合规障碍排除后，正式进入生产备货阶段。自营工厂者下达生产任务，贸易型企业则向供应商发出采购订单。
👉此阶段重点管控三项内容：交货周期是否可保障、产品质量是否达标、出口包装及唛头是否符合要求。
外贸货物一旦发运，若目的港发现质量问题，退运成本极高，通常只能折价处理甚至弃货，因此品质问题最好在生产环节即行拦截。包装须适应跨境运输环境，做好防潮防碰撞措施，唛头须严格按客户要求制作——唛头错误将导致目的港无法正常分拣交付。
业务人员须持续跟踪生产进度，如预判交期可能延误，应及早与客户沟通，避免临近船期才告知，以免引发违约索赔。
货物生产完成后，须根据目的国及产品品类确认是否需要办理强制认证。不同市场的准入要求各异，如欧盟CE认证、美国FDA注册、原产地证明、质检证书等。
缺少必要认证的货物，即便顺利从国内报关出口，到达目的港后亦将被当地海关扣留，无法清关提货，产生高额滞港费，严重时面临销毁风险。
业务人员须提前梳理：哪些认证为当地海关强制要求、哪些为客户内部要求；确保证书与产品型号匹配，且证书信息与后续报关、清关单据之间保持一致。认证文件的原件及扫描件均应妥善保管。
产品及认证就绪后，进入物流组织环节。企业对接货代公司，提供货物毛重、体积、起运港、目的港及预计发货时间，选择海运、空运或铁路等运输方式，向承运人预定舱位，确认截单时间、截关时间及预计开航日期。
👉两个关键时间节点须重点关注：截单时间（须在此前向货代提交提单确认资料）与截关时间（货物须在此前送达码头仓库完成入仓）。
错过任一节点，货物将无法赶上原定船期，面临舱位浪费及客户索赔风险。订舱阶段应确认全部费用明细，区分本地费用与海运费，避免后期出现隐形收费。
舱位确认后，安排拖车前往工厂装货并运至码头指定仓库。装货过程中可同步核验货物数量及包装完好情况。货物完成入仓即表示国内运输环节结束，等待海关审核放行。
若运输途中发生货损，须第一时间拍照留证。整柜出货时，安排监装可有效减少错装、漏装问题。
跨境运输面临海上风浪、意外碰撞、自然灾害等多重风险，货运险是规避货损损失的必要工具。
是否由卖方投保，取决于合同约定的贸易术语：CIF或CIP条款下，卖方有义务购买货运保险；FOB条款下，保险通常由买方自行安排，卖方额外投保属于增值服务而非义务。投保须与航程匹配，保单信息应与提单保持一致，且应在货物开船之前完成，不应拖延至出运后。
货物入仓后，整理全套报关资料，包括报关单、商业发票、装箱单、合同，以及根据监管条件可能需要的许可证、商检单等，向海关正式申报。
报关环节的核心要求是单据数据统一：品名、数量、重量、金额等信息须在合同、发票、报关单之间完全一致，任何矛盾均可能触发人工审核或实物查验。
海关审核单证无误后，予以放行，货物方可装运出境。业务人员不应将报关视作货代的单方事务，应主动核对报关关键数据——报关信息一旦出错，将直接影响后续出口退税办理。
海关放行后，货物装船（或装机）启运，承运人签发提单。海运提单是外贸业务中最重要的货权凭证，代表货物所有权，目的港提货须凭提单办理。
业务人员须根据收款进度谨慎选择提单操作方式：正本提单与电放提单的风险特征不同，尾款未到账前不宜轻易安排电放，以免丧失对货权的控制。收到提单后应逐项核对收货人、通知人、港口名称、品名等信息，发现错误应及时修改——开船后改单将产生额外费用。
