企业突然收到律师函、警示函，称官网、公众号、电商详情页、宣传册、员工电脑用了“未授权图片／字体／软件”，要求停用以并赔偿。处理原则先记六字：不慌、不认、不瞎删，按“固定证据—自查核实—审权利基础—评估整改—分层谈判/应诉”走。
一、收到函件当天：先做三件事
- 原封留存来函
保存纸质函、电子邮件、快递单、微信/短信截图，记录收到时间、发函主体、承办律师、联系方式、主张作品清单（图片名称/字体名/软件名）、使用链接、索赔金额、期限。不要只在微信群里转发后删除原件。 - 不急于书面认错
不要回“确实用了、我们赔吧”，不要签“侵权确认书”，不要在未核权属前接受对方拟好的和解协议。沟通可由法务或律师出面，口头先要材料：著作权登记证、原始创作底稿/首发证据、转让/许可链、委托维权授权书、所谓侵权截图及时间戳。 - 先固定使用现场，再决定是否下架
-
网络图片/字体：对涉案网页、公众号文章、海报、产品包装全量截图/录屏，保存URL、发布时间、后台编辑记录、设计源文件、采购聊天记录。 -
若图片确属无授权且仍公开传播，律师一般建议尽快下架或替换，并截留下架前后证据；继续挂网会被视为损失扩大。 -
软件/本地安装：不要为“应付函件”批量卸载、删日志、删采购记录；应先导出软件清单、序列号、安装时间、使用人、授权合同，再评估超装/未授权部分。盲目删改可能被对方主张毁损证据。
要点：固定证据优先于整改；但网络公域侵权内容若风险明确，固定完就停更/下架，不是“冷处理到被诉再说”。
二、内部自查：按“图片、字体、软件”分别建清单
（1）图片侵权自查（重点新增）
排查范围：官网首页/Banner、公众号配图、小红书/抖音封面、电商SKU图、PPT投标材料、线下展板、包装、员工从百度/ Pinterest/微信群扒的图。
逐张登记：
-
图片来源：自拍/设计师交稿/图库购买/免费站下载/转载文章自带/外包提供 -
有无授权文件：订单、许可协议、授权范围（企业商用/全网/期限/地域/改修权）、发票 -
是否含人物：是否另签肖像权授权；含商标/Logo/建筑/艺术品还要看额外权利 -
是否改写过：裁剪、调色、加字仍可能侵权，“改了就不算”不成立 -
“免费下载”不等于可商用：很多站点要求署名、禁商用、禁改；CC0/Pexels/Unsplash/ Pixabay也要留条款截图。
（2）字体自查
列出所有商用场景用字：商标、海报、包装、UI、视频字幕、PPT。核对是否采购商用授权；免费字体确认授权范围（如思源、阿里普惠等仅限其声明范围）；员工个人买的个人授权不能等同企业商用授权。
（3）软件自查
盘点设计、办公、研发、工程类软件：Adobe、AutoCAD、Windows/Office、达索、MATLAB等。比对采购合同、许可类型（单机/并发/订阅/教育版/个人版）、安装台数、版本、序列号。重点查“超装”“用破解包”“员工私装”“供应商装完没移交许可”。
三、反向审对方：权利基础不成立，就不必谈赔偿
很多函是图库公司、字体公司、软件联盟或法律咨询公司批量发，先核“他有没有资格要钱”。
- 主体与授权链
-
律师事务所真实性：可查当地司法局/律协公示，假律所假律师可举报； -
权利人身份：图库要提供从摄影师/插画师到发函主体的完整转让或独占许可链，仅“水印”不当然等于权属；字体公司提供字库著作权/美术字登记及维权授权；软件提供著作权人、总代、经销商授权。 -
批量维权公司：查企查查/天眼查诉讼量、著作权登记量、既往和解价，判断是“权利保护”还是“发函创收”。 - 权利稳定性与范围
-
图片：是否具备独创性（纯色块、简单拼接抗辩弱；艺术摄影、商业大片强）；是否已过保护期；是否属职务作品/委托作品而权属另属；水印、EXIF、首发页、登记证交叉验证。 -
