企业信息化趋势的发展，使得企业对办公工具的需求越来越多，越来越细化。邮箱，作为企业通联最基础而又最重要的工具之一，随着时代的发展，持续完善，演变为更为专业的企业级应用——企业邮箱和邮件系统。这类信息化办公系统，承载着企业内部的重要机密，而由于使用时间的推移，存储的数据越来越多，不可能经常更换变动。因此，选用一款适应性强、迭代率快、稳定性高的系统，才能满足快速发展的企业信息化建设的需求。
目前市场上主流的信息化系统品类繁多，选择一款合适的产品需考虑到众多因素，包括品牌、价格、性能和易用性等。企业邮箱和邮件系统不同的特性，决定了其适用于不同需求的企业。然而，对于长期发展的一般企业而言，邮件系统会是更好的选择，而自建型邮件系统更是逐渐成为越来越多企业的选择。为什么倾向于使用邮件系统而非企业邮箱？我们可以从以下几个方面进行简要分析：
系统的安全稳定性也是企业选购时的考察重点。邮件系统相对于企业邮箱，在安全稳定性方面的优势较为明显，特别是自建型邮件系统。由于服务器搭建在企业内部，企业对于数据、内部机密等信息具有绝对的掌控权。租用企业邮箱，数据信息的管理权限掌握在系统服务商处，在机密把控方面较为被动。此外，如若系统运行出现问题，自建型邮件系统的管理人员可及时发现，快速响应，减少出现问题时的等候处理时间，为系统打造全面的防护屏障。
对于用户人数较少的企业，租用企业邮箱就能满足需求，每年在企业邮箱上的支出较为可控。而对于用户人数较多，处于快速发展期不断壮大的企业而言，租用企业邮箱意味着长期的高成本支出，且随着企业用户的增长，租用的费用也会持续上涨，给企业造成一定压力。
自建型邮件系统，以RichMail为例，一次性支付搭建费用，随着企业使用年限的增加，费用分摊，一般3年左右就与租用企业邮箱的费用持平，并呈逐年递减趋势，持续使用的总费用低于租用邮箱，更为符合企业长期发展节省成本的需求。
如果采购的邮件系统在使用1-2年就已经跟不上企业信息化的需求，会拖累公司工作效率，提升工作沟通成本。邮件系统相对于企业邮箱，提供的并不一定是标准化产品，可根据的客户的需求进行调整。由于对个性化、性能方面的要求更高，技术研发团队需投入更多的时间和精力对系统进行完善，并根据时代发展需要持续改造升级，以满足企业信息化建设的需要。
随着时代的发展，企业应用系统呈现多元化趋势，信息化建设的真正构建需要OA、CRM、ERP等各个应用系统间的融合。企业邮箱由于标准化产品的限制，在系统对接方面具有较大的局限性。邮件系统，如RichMail，丰富的项目实施经验，可灵活调用接口对各个应用系统进行对接，实现数据的兼容共享，有效提升协同办公效率。
相对于企业邮箱，邮件系统在服务团队方面投入较大的人力物力。就拿RichMail邮件系统来说，自达成合作就为用户提供7*24小时售后运维服务，值班工程师随时处理突发紧急情况，全面保障系统的正常运行。此外，除了日常的系统咨询的解答，疑难问题的解决，RichMail运维工程师还不定期为企业提供巡检服务，优化系统性能，有效提升系统的运行效率，用户也能得到较好的使用体验。
邮件系统与企业邮箱相比，无论是长期使用成本、时代发展适应性、系统安全稳定性，还是扩容对接性能，以及售后运维服务等方面，都具有明显的优势。企业信息化建设是趋势，也是必然，选择合适的信息服务系统，企业运作效率将得到质的飞跃。
