新加坡“共同工作空间”新规出台，灵活办公下的雇主责任与风险防范

许多企业误以为，只要员工不在公司固定办公场所工作，就无需承担传统意义上的雇主责任。但根据新加坡《雇佣法》及人力部（MOM）最新指引，雇主对雇员的安全保障义务并不因工作地点变化而自动免除。

关键点：若员工在经雇主同意或安排的共同工作空间中工作，该场所即被视为“延伸的工作场所”（extended workplace）。在此期间若发生工伤事故（如滑倒、设备触电、突发疾病等），雇主仍可能需承担相应责任。

例如：

• 雇主推荐并报销某共享办公空间会员费；

• 雇主组织团队在共享空间开展项目会议；

• 员工依FWA申请获批后，在指定共享空间长期办公。

上述情形均可能被认定为“雇主授权的工作环境”，从而触发《工作场所安全与健康法》（WSHA）下的责任。

值得注意的是，部分企业试图通过将员工转为“灵活用工”或“独立承包商”来规避雇主责任。但在新加坡司法实践中，判断是否构成雇佣关系的核心标准是“控制程度”与“经济依赖性”，而非合同名称。

若企业对员工的工作时间、任务内容、绩效考核等仍保有实质控制权，则即便签署的是“服务协议”，法院仍可能认定存在事实劳动关系。一旦认定成立，雇主须承担：

• 工伤赔偿（依据《工伤赔偿法》Work Injury Compensation Act）；

• 最低雇佣权益（如年假、病假、产假等）；

• 社会保障缴款（CPF）义务。

为在享受灵活办公红利的同时守住法律底线，我们建议企业采取以下措施：

1、明确FWA审批流程与书面记录

• 所有正式FWA申请必须以书面形式提交，并详细说明工作地点、时段、设备使用等安排；

• 雇主应在2个月内书面回复，拒绝时需提供与业务相关的合理理由；

• 保留完整沟通记录，以备日后争议举证。

2、制定《远程/共享办公安全指引》

• 要求员工选择符合基本安全标准的共享空间（如消防通道畅通、用电规范）；

• 提供远程办公安全自查清单（如人体工学座椅、屏幕高度、紧急联络人）；

• 对高风险岗位（如实验室、重型设备操作）限制远程办公。

3、购买覆盖灵活办公场景的保险

• 审查现有雇主责任险（Employer’s Liability Insurance）是否涵盖非传统办公场所；

• 考虑增购“远程工作意外险”或扩展工伤保险范围；

• 明确保险理赔触发条件，避免保障真空。

4、定期培训与风险评估

• 每季度对FWA员工进行一次安全回访；

• 将共享办公场所纳入企业年度工作场所风险评估（Risk Assessment）范围；

• 与主流共享空间运营商建立合作，获取其安全合规证明。

• 该指南赋予员工正式申请灵活工作安排的权利，雇主不得无故拒绝，且须在2个月内书面回复。

• 适用范围包括所有员工（包括非全职），但企业可根据业务合理性（如成本、生产力、团队协作等）拒绝申请。

• 在共同工作空间或远程办公中，雇主仍须遵守《个人数据保护法》（PDPA），确保员工处理公司数据时符合安全要求（如使用VPN、加密设备、禁止公共Wi-Fi传输敏感信息等）。

• 建议在《远程办公安全指引》中加入数据安全条款。

灵活办公可能加剧员工孤立感或工作与生活边界模糊。雇主宜主动关注员工心理健康，提供支持资源（如心理咨询服务、定期团队联络等），这亦符合新加坡推动“员工福祉”的政策导向。

若员工在新加坡境外远程办公，可能触发税务、社保、劳工法等跨境合规问题。雇主应提前评估并制定相应政策。

建议企业与共享办公空间签订合作协议，明确双方在安全、保险、紧急事件处理等方面的责任划分，并获取其安全合规证明。

新加坡推动灵活工作制度的初衷，是实现“员工福祉”与“企业效能”的双赢。但制度落地不能仅靠善意，更需法律框架的支撑。作为雇主，主动识别风险、完善内部合规机制，不仅是履行法律责任，更是构建可持续人才战略的关键一步。