有一种外贸人叫“佛系外贸人”——上班时东一榔头西一棒槌，开发信发了无数封零回复也能照发两年，感觉每天特别忙，却不明所以。
如果你也是这样，不必焦虑。只要有计划，将开发客户、维护客户、跟踪客户、寄样品等各项工作安排得井井有条，按部就班地完成，工作便会充实许多。
以下分享来自外贸专家料神 Sam 的经验，解析外贸业务员如何高效提升工作效率。
一、先打开网页查看汇率情况
一般以中行或央行为参考。作为外贸业务员，及时了解汇率动向是必要工作。此外，建议顺便关注国内原材料价格走向，整个过程通常十分钟内即可完成。
二、打开邮件客户端查看客户跟进情况
浏览客户跟踪表与跟进表，筛选出许久未联系的客户。建议按 2-3 周的周期逐个发送问候邮件，内容需因人而异。
邮件内容应简洁明了，切忌冗长。若在开发信中已详细介绍过公司优势，跟进时无需重复，否则易引起客户反感。虽肤色不同，但人类心理共性相通。
与未成交客户保持联系，使其始终记得你。这在客户准备更换供应商时尤为重要，能确保你成为其首选。
持续的联系能给未成交客户留下“服务优质、合作诚意足”的印象。一旦其原供应商出现问题，你便有机会切入。
示例（未成交客户）：
Dear XXX,
How are you? I hope everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiries recently.
If so, please contact me without hesitation. We assure you that any inquiry will receive our prompt attention and reply. Thanks.
Best regards,
XXX
与已成交客户增进关系，展示服务意识。部分业务员认为出货收款即订单结束，实则不然。每一次售后跟进都可能是返单的契机，这对加深客户印象与信任具有潜移默化的作用。
示例（已成交客户）：
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods? What do you think?
I hope you are satisfied with our quality. If you have any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
提醒老客户规划新订单。此类邮件通常能获得快速回复，部分客户甚至会告知具体的新订单时间。
三、查看每日工作计划表，检查未完成工作
外贸业务连续性强且辛苦，贵在坚持。对于昨日未完成的工作，需规划今日完成时间，并制定当日计划。缺乏计划性会导致忙碌却低效，甚至遗漏重要客户跟进。
每日列出待办事项并填入计划表。根据性质将事务分为四类：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、既不紧急也不重要。优先处理前两类。
工作分类详解：
- 重要且紧急：客户谈判、催收尾款、意向客户报价、制作 PI、准备样品等维持现有业绩的事务，以及完成既定工作计划；
- 重要不紧急：开发新客户、跟进未成交客户、研究目标市场、学习产品知识与业务经验、建立客户信任、制定销售计划与目标、优化供应商关系、锻炼身体及适当休息等对未来业绩提升直接相关的事务；
- 紧急不重要：其他部门配合工作、领导交办的非业务性工作。此类事务看似紧急，实则拖延或不办也无关大局，应学会委托助理、跟单或新业务员处理；
- 既不紧急也不重要：娱乐、上网、闲聊、消遣。
将主要精力集中于前两类事务，方能实现真正的高效。
进阶成长技巧：
- 每天固定半小时向久未联系的客户问候；
- 每天半小时阅读 Yahoo 国际站英文新闻，了解时事并锻炼阅读能力，以便在接待客户时有更多热点话题；
- 每天半小时至一小时回复老客户邮件，力求简洁清晰，将更多精力用于研究和跟进潜在客户，建立信任；
- 每天半小时深入研究目标市场，掌握市场售价、常见品牌、供应商与分销商分布、销售渠道、标杆客户、主要规格类型、大型商超及主流 B2B 网站等关键信息。
四、合理高效地运用工具开发客户及回复邮件
每日计划建议在上午 9:00-9:30 完成。此时间段效率相对较低，适合处理机械性杂务，如发送开发信（控制在 10:30 前结束）。
关于是否需根据时区选择发送时间以确保邮件置顶，这一考量合理，但也可通过优化邮件标题、设置高优先级标签等方式弥补，吸引客户注意。
除合理安排计划外，掌握有效的外贸工具是摆脱“佛系”状态的必备技能。
外贸业务工具之一：邮件客户端的使用
充分利用标签功能。例如创建“新客户询价，速回”标签，报价后标记为“已报价，注意跟进”。以下为部分场景模板：
出差自动回复：
Dear Mr / Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - 25th, 2017.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply to your email in time.
If you have an urgent matter to discuss, please call me directly.
For inquiries regarding product or price, please contact our colleague at [Email Address].
For questions regarding shipment documents, please contact [Name] at [Email Address].
Thank you and have a nice day!
婉拒客户目标价：
Thanks for your email.
We regret that it's hard to meet your target price as it is below our cost and leaves no margin profit.
Please note that material costs are rising about 5% per ton, and the exchange rate has fluctuated significantly in the last two months.
We would like to work with you and believe we can be good partners, but we need a sustainable start for long-term cooperation.
Hope to get your understanding and support.
注：一般回复客户邮件应控制在一小时内。
外贸业务工具之二：即时帖
将每日任务按序号写下，贴在显示器下方等显眼处。完成后取下贴至专用笔记本上。未完成时，飘扬的即时贴会形成视觉激励；随着笔记本中贴纸增多，自信心与效率将同步提升。长期坚持可改善拖拉习惯。
外贸业务工具之三：文件夹和笔记本
文件夹是管理客户资料与订单的核心。建议在地址栏开启树状结构显示，并设立专用磁盘（如 E 盘）存储客户资料。
- 按市场建立 5 个根文件夹：北美、南美、中东、欧洲、亚洲；
- 在各市场下建立公司名称文件夹，如"AAA GROUP"；
- 按年份（如 2014-2017）细分，并在年度内建立子文件夹：“包装资料”、“客户 PO"、"PI"、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”、“结汇单据”；
- 建立两个 TXT 文本：“到款记录”与“快递单号记录”。
前期工作量虽大，但熟练后一切将一目了然。
关于笔记本，建议专备一本记录客户询问要点。深入分析客户询问有助于洞察其心理需求。
外贸业务工具之四：快捷报价利润核算表
面对大量报价需求，逐个手动计算易导致疲劳与激情丧失。建议建立高效的报价利润核算表，只需填入采购价、退税率、汇率等基础数值，即可快速生成参考报价。
高效做事才不虚度，向“佛系外贸人”说 NO！
作者：料神 Sam
来源：进出口经理人