口许可证（如需）。
16. 关税与税费计算依据 — 海关用 CI 上的货值和 HS 编码算税。原产地证能帮进口方减税。
📌 关键点：出口端报关单上的品名、数量、金额，和进口端清关文件逻辑要一致。不一致 = 海关质疑 = 扣货。
五、开船前后：运输文件是"桥梁"
17. 提单补料（SI）
出口方发给船公司，告诉它提单怎么出。
18. 舱单（Manifest）
船公司传给两国海关。
19. 提单草稿
出口方核对：发货人、收货人、通知人、船名航次、箱号封号、品名件重尺。
20. 正式提单 / 电放 / 海运单
-
出口端：拿到正本提单或办电放 -
进口端：凭正本提单（或电放号）去船公司换单
这是进出口最关键的"交接点"：出口方控制提单 = 控制货权。进口方不付尾款，出口方不寄提单/不电放，货就提不走。
六、到港前后：进口端的主场
21. 到货通知（Arrival Notice）
船公司发给进口方："你的货到了，来办手续。"
22. 换单文件（Delivery Order / D/O）
进口方凭提单去船公司换提货单。正本提单要交回；电放要出电放信。
23. 进口清关申报
进口方清关行向目的港海关申报，交税、提交文件。
24. 提货单 / 集装箱放行确认
清关完成、费用结清后，码头放货。进口方安排拖车提柜。
七、费用确认与放单：两边都涉及
出口端
25. 运费账单 — 海运费、THC、DOC、附加费等。
26. 付款凭证 — 费用结清，船公司才放单。
27. 放单申请 / 保函 — 电放申请、第三方领单授权等。
进口端
28. 到港费用账单 — 码头操作费、仓储费、滞箱费、清关费。
29. 税费缴纳凭证 — 关税、增值税等。
八、特殊业务会额外增加的文件
类型 |
出口端 |
进口端 |
|---|---|---|
原产地证 |
出口方申请 CO/Form E/RCEP |
进口方凭此申请优惠关税 |
保险 |
CIF 下出口方买，出保单 |
进口方收保单，出险时索赔 |
商检/植检/卫检 |
出口方办（如需要） |
目的港可能再查 |
危险品 |
危包证、MSDS、申报 |
进口方需合规接收 |
信用证 L/C |
出口方按条款交单收汇 |
进口方开证、审单付款 |
木质包装 |
IPPC 标识声明 |
目的港检疫 |
九、说人话总结
一票进出口整柜，本质上就是两条文件链在对数据：
出口端链：合同 → PI → CI → 订舱 → SO → 装箱单 → VGM → 报关 → 提单 → 放单
进口端链：合同 → PI → CI → 进口舱单 → 到货通知 → 换单 → 清关 → 缴税 → 提货
两边靠什么对上？ 就靠这几个关键字段在所有文件里保持一致：
-
收货人/发货人名称 -
品名和 HS 编码 -
件数、重量、体积 -
箱号、封号 -
贸易术语和运费条款
任何一个字段在两边文件里"对不上"，结果就是：
改单费、滞港费、清关延误、甚至货到港了提不走。
老外贸的经验就一句话：不是文件多，是同一组数据，在两边的文件里都不能串台。
附：快速自查清单（建议收藏）
出货前 3 天，出口端至少确认：
-
[ ] 合同、PI、CI 三单品名/数量/金额一致 -
[ ] 装箱单件重尺和 VGM 对得上 -
[ ] 订舱信息和提单补料一致 -
[ ] 收货人信息（进口方）确认无误，目的港能清关 -
[ ] 特殊文件（原产地证、商检等）已安排
到港前 5 天，进口端至少确认：
-
[ ] 提单副本已收到 -
[ ] 清关文件（CI、PL、CO 等）齐全 -
[ ] 进口许可证/关税预算已就位 -
[ ] 换单和提货安排已联系船代
