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敲重点！供应商采购的高频问题答疑来了！
我们一起来看看吧~
你问我答
1. 同一天向同一供应商提交多份采购申请，采购订单怎么生成？
✅ 同一时间、同一供应商的多笔采购申请，应当合并生成 1 张采购订单，禁止拆单采购，同时一份 PR 采购申请单，不得拆分为多张 PO 采购订单。
【风险提示】三天内向同一供应商采购同类物料 / 服务，或是同一天对同一供应商重复下单，通常会被判定为拆单行为。
建议提前做好采购规划，统筹需求，合理安排采购频次。
2. 采购订单必须要供应商盖章吗？
✅ 原则上，所有采购订单均需要加盖供应商公章。
若遇到特殊场景，暂时无法获取盖章的采购订单，需要提供该供应商已盖章的合同、正式报价单或其他盖有供应商公章的佐证材料作为替代。
3. 发票开具时间早于系统验收时间要怎么处理？
✅ 规范要求：采购发票开具日期，应当晚于或等于到货验收日期，财务复核环节将按该标准审核单据。
情况1：供应商提前开票，但业务尚未完成验收，优先和供应商沟通，退回重开匹配业务进度的发票；
情况2：确实无法更换发票，需要附上情况说明及相关佐证资料留存备查，后续业务务必提醒供应商，待采购验收完成后再开具发票。采购发票时间应当晚于或与采购到货日一致，实操中财务复核遵照执行。
4. 实际收货 / 服务内容，和采购订单、发票不一致如何处理？
✅ 实际接收物料、服务的品类、数量、规格必须与 PO 订单、发票保持一致。
若物料发生变更，优先走采购变更流程，更新采购订单；
不允许 “订单是 A，实际收货 B，发票仍开 A” 的变通操作；
已经完成验收才发现差异，需要和供应商协商换货、重开发票，同步留存变更说明。
5. 小额零星采购，是不是可以不用走 PO 采购订单？
✅ 即便是小额采购，也需要按公司制度走完采购申请及订单流程，不能以金额小为由直接报销。 不得以化整为零、分多笔小额下单的方式规避采购审批权限，该行为视同拆单。
如现实中单次小额零星采购无法提交采购流程的，仍要获取足额的事前审批方可进行采购报销。
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