所以，并不是说第一时间的报价就是最好的，而是在合适的时候做出准确的报价才是效率。再举个例子，有位伊朗客户写了一封询价邮件，里面列明了他要找的产品和具体的参数，以及相关图片，这算得上是一封很有价值的询盘了。如果客户在下面注明,Please give us quote before next Monday.这就很显然，只要你在下周一之前给他准确的回复，那就是有效率。如果实在做不到，延长1~2天也是可以的，但最好事先通知客户，让他知道你在帮他做事情，但由于某些细节需要确认，所以整套方案需要某某时候才能有最终答复。这样跟客户保持互动，客户就能知道你具体的进展。最忌讳的就是，客户的询价过来，你这边开始拼命干活，询价、核算成本等，结果一直弄了很久，超过客户限定时间已经一个多礼拜甚至更长，然后再回复过去，很可能的情况就是石沉大海，你先前的工作都是徒劳。
因为零售业的竞争非常激烈，海外买家面临的成本和各方面费用的压力越来越大，所以他们需要供应商的支持，能给予稳定的价格和第一时间的答复，否则客户这边就没法进展下去。所以报价的效率一定要高，接下来的样品、生产、营销、物流等各个环节同样需要高效率。很多常规订单的周期已经由过去的60天缩短到如今的45天，甚至30天或更短。这说明客户对于供应商的效率要求越来越苛刻，所以这个时候，服务尤其重要!效率的问题迫在眉睫!
那怎样回复邮件或报价才算有效率呢?我认为，以下几点是需要注意的:
(1)第一时间给客户答复，能报价就给出准确的报价，暂时不能报价也要给客户答复，告知具体的工作进展和能给出最终答复的时间!需要补充，就立刻跟进一封邮件。我以前给客户报价通常都是当天回复，实在来不及就第二天回复，一般很少拖到三天以后。当我提供了准确的图片和报价单以后，一般还会跟进一封邮件，把这款产品其他客户的包装设计稿发给客户，一方面给客户参考，另一方面也是增强自己产品销售良好的说服力。但为什么不在同一封邮件里发送呢?有两个原因:一是图片说明书之类的信息全部放一封邮件里，格式会太大，可能导致客户收不到，而且显得有些累赘;二是分两封邮件发送更能增加曝光率，客户看到你的邮件并打开的几率会更大一些。只要他点开过一封，就有可能被吸引住，就有可能点开第二封。所以两封邮件的间隔时间不能太久，这就是效率。