字体：整体字库与单字保护不同；通用公有字体、系统自带非商用字、已开源字体可抗辩；个别美术字若与现有字过于接近可争独创性。 -
软件：核对版本号、许可区域、是否教育/个人版用于商业；开源软件要看出具许可证（GPL/ MIT等）而非当然“免费商用”。 - 使用行为对应性
对方截图是否就是你方网页？是否同一分辨率/同一文件？公众号转载别人文章，图片授权仍归图片作者，不是文章作者一句话“可转载”就够。 外包设计侵权，可依据合同向设计公司追偿，但不因此对权利人免赔，除非能证明合法来源且尽到审查义务。
四、整改与协商：分低风险、中风险、高风险
- 自查无使用/非我方内容
书面回函附截图说明，要求对方撤函；保留其继续骚扰的证据，必要时发“不侵权函”或起诉确认不侵权。 - 确有使用但权利瑕疵明显
（无登记、无转让链、授权过期、水印孤立）：不主动赔，回函要求补充权属；补正不出可拒赔或低价了结。 - 确属商用无授权
（正版图库、明确付费字体、正版软件超装）： -
图片：立即下架/换自研图；向权利人要正版报价，按“补授权+一次性了结历史使用”谈，避免按索赔天价赔； -
字体：买企业商用授权，或换免费商用字体，历史使用可谈按字/按项目打包； -
软件：补购正版、调成并发许可、卸超装部分，保留采购凭证抵减主观恶意。 -
协商话术：只写“为尽快了结争议，自愿补偿/许可费若干”，不写“确认故意侵权”；赔偿包干含过去使用、律师费、诉讼撤回，避免后续再索。
赔偿尺度仅作谈判参考（非法定标准）：图片部分法院对低独创、自媒体小幅配图可判数百元/张，商业广告、高独创摄影可到数千元/张，北京互联网法院披露区间约300—5000元/张的情形可作为个案参考；部分地方指引对普通摄影/美术网络传播参考200—1500元/张，广告用途可酌加。 字体、软件更看许可费倍数、装机量、使用期间。对方开价远高于正版年费或同类裁判，可压价或让对方起诉由法院定。
五、若被起诉：管辖、答辩、调解
- 管辖异议点
图片通过网络发布主张侵害作品信息网络传播权的，按最高法223号指导案例及信网权规定第15条，由侵权行为地（服务器、终端等）或被告住所地管，原告住所地一般不作为侵权结果地； 若主张一般著作权而非信网权，或含线下包装/展会，管辖规则另算。对方从外地起诉，可先查受理依据是否合格。 - 答辩清单
-
原告无权：登记证≠完整链，转让/许可缺失； -
不侵权：非同一作品、独创性不足、仅事实性截图/通用排版； -
有授权：图库订单、字体企业许可、软件订阅凭证； -
合法来源/外包追偿：尽到合理审查，可向供应商追偿但需看合同约定； -
合理使用：评论、教学、新闻报道等严格法定情形，公众号普通营销配图很难算合理； -
赔偿过高：按正常许可费、使用时长、点击量、替代图价格、已下架时限酌减。 - 程序上可“稳拖但不失联”
提管辖权异议、要求原告补权属、申请证据保全反查来源、举证期内存采购记录；但传票必须应诉，不应诉会缺席判。 批量案件很多可在法院调解阶段以“补授权价+诉讼费分担”了结。
六、长效机制：把图片单独管起来
-
建“素材白名单”：自拍图库、已购图库账号、CC0清单、免费商用字体清单、正版软件台账，公众号/官网发布前必查。 -
设计外包合同写死：交付物保证原创或已获授权，因字体/图片/软件瑕疵导致索赔的，供应商全额赔并配合应诉。 -
人物照片另收肖像权书；含第三方商标/艺术品单独审。 -
定期软件资产审计+字体资产审计，员工入职培训写明“禁止百度扒图、禁止私装破解软件”。 -
重要海报/包装发布前留源文件、授权书、审批单，按“一物料一档”存3年以上。
